Khi xã hội và nền kinh tế của chúng ta tiếp tục phát triển không cần giấy tờ, ý tưởng xem xét và có thể hiểu các bảng sao kê ngân hàng có vẻ giống như một thời điểm khác trong lịch sử. Nhưng ngay cả khi công nghệ đã thay đổi đáng kể, sao kê ngân hàng vẫn cung cấp một dịch vụ quan trọng. Nó cung cấp cho bạn khả năng kiểm tra hoạt động của mình so với một bản ghi.
Nhưng để làm điều đó một cách hiệu quả, bạn sẽ cần biết cách hiểu bảng sao kê ngân hàng. Giống như việc cân đối sổ séc và chuẩn bị bữa ăn nấu tại nhà, việc hiểu bảng sao kê ngân hàng thực sự có nguy cơ trở thành một nghệ thuật thất truyền.
Nếu điều đó đúng với bạn, hãy suy nghĩ lại về ý tưởng đó.
Điều hướng nhanh:
Trong thời đại ngân hàng trực tuyến và di động hiện nay, hầu hết người tiêu dùng dựa vào thông báo giao dịch từ ngân hàng hoặc đơn giản là kiểm tra số dư hàng ngày. Nếu một trong hai hoặc cả hai đều thanh toán, đó là lúc quá trình xem xét dừng lại. Nhưng đó cũng là cách bạn có thể bị bỏng!
Có một số lý do tại sao bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng bảng sao kê ngân hàng của mình định kỳ:
Thực tế cuối cùng của lỗi sao kê ngân hàng là thời gian không nằm ở phía bạn. Bạn phát hiện và báo cáo lỗi càng sớm, thì lỗi đó càng có thể được khắc phục một cách dễ dàng. Nhưng nếu bạn chờ đợi quá lâu, quá trình này có thể trở nên phức tạp hơn nhiều. Và trong một số trường hợp, bạn có thể không khắc phục được sự cố quá lâu.
Một ví dụ là khoản phí trái phép trên thẻ ghi nợ của bạn. Kiểm tra chính sách của ngân hàng về cách họ xử lý những tình huống đó. Bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định để báo cáo tổn thất, nếu không, bạn có thể phải chịu một phần hoặc toàn bộ khoản phí.
Thẻ ATM bị mất còn là một vấn đề lớn hơn. Sẽ còn nhiều hơn thế nếu bạn không thường xuyên sử dụng thẻ, có lẽ vì bạn đang bận tận dụng các phần thưởng trên thẻ tín dụng của mình.
Có những giới hạn thời gian nhất định mà bạn phải báo cáo việc mất thẻ ghi nợ của mình để giảm thiểu hoặc loại bỏ trách nhiệm pháp lý. Các giới hạn đó nói chung như sau:
Thường xuyên xem lại bảng sao kê ngân hàng của bạn sẽ giúp bạn nắm bắt được bất kỳ sự phát triển nào trong số đó.
Bây giờ bạn đã biết lý do tại sao bạn cần xem xét bảng sao kê ngân hàng, hãy cùng tìm hiểu chi tiết cụ thể về cách thực hiện. Nếu không thường xuyên xem xét các bản sao kê của mình, bạn có thể không biết tất cả các chi tiết được bao gồm. Vì bảng sao kê ngân hàng thường được phát hành hàng tháng, chúng phải được xem xét nhanh nhất có thể sau khi được phát hành.
Bảng sao kê ngân hàng bao gồm các thông tin sau:
Duy trì số dư tài khoản ngân hàng chính xác chỉ là lý do cơ bản nhất để xem xét bảng sao kê ngân hàng của bạn, vì vậy hãy bắt đầu với điều đó và bắt đầu từ đó:
Hai lần trong phần trước, tôi đã đề cập rằng số dư ngân hàng của bạn không được điều chỉnh - cả số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Điểm để điều chỉnh tài khoản của bạn là đảm bảo cả hai đều chính xác.
Nếu bạn chưa bao giờ đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của mình trước đây, hãy bắt đầu với số dư cuối kỳ. Bạn sẽ thêm bất kỳ khoản tiền gửi nào vào số dư chưa xóa tài khoản của mình kể từ ngày đóng bảng sao kê ngân hàng. Sau đó, bạn sẽ khấu trừ bất kỳ séc hoặc các khoản thanh toán khác chưa xóa tài khoản vào cùng ngày. Điều đó sẽ cung cấp cho bạn số dư thực tế của bạn, thường khác với số dư cuối kỳ của ngân hàng.
Đảm bảo điều chỉnh số dư của bạn đối với tiền lãi được trả trên tài khoản của bạn, nếu đó là tài khoản chịu lãi suất, cũng như hoạt động thấu chi cho tài khoản séc hoặc tài khoản tiết kiệm.
Nếu bạn không thể điều chỉnh thành công số dư, điều đó có thể liên quan đến số dư đầu kỳ. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ cần quay lại và đối chiếu số dư cuối kỳ từ bảng sao kê hàng tháng trước đó, đây là số dư đầu kỳ trên bảng sao kê hiện tại của bạn.
Trong hầu hết các trường hợp, các vấn đề với việc điều chỉnh số dư ngân hàng của bạn sẽ liên quan đến thực tiễn ghi sổ kế toán cá nhân của riêng bạn. Bạn có thể không ghi lại hoặc không nhớ một số giao dịch nhất định, điều này gây khó khăn cho việc điều chỉnh.
Chúng tôi đã đề cập một chút về vấn đề này trong phần trước, nhưng đáng để đi vào chi tiết hơn.
Nếu bạn nhận thấy một hoặc nhiều khoản phí trên tài khoản của mình có vẻ đáng ngờ, bạn cần phải điều tra. Kiểm tra hồ sơ của chính bạn và xem liệu bạn có bất kỳ tài liệu nào liên quan đến khoản khấu trừ không. Nếu bạn không hiểu, hãy gọi cho ngân hàng để được giải thích rõ ràng.
Nếu ngân hàng xác nhận đó là một giao dịch đáng ngờ, bạn cần phải báo cáo đó là một khoản phí trái phép. Tình huống sẽ được giải quyết dựa trên chính sách của ngân hàng, bao gồm cả thời gian báo cáo.
Quan trọng hơn, nếu bạn xác định được hai hoặc nhiều khoản phí trái phép, tài khoản của bạn có thể đã bị đánh cắp. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ phải đóng tài khoản của mình hoặc thay thế thẻ ATM nếu đó là nguồn gốc của hoạt động trái phép.
Chúng ta vừa thảo luận về tầm quan trọng của việc báo cáo hoạt động trái phép và lỗi cho ngân hàng của bạn ngay lập tức. Nhưng điều này cũng có thể áp dụng cho các bên ngoài.
Giả sử bạn đã chấp nhận séc từ một người nào đó để thanh toán cho một dịch vụ hoặc một mặt hàng được bán cho họ. Khi bạn nhận được séc, bạn không buồn nhìn vào nó. Bạn chỉ cần bỏ nó vào túi và gửi khi đến ngân hàng.
Có thể bạn đang mong đợi séc có giá 110 đô la, nhưng xem xét bảng sao kê ngân hàng của bạn cho thấy séc được thanh toán 100 đô la. Bạn thiếu $ 10 khi thanh toán.
Bạn sẽ có cơ hội yêu cầu bản sao séc từ ngân hàng hoặc đôi khi bạn có thể truy cập trực tiếp từ nền tảng ngân hàng trực tuyến. Nếu nó cho thấy rằng séc được thực hiện với giá 110 đô la, nhưng chỉ được thanh toán cho 100 đô la, đó là lỗi của ngân hàng và họ cần phải sửa chữa nó.
Nhưng nếu hóa ra séc chỉ được viết với giá 100 đô la, bạn sẽ cần quay lại nhà phát hành để thu 10 đô la còn lại. Làm điều đó càng sớm, bạn càng có nhiều khả năng thành công.
Điều tương tự cũng có thể xảy ra ở phía thanh toán. Bạn thực hiện một khoản phí trên thẻ ATM của mình là 50 đô la, nhưng thẻ này sẽ xóa ngân hàng của bạn ở mức 55 đô la. Nếu bạn có biên nhận cho thấy đó chỉ là $ 50, thì khoản chênh lệch $ 5 là lỗi ngân hàng hoặc lỗi báo cáo của người bán. Nhưng nếu biên lai hiển thị $ 55, đó là lỗi của bạn. Dù bằng cách nào, tốt hơn hết bạn nên biết để có thể sửa khoản phí hoặc số dư ngân hàng của chính mình cho phù hợp.
Nếu bạn có sẵn một số loại ngân sách chính thức, thì bước này có thể không cần thiết với bảng sao kê ngân hàng của bạn. Nhưng nếu bạn giống như hầu hết mọi người và bạn không có ngân sách, bảng sao kê ngân hàng của bạn có thể là bản sao kê ngân hàng gần nhất để bạn theo dõi thu nhập và chi phí của mình.
Đối với hầu hết mọi người, phần lớn hoặc tất cả thu nhập của họ cuối cùng chuyển qua tài khoản ngân hàng của họ. Trong trường hợp đó, bảng sao kê ngân hàng của bạn sẽ là xác nhận tốt nhất về dòng tiền đến của bạn.
Hầu hết mọi người đều biết số tiền họ được trả hàng năm. Điều đó thật dễ dàng vì nó thường là một con số cố định, chẳng hạn như $ 45,000. Nhưng từ quan điểm ngân sách, con số đó thực tế không liên quan. Do các khoản khấu trừ thuế thu nhập, bảo hiểm y tế và các khoản đóng góp cho kế hoạch hưu trí, con số thu nhập ròng của bạn sẽ thấp hơn nhiều. Chỉ bằng cách xem xét bảng sao kê ngân hàng của bạn một cách thường xuyên, bạn mới biết được thu nhập ròng thực tế mà bạn nhận được mỗi tháng. Điều đó cũng sẽ cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền để sống mỗi tháng.
Hãy chuyển sang khía cạnh chi phí. Bằng cách này hay cách khác, hầu hết các chi phí của bạn có thể chạy qua tài khoản séc của bạn. Điều đó không chỉ bao gồm các khoản thanh toán trực tiếp thông qua chuyển khoản điện tử, séc hoặc thẻ ATM của bạn mà còn cả các khoản thanh toán hàng tháng đối với thẻ tín dụng.
Bằng cách cộng thu nhập và chi phí mỗi tháng, bạn sẽ có một ngân sách hợp lý. Ở mức tối thiểu, nó sẽ cho bạn biết liệu thu nhập của bạn có bị vượt quá chi phí của bạn hay không. Sau đó, bạn có thể thực hiện các thay đổi trong thói quen chi tiêu của mình để lấy lại số dư.
Ngay cả trong thế giới điện tử trực tuyến mà chúng ta đang sống, việc có thể ghi lại các giao dịch tài chính thường là điều cần thiết. Như bất kỳ kế toán nào sẽ nói với bạn, hình thức cơ bản nhất của tài liệu tài chính là báo cáo ngân hàng của bạn. Vì chúng đại diện cho những gì thường là nguồn giao dịch chính trong cuộc sống của bạn, mỗi bảng sao kê cung cấp một hồ sơ theo dõi quan trọng về hoạt động tài chính.
Bạn có thể cần thông tin đó trong tương lai để chuẩn bị thuế thu nhập của mình hoặc thậm chí để tranh chấp hóa đơn sau khi thực tế.
Điều đó tạo nên một trường hợp mạnh mẽ cho việc duy trì một số loại hệ thống lưu giữ các báo cáo của bạn trong một khoảng thời gian vừa đủ. Cho dù bạn làm điều đó bằng cách lưu bảng sao kê của mình vào máy tính hay bằng cách in và lưu các bản sao ra giấy đều không phải là điều quan trọng. Điều quan trọng là bạn sẽ có sẵn yếu tố cơ bản nhất của đường dẫn giấy khi cần thiết.
Đừng tin tưởng vào việc ngân hàng của bạn sẽ giữ lại bảng sao kê của bạn mãi mãi - họ không làm như vậy. Hầu hết các ngân hàng đưa ra giới hạn về khoảng thời gian họ sẽ lưu giữ các bản sao kê của bạn. Ba năm là một giới hạn chung. Nếu một tình huống, đặc biệt là một tình huống liên quan đến thuế, xuất hiện từ hơn ba năm trước, bạn sẽ gặp rắc rối nếu không giữ bản sao của các bản sao kê cũ hơn của mình.
Khi bạn lưu các bản sao kê của mình - và bạn nên làm - chỉ cần đảm bảo rằng bạn đang làm điều đó một cách an toàn. Nếu bạn đang lưu chúng vào máy tính của mình, chúng phải được giữ trong một tệp được mã hóa. Nếu bạn đang giữ các bản sao giấy, chúng phải được giữ dưới ổ khóa và chìa khóa. Cũng giống như bảng sao kê ngân hàng của bạn cung cấp cho bạn nhiều thông tin, chúng có thể làm điều tương tự đối với kẻ trộm.
Bây giờ bạn đã hiểu bảng sao kê ngân hàng và nhu cầu xem xét chúng thường xuyên, hãy đảm bảo thực hiện nó một cách nhất quán. Nếu bạn không có thói quen xem lại bảng sao kê ngân hàng của mình một cách thường xuyên, việc bỏ qua một hoặc hai tháng có thể dễ dàng khiến bạn hoàn toàn không thực hiện được. Nhưng nếu bạn thực hiện nó thường xuyên, bạn sẽ không chỉ thực hiện nó một cách tự động mà còn giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì đang xảy ra trong tài khoản ngân hàng cũng như tài chính của bạn nói chung.
Và nếu bạn có nhiều tài khoản ngân hàng, bạn cũng nên xem xét tất cả chúng thường xuyên. Điều đó bao gồm các tài khoản tiết kiệm. Ở mức tối thiểu, bạn sẽ muốn thường xuyên theo dõi các khoản tiền gửi và rút tiền từ các tài khoản đó. Ngay cả khi tài khoản có hoạt động thấp, bạn vẫn muốn xem xét tài khoản đó thường xuyên để tìm kiếm hoạt động gian lận hoặc trái phép.
Ngân hàng trực tuyến và di động chắc chắn làm cho hoạt động ngân hàng dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhưng cả hai đều không thay đổi thực tế cơ bản rằng bạn có trách nhiệm với bản thân là phải biết điều gì đang xảy ra trong tài khoản ngân hàng của mình mọi lúc. Điều đó sẽ chỉ xảy ra nếu bạn hiểu bảng sao kê ngân hàng và xem xét chúng một cách thường xuyên.