Về mặt lý thuyết, việc theo dõi thời gian nghe có vẻ đơn giản nhưng cách các công ty theo dõi thời gian có thể khác nhau đáng kể tùy theo ngành, địa điểm và các yếu tố khác.
Trong thực tế, nó không có vẻ phức tạp:một cú nhấp chuột để bắt đầu, một cú nhấp chuột khác để dừng. Điều đó cho thấy, điều xảy ra giữa hai lần nhấp chuột đó không phải là điều gì khác ngoài:
Phương pháp mà một cơ quan 10 người sử dụng để theo dõi thời gian trông không giống những gì một doanh nghiệp 5.000 người cần. Một nhóm hiện trường đang làm việc tại một địa điểm làm việc hoạt động trong một thực tế hoàn toàn khác so với việc một nhà phát triển từ xa ghi lại số giờ làm việc trên ba múi giờ.
Tuy nhiên, câu hỏi bên dưới tất cả vẫn như cũ:thời gian trôi đi đâu?
Phần này không phải là một so sánh công cụ. Đó là bản phân tích các phương pháp theo dõi thời gian ở các quy mô công ty, cơ cấu nhóm và phong cách làm việc, được rút ra từ hơn 84 triệu giờ được ghi lại trên hơn 22.000 tổ chức và hơn 186.000 người dùng trên Hubstaff.
Đi sâu vào bản demo tương tác của chúng tôi và khám phá các tính năng giúp việc quản lý nhóm toàn cầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy hỏi hầu hết mọi người tại sao công ty của họ lại theo dõi thời gian và bạn sẽ nhận được một trong hai câu trả lời:thanh toán hoặc trách nhiệm giải trình. Cả hai đều đúng, nhưng chúng cũng chỉ ở bề mặt.
Theo dõi thời gian có thể gây chia rẽ. Khi được sử dụng kém, nó rất dễ bị nghiêng về phía giám sát. Mặt khác, nó có thể đóng vai trò như một tín hiệu — một cách để hiểu công việc đang diễn ra ở đâu và liệu công việc phù hợp có nhận được nhiều sự chú ý nhất hay không.
Lý do các tổ chức theo dõi thời gian rất khác nhau, nhưng những lý do phổ biến nhất có xu hướng tập trung vào một số chức năng cốt lõi:
Các chức năng này không loại trừ lẫn nhau và hầu hết các tổ chức đang theo dõi thời gian để giải quyết một số chức năng đó cùng một lúc. Nhưng động lực để ưu tiên cái này hơn cái khác (và cách thực hiện từng cái) có xu hướng thay đổi đáng kể tùy thuộc vào quy mô của công ty và cách cấu trúc các nhóm của công ty.
Ví dụ:một đại lý nhỏ từ xa theo dõi thời gian chủ yếu để thanh toán cho khách hàng về cơ bản có mối quan hệ khác với thực tế so với một doanh nghiệp kết hợp sử dụng nó để hiểu cách phân bổ công việc cốt lõi giữa các phòng ban. Cùng một công cụ, các câu hỏi khác nhau và cách đặt cược khác nhau.
Cách một công ty chọn theo dõi thời gian thường nói lên điều gì đó về cách thức hoạt động của công ty:quy mô, ngành nghề, cách phân bổ các nhóm của công ty và mức độ hiển thị mà lãnh đạo thực sự muốn tham gia vào công việc.
Không có cách tiếp cận phổ biến nào để theo dõi giờ làm việc của nhân viên và bối cảnh đã thay đổi đáng kể trong thập kỷ qua. Dưới đây là bảng phân tích về 4 phương pháp phổ biến nhất được sử dụng hiện nay.
Bảng chấm công thủ công (ví dụ:bảng tính, nhật ký giấy, bài tập trí nhớ cuối tuần) vẫn phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, nơi chi phí áp dụng phần mềm mới có vẻ rắc rối hơn giá trị thực tế.
Lời kêu gọi rất đơn giản:không mất phí, không cần học hỏi, không phụ thuộc vào nền tảng của bên thứ ba.
Thật không may, nhược điểm cũng đơn giản như vậy:
Việc theo dõi thủ công vẫn chưa biến mất — đặc biệt là trong những ngành có quy trình hành chính thay đổi chậm.
Trình theo dõi thời gian dựa trên máy tính để bàn và ứng dụng là giải pháp phổ biến giữa các nhóm làm việc từ xa và kết hợp. Những trình theo dõi thời gian này giúp người dùng theo dõi thời gian thực hiện các nhiệm vụ và dự án, tạo bảng chấm công, tạo báo cáo, v.v.
Sau khi thiết lập, những công cụ này thường cho phép bạn tùy chỉnh các quyền để chỉ thu thập dữ liệu mà nhóm của bạn cần. Các công cụ cung cấp cả phiên bản dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động đều rất phù hợp cho các nhóm hiện trường vì chúng thường bao gồm các phương pháp theo dõi thời gian thay thế như GPS và theo dõi thời gian được rào chắn địa lý.
Đối với các nhóm đánh giá phần mềm theo dõi thời gian của nhân viên, đây là một số lựa chọn hàng đầu trong danh mục này:
Mỗi loại phục vụ một trường hợp sử dụng và quy mô nhóm hơi khác nhau, nhưng toàn bộ danh mục đã trở thành mặc định cho hầu hết các công ty tham gia vào công việc phân tán.
Tính năng theo dõi thời gian dựa trên phần cứng vẫn còn rất phổ biến trong các ngành nơi công việc diễn ra tại một địa điểm cố định:
Đồng hồ bấm lỗ, ki-ốt, máy quét sinh trắc học và máy đọc huy hiệu cung cấp một số công cụ dựa trên ứng dụng không phải lúc nào cũng được thiết kế cho:bản ghi vật lý về thời điểm ai đó đến và thời điểm họ rời đi, gắn liền với một địa điểm cụ thể.
Đối với các nhóm hiện trường, nhóm kho hoặc bất kỳ ai không thể thực hiện công việc từ máy tính xách tay, các thiết bị tại chỗ vẫn là lựa chọn thiết thực nhất. Chúng đáng tin cậy, quen thuộc và không yêu cầu công nhân phải mang hoặc quản lý một phần mềm bổ sung.
Ở cấp độ nâng cao hơn là các hệ thống chạy với đầu vào thủ công tối thiểu. Các hệ thống này tự động ghi lại hoạt động thông qua giám sát màn hình, theo dõi ứng dụng và URL cũng như phân tích mẫu công việc.
Các nhóm đang tìm kiếm nhiều giờ làm việc có thể nghiên cứu kỹ các công cụ này để hiểu cách thức ngày làm việc đã trôi qua.
Những con số trên quy mô lớn có cách giải quyết những tranh luận mà các ý kiến không thể làm được.
Trong tập dữ liệu của chúng tôi, được rút ra từ hơn 84 triệu giờ được ghi lại trên hơn 22.000 tổ chức và hơn 186.000 người dùng, chúng tôi đã phát hiện ra những điều sau:
Hơn bất cứ điều gì khác, dữ liệu này có thể giúp bạn có được một cuộc trò chuyện trung thực về thời gian trôi qua.
Trong số ba phong cách làm việc, các nhóm kết hợp đạt thời gian tập trung cao nhất ở mức 57% — một khoảng cách đáng kể so với mức trung bình 53% trên tất cả các phương thức.
Một phần nguyên nhân có thể thúc đẩy điều này là do cấu trúc:những người lao động kết hợp đã học cách đối xử khác nhau với những ngày làm việc tại văn phòng và những ngày làm việc từ xa, hạn chế việc chuyển đổi ngữ cảnh và dẫn đến sự cố ý có xu hướng thể hiện trong cách họ bảo vệ thời gian của mình.
Nhịp điệu chuyển đổi giữa các môi trường, thay vì làm gián đoạn sự tập trung, thực sự có thể khiến nó trở nên sắc nét hơn. Để có cái nhìn sâu hơn về năng suất kết hợp giữa các ngành và quy mô công ty, bạn có thể xem thông tin chi tiết đầy đủ trong Báo cáo về phong cách làm việc của chúng tôi.
Sự khác biệt giữa cách các doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức lớn sử dụng thời gian của họ được quyết định bởi cấu trúc.
SMB Doanh nghiệp Thời gian tập trung 50%46%Thời gian dành cho công việc cốt lõi 45%48%Lời giải thích có thể là sự chuyên môn hóa vai trò. Trong một tổ chức lớn hơn, mọi người có xu hướng làm ít việc sâu hơn, trong khi ở một tổ chức nhỏ hơn, cùng một người thường đảm nhận nhiều chức năng cùng một lúc, điều này đòi hỏi một kiểu tập trung chú ý liên tục khác.
Theo nghĩa tuyệt đối, cả hai cấu hình đều không hiệu quả hơn vì chúng chỉ được tối ưu hóa cho các tình huống hoạt động khác nhau.
Có rất nhiều quan niệm sai lầm về làm việc từ xa và chúng tôi thực sự sẽ ngạc nhiên nếu bạn không biết ít nhất một trong số đó.
Trong cuộc khảo sát, chúng tôi đã thử nghiệm một số vấn đề phổ biến nhất — và kết quả khá mang tính quyết định:
Việc theo dõi thời gian góp phần vào cuộc trò chuyện này là một bản ghi. Khi các nhà lãnh đạo có dữ liệu thực tế về thời gian trôi qua và loại công việc nào được thực hiện, cuộc tranh luận về khoảng cách gần bắt đầu chùn bước.
Các công ty tận dụng tối đa tính năng theo dõi thời gian ngày nay không sử dụng nó theo cách mà nhiều doanh nghiệp tiếp thị:như một cơ chế để đảm bảo mọi người đang thực sự làm việc.
Nói rõ hơn, phiên bản của công cụ đó vẫn tồn tại. Tuy nhiên, việc không đổi mới ngoài việc giám sát ở cấp độ bề mặt để đánh đồng khả năng hiển thị với sự hiện diện và số giờ được ghi lại với giá trị được phân phối sẽ gây hại cho doanh nghiệp, nhân viên của họ và chính nhà cung cấp phần mềm.
May mắn thay, khái niệm lỗi thời này hiện đang được thay thế bằng một thứ hữu ích hơn:nỗ lực thực sự để hiểu cách thức hoạt động của công việc trong tổ chức. Điều này thể hiện theo một số cách cụ thể:
Các tổ chức thực hiện quá trình chuyển đổi này có xu hướng chia sẻ một niềm tin cơ bản:rằng mục đích theo dõi thời gian chưa bao giờ thực sự là về thời gian. Luôn luôn là về công việc; loại nào, bao nhiêu và có điều kiện để người ta làm tốt hay không.
Hầu hết các tổ chức gặp khó khăn trong việc theo dõi thời gian đều không gặp khó khăn vì họ đã chọn sai công cụ. Họ đang gặp khó khăn vì cách làm này chưa bao giờ được xác định rõ ràng:
Trước khi đánh giá một hệ thống mới hoặc cải tiến hệ thống hiện có, bạn nên dành thời gian đủ lâu để trả lời một số câu hỏi trung thực trong nội bộ:
Điểm khởi đầu hữu ích cho những nhóm muốn có một cái nhìn có cấu trúc hơn là điểm năng suất tổng hợp của Hubstaff.
Đó là một công thức đơn giản tính trung bình phần trăm thời gian tập trung và phần trăm công việc cốt lõi thành một con số duy nhất, cung cấp cho các nhóm một đường cơ sở để đo lường và phương hướng để hướng tới. Nếu điểm số cho thấy chưa đến một nửa ngày làm việc dành cho công việc tập trung hoặc cốt lõi thì điều đó đáng để điều tra.
Để có phương pháp đầy đủ và cái nhìn sâu hơn về cách các tổ chức trong các ngành và phong cách làm việc áp dụng phương pháp này vào thực tế, những phát hiện đầy đủ sẽ có trong Báo cáo về Phong cách làm việc của chúng tôi.
Trường hợp theo dõi thời gian chưa bao giờ thực sự liên quan đến việc kiểm soát. Vấn đề luôn là phải biết trọng tâm sẽ đi đến đâu và mô hình đó có ý nghĩa gì đối với những người thực hiện công việc.
Trên 84 triệu giờ và hơn 22.000 tổ chức, dữ liệu chỉ theo một hướng:việc theo dõi thời gian hiệu quả giúp các nhóm hiểu rõ hơn về bản thân mình. Cách tiếp cận mang tính xây dựng này nhằm đảm bảo khả năng hiển thị và tính minh bạch đáng được xây dựng, bất kể nhóm của bạn đăng nhập từ đâu.