Là một chủ doanh nghiệp, có rất nhiều điều cần chú ý khi điều hành công ty của bạn. Bảng lương, tuyển dụng, sổ sách kế toán… danh sách cứ lặp đi lặp lại. Và, danh sách đó bao gồm việc giám sát tất cả các hồ sơ kinh doanh của bạn. Vì vậy, những hồ sơ kinh doanh quan trọng nhất cần theo dõi là gì?
IRS yêu cầu bạn lưu giữ một số hồ sơ trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ:hồ sơ thuế). Tuy nhiên, những loại lưu trữ hồ sơ nào bạn nên theo dõi ngay cả khi bạn không bắt buộc để giữ chúng? Có sáu hồ sơ kinh doanh cần theo dõi:
Bạn ghi lại tất cả các giao dịch của doanh nghiệp trong hồ sơ kế toán của mình. Hồ sơ kế toán cần thiết cho hoạt động kinh doanh bao gồm tất cả thông tin về thu nhập, vốn chủ sở hữu và chi phí của bạn. Từ hồ sơ kế toán tài chính của mình, bạn có thể tổng hợp dữ liệu thành báo cáo tài chính và tính toán các tỷ lệ kinh doanh nhỏ.
Bạn phải theo dõi hồ sơ kế toán của mình để:
Theo dõi hồ sơ tài chính của bạn định kỳ (ví dụ:hàng tháng hoặc hàng quý). Và, xác minh rằng bạn theo dõi mọi chi tiêu và nguồn thu nhập. Nếu không có tất cả dữ liệu kế toán, hồ sơ của bạn không đầy đủ và cung cấp thông tin không chính xác. Giữ tất cả biên lai và bản sao của hóa đơn để sao lưu hồ sơ của bạn.
Chính phủ liên bang yêu cầu bạn giữ các tài liệu tài chính cho thấy thu nhập và chi phí của bạn. Sử dụng hồ sơ kế toán của bạn để khai thuế thu nhập doanh nghiệp của bạn.
Sau khi bạn khai thuế, hãy giữ lại hồ sơ thuế của bạn. Tại sao? Bởi vì IRS yêu cầu bạn lưu giữ những hồ sơ này trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu bạn không khai thuế, bạn phải lưu giữ hồ sơ thuế vô thời hạn. Kiểm tra với kế toán, tiểu bang hoặc IRS của bạn để xác nhận bạn phải lưu giữ hồ sơ cá nhân trong bao lâu.
| Đang tìm kiếm một giải pháp dễ dàng để tạo và lưu trữ hồ sơ kế toán của bạn? Yêu nước trực tuyến phần mềm kế toán cho phép bạn lưu trữ và truy cập dữ liệu tài chính của mình mọi lúc, mọi nơi. Dùng thử miễn phí trong 30 ngày! |
Bảng sao kê ngân hàng của bạn nêu chi tiết tất cả các tài khoản của bạn với ngân hàng. Các tài khoản có thể bao gồm hồ sơ séc, tiết kiệm, đầu tư và thẻ tín dụng của bạn. Và, bạn có thể đối chiếu các tài khoản ngân hàng của mình với các hồ sơ kế toán mà bạn phải theo dõi.
So sánh báo cáo ngân hàng với hồ sơ tài chính của bạn và xem xét chúng để tìm những sai sót tiềm ẩn. Nếu bảng sao kê ngân hàng của bạn không khớp với hồ sơ kế toán, có thể có lỗi trong sổ sách của bạn.
Bảng sao kê ngân hàng cũng giúp bạn theo dõi tiến trình kinh doanh của mình. Và, bạn sử dụng bảng sao kê ngân hàng của mình để nộp thuế.
Bạn có một khoản vay kinh doanh? Nếu vậy, việc theo dõi khoản vay của bạn là rất quan trọng. Bạn muốn theo dõi những thứ như:
Giữ tất cả các tài liệu cho khoản vay ở nơi bạn có thể dễ dàng truy cập. Nếu bạn quyết định trả khoản vay sớm hơn hoặc cần gia hạn, hãy cung cấp tài liệu cho nhà cung cấp khoản vay.
Theo dõi các khoản hoàn trả khoản vay kinh doanh trong sổ sách của bạn. Ghi nợ tài khoản khoản vay để giảm trách nhiệm trong sổ sách của bạn và ghi có vào tài khoản tiền mặt cho các khoản thanh toán.
Mục tiêu của việc theo dõi khoản vay kinh doanh của bạn là để đảm bảo bạn không bỏ lỡ các khoản thanh toán và quản lý rủi ro. Và, bạn có thể tăng cơ hội nhận được các khoản vay trong tương lai thông qua các kế hoạch hoàn trả khoản vay có trách nhiệm. Không bỏ sót các khoản thanh toán và thanh toán hết toàn bộ khoản vay như đã nêu trong hợp đồng vay sẽ giúp tăng điểm tín dụng cho doanh nghiệp của bạn. Và, điểm tín dụng kinh doanh cao hơn cho người cho vay biết rằng bạn là người đi vay có trách nhiệm với rủi ro thấp hơn.
Các tài liệu pháp lý mà doanh nghiệp của bạn có tùy thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Ví dụ:các công ty được thành lập (ví dụ:tập đoàn C) phải duy trì các mặt hàng của công ty thành lập. Các văn bản pháp lý khác bao gồm các thỏa thuận hợp tác đối với quan hệ đối tác hoặc DBA (hay còn gọi là hoạt động kinh doanh với tư cách là) đối với các công ty độc quyền.
Bạn phải duy trì tất cả các tài liệu pháp lý chứng minh bạn sở hữu doanh nghiệp của mình. Giữ những tài liệu này ở nơi an toàn trong trường hợp bạn cần cung cấp bằng chứng về quyền sở hữu.
Hãy nhớ rằng theo dõi tài liệu pháp lý của bạn khác với theo dõi hồ sơ tài chính. Bạn phải biết nơi bạn lưu trữ tài liệu của mình để có thể dễ dàng kéo chúng bất cứ khi nào bạn cần.
Chính quyền tiểu bang và địa phương có thể yêu cầu bạn xin các giấy phép hoặc giấy phép khác nhau để hoạt động kinh doanh của bạn. Và tùy thuộc vào ngành kinh doanh của bạn, bạn có thể cần phải xin và nhận giấy phép hoặc giấy phép dành riêng cho ngành.
Ví dụ, các doanh nghiệp bán thực phẩm hoặc đồ uống có thể phải xin giấy phép sức khỏe để bán những mặt hàng đó. Và nếu bạn quyết định bán rượu tại cơ sở kinh doanh của mình thì bạn cần phải xin giấy phép kinh doanh rượu.
Theo dõi giấy phép và giấy phép của bạn vì bạn có thể cần phải gia hạn chúng theo định kỳ. Và, hãy theo dõi bất kỳ luật thay đổi nào đối với giấy phép hoặc giấy phép mà doanh nghiệp của bạn có. Nếu luật thay đổi nơi bạn phải đăng hoặc tần suất bạn cần gia hạn giấy phép hoặc giấy phép, hãy nhanh chóng tuân thủ để tránh bị phạt hoặc tiền phạt.
Có nhiều loại hợp đồng bảo hiểm khác nhau mà bạn có thể cần phải mua khi điều hành một doanh nghiệp. Ví dụ về các loại bảo hiểm bạn có thể mua bao gồm:
Nhưng để sử dụng bảo hiểm của bạn, bạn cần cung cấp bằng chứng bảo hiểm. Theo dõi các hợp đồng bảo hiểm của bạn đang ở đâu. Bằng cách đó, bạn có thể có sẵn số hợp đồng bảo hiểm của mình và các thông tin nhận dạng khác nếu bạn cần nộp đơn yêu cầu.
Các chính sách bảo hiểm có thể giúp bảo vệ công ty của bạn trong trường hợp:
Cân nhắc giữ các bản sao hợp đồng bảo hiểm của bạn ở một nơi mà chúng không thể bị hư hỏng. Ví dụ:bạn có thể lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số trên đám mây hoặc vật lý trong hộp khóa chống cháy. Ngoài ra, hãy hỏi nhà cung cấp bảo hiểm của bạn nếu họ cung cấp tài khoản kỹ thuật số để bạn tải xuống hoặc xem bảo hiểm của bạn trực tuyến thay vì tài liệu giấy.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 8 tháng 4 năm 2016.