Nhiều tiểu thương cấp tín dụng cho khách hàng thay vì thu tiền tại điểm bán hàng. Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và khách hàng sẽ thanh toán vào một ngày sau đó. Bạn có lập hóa đơn cho khách hàng của bạn không? Nếu vậy, bạn cần một chiến lược thu hồi nợ cho doanh nghiệp nhỏ.
Doanh nghiệp của bạn có thể mang lại nhiều doanh thu. Tuy nhiên, nếu bạn không thể khiến khách hàng thanh toán đúng hạn, bạn sẽ gặp vấn đề nghiêm trọng với dòng tiền kinh doanh. Chiến lược thu hồi nợ cho doanh nghiệp nhỏ sẽ giúp bạn tạo ra dòng tiền mặt ổn định, khuyến khích thanh toán đúng hạn và vạch ra cách xử lý các khoản thu nợ trễ hạn.
Vì nhiều lý do, khách hàng đôi khi không thanh toán hóa đơn của họ. Thông thường, khách hàng trả chậm sẽ thuộc một trong các loại sau:
Bạn có nhiều khả năng thu tiền hơn từ hai loại khách hàng trả chậm đầu tiên. Bạn có thể cố gắng khôi phục một phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, khách hàng cuối cùng sẽ không trả tiền. Hãy ghi nhớ những kiểu người trả chậm này khi bạn tạo chiến lược thu hồi nợ cho doanh nghiệp của mình.
Không có cách nào để chấm dứt hoàn toàn các khoản thanh toán trễ. Đối phó với những khách hàng trả chậm là một phần của việc sở hữu một doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện các bước để giảm thiểu các vấn đề thu thập. Hãy thử bảy mẹo này cho các bộ sưu tập doanh nghiệp nhỏ.
Nhiều khi, các hướng dẫn cụ thể đi vào tai này và tai kia khi bạn nói chúng bằng lời nói. Đó là bản chất của con người. Chúng tôi không được thiết kế để ghi nhớ mọi chi tiết của các cuộc trò chuyện hàng ngày của chúng tôi.
Viết chính sách thu tiền của bạn để cung cấp cho khách hàng tham khảo. Bao gồm các điều khoản thanh toán hóa đơn của bạn trên hóa đơn và các tài liệu khách hàng khác. Nếu bạn không nhận được tiền trước ngày đến hạn, hãy gửi thư nhờ thu. Lưu bản sao của tất cả các tài liệu thu thập để làm hồ sơ của bạn.
Một chiến lược thu thập tốt là tất cả về giao tiếp với khách hàng. Bạn càng cởi mở về kỳ vọng thanh toán, khách hàng càng dễ dàng thanh toán cho bạn. Đừng để họ đoán về bất kỳ phần nào của quy trình.
Thiết lập chính sách thanh toán trước khi hoàn tất giao dịch mua bán. Đảm bảo rằng khách hàng hiểu và đồng ý với các điều khoản, bao gồm cả phí trả chậm.
Cho dù bạn nói chuyện qua điện thoại hay gửi thư thu thập, đừng quên rằng một người đang nhận được tin nhắn của bạn. Cách bạn thể hiện bản thân có vai trò lớn trong việc bạn được trả lương nhanh như thế nào. Hãy rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp để tạo ra những khách hàng trung thành.
Tốc độ là yếu tố then chốt khi nói đến việc được thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ của bạn. Đừng trì hoãn việc liên hệ với khách hàng khi các khoản thanh toán bắt đầu chậm lại. Lập hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi bán hàng. Nếu ngày đáo hạn trôi qua, hãy lập lại hóa đơn cho khách hàng. Gửi lời nhắc định kỳ với tất cả thông tin mà khách hàng cần để thanh toán cho bạn.
Một lợi ích của việc sở hữu một doanh nghiệp nhỏ so với một tập đoàn lớn là bạn có thể làm quen với khách hàng của mình. Bạn có thể lắng nghe hoàn cảnh của họ và thương lượng lại các điều khoản thanh toán.
Cố gắng đưa ra các giải pháp độc đáo cho khách hàng, thay vì đưa ra một tối hậu thư tiêu chuẩn. Bạn có thể cần phải sáng tạo, nhưng nỗ lực nhiều hơn có thể sẽ được đền đáp về lâu dài.
Cố gắng hết sức để lập kế hoạch thanh toán hoặc các thỏa thuận khác với khách hàng chưa thanh toán hóa đơn của họ. Thất nghiệp, thương tật, bệnh tật hoặc một số vấn đề cấp bách khác có thể khiến khách hàng mất tập trung. Hoặc, hóa đơn có thể đã được đặt sai vị trí. Để duy trì sự hài lòng của khách hàng, hãy đưa ra các tùy chọn.
Mặc dù lòng nhân ái là quan trọng, nhưng đừng quá cá nhân khi nói đến việc thu tiền. Ngắn gọn và chuyên nghiệp khi tiếp xúc với khách hàng trả chậm. Hãy cho họ biết bạn sẵn sàng làm việc với hoàn cảnh của họ, nhưng đừng đi sâu vào chi tiết lý do tại sao họ không trả tiền. Bạn không muốn ra vẻ đe dọa hoặc giống như bạn đang tấn công khách hàng.
Quấy rối những khách hàng trả chậm có thể khiến bạn vi phạm luật đòi nợ doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể kết thúc với một vụ kiện và danh tiếng bị hủy hoại. Không liên hệ quá nhiều với khách hàng hoặc gọi điện vào những giờ muộn. Nói cụ thể về lý do bạn liên hệ với khách hàng nhưng vẫn chuyên nghiệp.
Mục tiêu chính của bạn phải là khiến khách hàng thanh toán hóa đơn với ít nỗ lực và chi phí nhất. Nhưng tại một số thời điểm, bạn có thể quyết định thuê một đại lý thu gom.
Nếu bạn gửi các tài khoản chưa thanh toán cho một cơ quan thu nợ, hãy nhớ lấy tài liệu tham khảo và chọn một công ty có uy tín. Phải trả một khoản phí, dựa trên số tiền thu được hoặc thời gian thu tiền.
Việc thu tiền tốn rất nhiều thời gian và sức lực. Một số khoản thanh toán có thể không đáng gặp phải rắc rối khi thu thập chúng. Nếu nỗ lực của bạn trên một tài khoản cụ thể lãng phí nhiều tài nguyên, hãy cân nhắc việc cắt giảm tổn thất của bạn. Ghi lại tình hình để tham khảo trong tương lai. Trong một số trường hợp, bạn có thể xóa nợ khó đòi.
Cần một cách đơn giản để lập hóa đơn cho khách hàng? Với phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot, bạn có thể tạo hóa đơn không giới hạn và theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán trong một vài bước đơn giản. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.