Ngân sách dự phòng là ngân sách bao gồm các chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong quá trình thực hiện dự án, cho dù liên quan đến kinh doanh hay cá nhân. Nó có thể được coi như một khoản ngân sách được sử dụng nếu một kế hoạch dự phòng cần được thực hiện. Khi xây nhà, phần lớn các dự án xây dựng và các dự án cá nhân, hãy sử dụng tỷ lệ ngân sách dự phòng 10 phần trăm. Tuy nhiên, có những trường hợp tốt nhất là nên có một khoản dự phòng cho các mục hàng khác nhau trong ngân sách để trang trải các chi phí bất ngờ có thể xảy ra trong thời gian của dự án.
Xác định các hạng mục trong ngân sách của dự án. Xác định các chi phí riêng biệt có thể phát sinh trong thời gian của dự án. Để xây dựng một ngôi nhà, những chi phí đó có thể là vách thạch cao, mái lợp, vách ngăn, điện hoặc sơn. Lý tưởng nhất là có một danh sách đầy đủ các hạng mục đi vào dự án của bạn. Danh sách càng đầy đủ, ngân sách dự phòng của bạn sẽ càng tốt sau khi hoàn thành và càng ít chi phí bất ngờ khiến dự án bị tụt hậu.
Đặt tỷ lệ dự phòng. Tỷ lệ dự phòng là tỷ lệ mà bạn sẽ "độn" ngân sách của mình. Theo nguyên tắc chung, 10-15% thường được sử dụng và cho biết dự án dự kiến vượt ngân sách khoảng 10-15%. Bạn đặt tỷ lệ dựa trên mức độ thoải mái của mình, nhưng quá tự do về tỷ lệ và đặt nó thấp có thể gây bất lợi cho tài chính của bạn. Đặt tỷ lệ quá cao cũng có thể là một trở ngại cho dự án của bạn vì bạn sẽ phải dành ra nhiều tiền hơn mức cần thiết để bắt đầu.
Xác định rủi ro tiềm ẩn trong dự án của bạn. Giữ đúng tiến độ thường rất quan trọng trong các dự án xây dựng nhà. Nếu việc đổ móng có thể bị trễ một tuần do ảnh hưởng của thời tiết thì bạn cần hẹn lại nhà thầu để đến sau khi đổ xong móng. Rủi ro này nên được tính vào ngân sách dự phòng của bạn.
Tính toán tổng chi phí mà rủi ro tiềm ẩn có thể chi phí cho dự án của bạn. Những chi phí này chỉ là ước tính và không cần chính xác.
Ví dụ:Rủi ro lập lịch $ 2.000 Rủi ro thời tiết $ 5.000
Đặt một số tiền cho ngân sách dự phòng của bạn. Nếu tổng chi phí của bạn thấp hơn tỷ lệ dự phòng, hãy dành ra một khoản bổ sung liên quan đến chi phí bất ngờ và rủi ro không thể lường trước được. Ví dụ, chúng tôi có ngân sách dự phòng là 15.000 đô la nhưng chỉ dành 7.000 đô la cho những rủi ro cụ thể có thể phát sinh. Chúng tôi thêm số tiền bổ sung là 8.000 đô la để trang trải các chi phí mà chúng tôi không thể đoán trước được.
Ví dụ:Rủi ro lập lịch $ 2.000 Rủi ro thời tiết $ 5.000 Rủi ro khác $ 8.000
Tổng ngân sách dự phòng:15.000 đô la
Nếu bạn không muốn xác định các rủi ro cụ thể và chuẩn bị ngân sách dự phòng cho mục hàng, bạn có thể dừng lại ở Bước 2 và đặt ngân sách dự phòng ở mức 15.000 đô la cho ví dụ đã nêu. Tuy nhiên, vì hầu hết các doanh nghiệp thích xác định các rủi ro cụ thể hơn là yêu cầu tổng hợp, nên việc xác định các mục hàng có xu hướng giúp điều chỉnh số tiền bổ sung được yêu cầu cho ngân sách dự phòng.