Một vài năm trước, tôi đã làm việc với một công ty mà tôi coi là vị trí phải thu “phổ biến”:
Một năm sau, họ đã đạt mức trung bình:
Họ đã làm điều đó như thế nào?
Trước khi đi đến câu trả lời, tôi muốn gợi ý rằng các khoản phải thu quá hạn là một trong những nỗi thất vọng nghiêm trọng và phổ biến nhất mà các doanh nhân phải đối mặt –Và một trong những điều dễ tránh nhất.
Trong công việc của tôi với tư cách là một giám đốc tài chính tự do, tôi không thể bắt đầu đếm xem có bao nhiêu khoản phải thu mà tôi đã thấy xấu đi. Nếu bạn đã tham gia bất kỳ quy mô kinh doanh nào trong một khoảng thời gian dài, bạn biết tôi đang nói về điều gì.
Mọi tình huống đều khác nhau, nhưng tôi nhận thấy một mô hình chung là như sau:
Trừ khi bạn thuộc phần trăm trên 95 của các công ty, đây là danh sách bạn có thể kể lại cho tôi nghe trong giấc ngủ.
Chi phí thực và ẩn của các khoản phải thu quá hạn là đáng kinh ngạc. Chúng bao gồm:
Đây không phải là một danh sách đầy đủ. Sự tiêu cực và hoài nghi thường bắt nguồn từ xung đột các khoản phải thu có thể có tác động thực sự đến tâm trạng của ban lãnh đạo và công ty. Ảnh hưởng của điều này và những điều vô hình khác khiến rất khó để thực sự định lượng toàn bộ chi phí, nhưng nó có thể cao hơn so với tưởng tượng của hầu hết các doanh nhân.
Nó có phải theo cách này không?
Chính xác thì khách hàng của tôi (và một nhóm chọn lọc các công ty cỡ vừa giống như họ) đã kiểm soát các khoản phải thu và đưa mình vào con đường tốt hơn như thế nào?
Dưới đây là hướng dẫn 6 bước để phá vỡ chu kỳ:
Thực hiện thay đổi mô hình về tiền gửi . Có quá nhiều công ty và ngành công nghiệp có thái độ chống đối rằng việc yêu cầu giảm bớt các khoản thanh toán "sẽ không bao giờ có tác dụng trong ngành của tôi." Tôi trân trọng không đồng ý. Một nhà thầu đã nói với tôi rằng họ đã đến một hội nghị xây dựng như thế nào và giải thích cho các nhà thầu đồng nghiệp về việc họ yêu cầu trả trước 10% cho tất cả các công việc trước khi bắt đầu dự án. Bạn bè nhà thầu của họ nhìn họ với vẻ hoài nghi và hỏi, "làm thế nào để bạn làm điều đó?"
Câu trả lời của họ? “Chúng tôi chỉ yêu cầu nó.”
Khái niệm này nghe có vẻ đơn giản, nhưng tôi rất ngạc nhiên về số lượng doanh nhân không biết tiền gửi trả trước có thể hoạt động như thế nào trong ngành của họ. Các khoản thanh toán xuống làm việc trong lĩnh vực kế toán, xây dựng, bán lẻ, chăm sóc sức khỏe… hầu như bất kỳ tình huống nào bạn có thể nghĩ đến. Nhưng cần một đội ngũ quản lý cam kết với khái niệm này và một đội ngũ bán hàng đủ tự tin để chỉ cần “yêu cầu tiền”.
Một chương trình thanh toán giảm được triển khai đúng cách có thể khiến các khoản phải thu âm theo đúng nghĩa đen . Vâng, bạn đã đọc dúng điều đó. Có nhiều doanh nghiệp thu được nhiều tiền hơn những gì họ đã phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ. Các khoản thanh toán trước của khách hàng đóng vai trò như một hạn mức tín dụng giúp công ty luôn tích cực tiền mặt. Đó là một trường hợp cực kỳ nghiêm trọng của việc kiểm soát các khoản phải thu, nhưng không nằm ngoài khả năng trong nhiều tình huống.
Như một phần thưởng, yêu cầu trả trước giúp sàng lọc những khách hàng cuối cùng có thể không trả tiền cho bạn. Nó cũng khiến một khách hàng đủ tiêu chuẩn “đi chợ” bởi vì một khi mọi người đã viết dù chỉ một tấm séc nhỏ, họ sẽ ít có khả năng tiếp tục mua sắm xung quanh hơn.
Tạo văn hóa giải thích các thuật ngữ . Các đội bán hàng bán hàng. Họ được đền bù khi bán. Thường thì khoản bồi thường đó dựa trên các giao dịch đã kết thúc (không phải doanh số được giao hoặc thu tiền vào ngày). Trọng tâm là thu hút khách hàng đăng nhập trên đường chấm.
Tuy nhiên, việc nhấn mạnh vào việc đảm bảo doanh số bán hàng có thể dẫn đến việc bỏ qua một chìa khóa quan trọng cho việc thu tiền:Giải thích trước các kỳ vọng thanh toán cho khách hàng.
Đây không phải là một công việc đơn giản. Nó liên quan đến việc đảm bảo:
Nhân viên bán hàng nổi tiếng là kém trong những nhiệm vụ này, đến mức có thể hợp lý nếu để người khác xử lý phần này của giao dịch. Tuy nhiên, kinh nghiệm đã dạy tôi rằng nó hoạt động tốt hơn khi nhân viên bán hàng làm điều đó. Họ quen thuộc với khách hàng và có vị trí tốt nhất để tìm đúng thời điểm để làm rõ các điều khoản thanh toán. Họ cũng có thể củng cố các điều khoản trong quá trình thực hiện.
Điều này phải được ban lãnh đạo ăn sâu vào văn hóa công ty và kỳ vọng này phải từ người quản lý bán hàng đến người thực tập bán hàng mới nhất. Mọi thành viên trong nhóm bán hàng cần phải sống với một chút sợ hãi khi kết thúc một thỏa thuận mà không có cuộc thảo luận này.
Thực hiện việc làm lại trong trường hợp khẩn cấp . Thông thường, việc không thanh toán có nguồn gốc từ sự không hài lòng của khách hàng. Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty trong các ngành như xây dựng, sản xuất và bán lẻ theo yêu cầu. Do đó, một cách quan trọng để tránh các khoản phải thu quá hạn là xử lý việc làm lại như một trường hợp khẩn cấp.
Điều này đòi hỏi một sự thay đổi văn hóa liên quan đến toàn bộ công ty, không chỉ nhóm bán hàng. Ví dụ, trong một cơ sở sản xuất, người giám sát cửa hàng và công nhân sản xuất cần phải biết rằng các công việc làm lại được ưu tiên. Toàn bộ lực lượng lao động của cửa hàng cũng cần hiểu rằng kiểm soát chất lượng không chỉ là để mọi thứ đúng ngay lần đầu tiên mà còn là việc được trả tiền.
Tôi đã từng làm việc với một nhà sản xuất có cách tiếp cận "dừng máy ép" để làm lại. Khi sản phẩm về với bất kỳ lý do gì, shop biết rằng công việc đầu tiên là phải làm lại hàng. Khi khách hàng thấy nỗ lực làm họ hài lòng, điều đó sẽ giúp giảm bớt nỗi đau của sự không hài lòng. Nỗ lực thêm cũng rút ngắn thời gian khách hàng không có sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ đã đặt hàng. Cả hai đều sẽ có tác động đáng kể đến việc thanh toán.
Chỉ định người phù hợp để xem AR hàng ngày . Có, hàng ngày. Và đáng ngạc nhiên, nó không cần phải là người kế toán hoặc quản lý bán hàng hoặc chủ sở hữu. Tôi đã làm việc với một công ty có một người giao hàng đảm nhận vai trò thu tiền và đã làm rất tốt. Anh ấy sẽ đi gặp khách hàng, nói chuyện với họ và thu tiền quá hạn.
Khách hàng ở đầu bài viết này là một người có cách tiếp cận bộ sưu tập đáng kinh ngạc. Cô theo dõi hàng ngày những khoản tiền đã đến và những khoản nào còn lại sẽ được thu thập. Cô ấy liên lạc (chủ yếu là các cuộc gọi) hàng ngày khi cần thiết để giữ cho tiền luân chuyển.
Điều khác tôi học được từ cô ấy là thủ tục chính xác để rút tiền từ những người trả chậm. Cô ấy sẽ gọi cho họ và chỉ nói chuyện. Cô ấy hỏi về họ và công việc kinh doanh của họ và tìm hiểu xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào. Cuối cùng (và cô ấy đã dành thời gian của mình), cô ấy sẽ mang hóa đơn của họ lên và hỏi khi nào nó sẽ được thanh toán. Luôn luôn, họ sẽ nói điều gì đó như, "chúng tôi có một khách hàng thanh toán cho chúng tôi vào thứ Năm và sau đó, chúng tôi sẽ gửi séc qua thư." Sau khi nghe một nhận xét như vậy, hầu hết mọi người sẽ bỏ qua và hy vọng séc sẽ đến như lời hứa.
Không phải cô ấy. Cô ấy ghi chép tỉ mỉ và sẽ gọi điện vào đúng ngày họ nói rằng khách hàng của họ đã thanh toán cho họ. Nếu khách hàng của họ vẫn chưa thanh toán, cô ấy sẽ gọi lại vào ngày hôm sau, chỉ cần giữ khách hàng về những gì họ nói rằng họ sẽ làm.
Về bản chất, mọi người luôn muốn giữ lời, và cô ấy đã khuyến khích điều đó bằng cách trung thành nhắc nhở họ về cam kết của họ. Với việc theo dõi liên tục này, họ không chỉ thanh toán hóa đơn quá hạn mà còn thường thanh toán kịp thời trong tương lai để tránh bị xử lý nghiêm ngặt.
Một nhận xét chính về điều này:Bạn phải tìm ra “cách” mà khách hàng giao tiếp. Một số khách hàng làm việc qua email, một số qua điện thoại, một số bằng tin nhắn văn bản, v.v. Đừng mắc sai lầm khi sử dụng phương pháp liên lạc ưa thích của công ty bạn và mong đợi khách hàng phản hồi.
Suy nghĩ lại các điều khoản thanh toán sớm . Nếu bạn thực hiện đúng các bước từ 1 đến 4, có lẽ bạn sẽ không cần các điều khoản thanh toán sớm. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết các công ty thành công đều giảm giá nếu khách hàng thanh toán hóa đơn trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 10 ngày).
Những khoản chiết khấu này có thể có tác động đáng kể đến doanh số bán hàng trong ngày đối với các khoản phải thu. Khách hàng mà tôi đã giới thiệu lúc đầu đã thấy các khoản phải thu của họ giảm 40% trong vài tháng kể từ khi thực hiện chiết khấu 2% nếu được thanh toán trong vòng 10 ngày. Điều đó đã mang lại cho tài khoản séc một lần bật lên khoảng 400.000 đô la.
Nếu bạn tính toán, chiết khấu 1 hoặc 2% khi thanh toán trong 10 ngày là một khoản phí rất đắt nếu bạn có tiền trong túi sớm vài ngày. Tuy nhiên, như chúng ta đã thảo luận trước đó, các khoản phải thu quá hạn cũng đi kèm với chi phí cao, đó là lý do tại sao nhiều công ty chọn cách trả phí cao để tránh hoàn toàn chúng.
Một khách hàng mà tôi làm việc đã đề nghị chiết khấu 3% nếu khách hàng thanh toán đầy đủ khi bắt đầu dự án. Nếu nó chỉ nói về giá trị thời gian của tiền bạc, nó sẽ là một mệnh đề rất ngu ngốc.
Nhưng nó không chỉ là về tiền bạc. Công ty này đã bán một sản phẩm có tính tùy chỉnh cao và khách hàng của họ luôn có ít nhất một kỳ vọng chưa được đáp ứng khi sản phẩm được giao. Bằng cách lấy tiền mặt ra khỏi phương trình trả trước, nó đã loại bỏ nguy cơ làm ảnh hưởng đến mối quan hệ khách hàng bằng cách yêu cầu thanh toán ở giữa giai đoạn làm lại.
Một cách tiếp cận có liên quan nhưng khác là chỉ cần rút ngắn ngày đến hạn của hóa đơn. Khái niệm này đến từ Xero, nhà cung cấp phần mềm kế toán. Bằng cách phân tích dữ liệu hóa đơn của khách hàng, họ nhận thấy rằng "các hóa đơn có thời hạn thanh toán ngắn có nhiều khả năng quá hạn thanh toán nhưng bạn vẫn nhận được tiền sớm hơn so với thời gian thanh toán ba hoặc bốn tuần". Điều này được tóm tắt trong hình sau:
Một lời cảnh báo:ngày đến hạn ngắn mà không được giảm giá trả sớm có thể khiến bạn trông hung hăng và bất hợp lý, đặc biệt là trong một số ngành nhất định. Khi bạn quyết định ngày đến hạn, hãy cân nhắc xem bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu nhận được hóa đơn của chính mình.
Sử dụng ghi chú thương mại . Thông thường, những khách hàng không thanh toán có vấn đề về dòng tiền. Thay vì tiếp tục “đánh chết con ngựa” bằng cách gọi điện hoặc ghé thăm không ngừng, khi đến thời điểm đó, cách tốt nhất là chuyển sang một thương phiếu (về cơ bản là một khoản vay chính thức).
Tôi nghĩ về một khách hàng của tôi, người đã có một khách hàng cách đây 7 năm nợ họ 100.000 đô la. Khách hàng của tôi đã đồng ý với một kế hoạch thanh toán và các chủ sở hữu của công ty không thanh toán (đã ngừng kinh doanh) đã tiếp tục cắt giảm số dư cho đến ngày nay. Thông qua các khoản thanh toán nhỏ hàng tháng, kết hợp với một số khoản giảm trừ lớn hơn, số dư hiện giảm khoảng 20.000 đô la. Nếu khách hàng của tôi đã đẩy họ khó khăn toàn bộ số tiền cùng một lúc hoặc đe dọa hành động pháp lý, tôi đoán hầu hết 100.000 đô la cuối cùng sẽ bị xóa sổ.
Phương pháp này là một công cụ mà khách hàng của tôi trong ví dụ mở đầu được sử dụng để thu một số khoản phải thu lớn> 90 ngày. Họ chuyển số dư cũ ra khỏi A / R thành các khoản phải thu và bắt đầu thu các khoản thanh toán hàng tháng vừa phải (thường khoảng 1.000 đô la mỗi tháng) hoàn thành với một khoản lãi suất hợp lý. Phải mất khoảng 3 năm để giảm số dư xuống còn 0 đô la, nhưng cuối cùng, hầu như mọi thứ đã được thu thập. Và bằng cách thực hiện một số Bước 1-5, không có khoản phải thu nào mới thay thế cho khoản đã trả.
Dưới đây là một số gợi ý về cách thiết lập các ghi chú thương mại:
Việc các công ty cho phép các khoản phải thu lọt qua kẽ hở là điều khá phổ biến. Trong một số trường hợp, không có ai chăm chỉ theo dõi hoặc thậm chí thực sự quan tâm đến số dư phải thu. Nếu ai đó quan tâm (thường là chủ sở hữu), họ cảm thấy (thường là đúng như vậy) thì họ là người duy nhất quan tâm.
Dẫn tôi đến điểm tóm tắt:Mọi người trong tổ chức cần hiểu và quan tâm đến việc quản lý các khoản phải thu. Sẽ rất hữu ích nếu nhắc nhở nhân viên rằng khách hàng chứ không phải công ty viết phiếu lương cho nhân viên. Mỗi nhân viên phải hiểu rõ ràng ranh giới trực tiếp giữa hành động của họ và sự thanh toán kịp thời của khách hàng.
Hầu hết các bước để loại bỏ các khoản phải thu quá hạn cũng phù hợp với các bước để vận hành một doanh nghiệp tốt và đối xử công bằng và tôn trọng với mọi người. Do đó, việc thực hiện một cách thận trọng các bước này sẽ không chỉ giúp giảm các khoản phải thu mà còn đưa công ty của bạn vào vị thế vững mạnh trong tương lai.