Áp dụng một quy trình thích hợp để duy trì hàng tồn kho hoàn hảo. Tình huống như vậy nói tốt hơn làm, đặc biệt là trong một tổ chức bán lẻ, nơi hàng hóa luân chuyển nhanh chóng và thường xuyên. Trước khi hệ thống kiểm soát hàng tồn kho dựa trên máy tính ra đời, các kho dự trữ được lập bảng thủ công. Thẻ kho theo dõi hàng hoá đã nhận và hàng hoá đã bán hoặc đã giao. Kiểm tra thẻ kho so với kho vật lý. Nó sẽ được thực hiện định kỳ 6 tháng hoặc hàng năm. Toàn bộ tổ chức sẽ đi vào bế tắc cho đến khi các cổ phiếu được xác minh.
Sau khi hệ thống kiểm kê vĩnh viễn được giới thiệu, việc lập bảng thủ công như vậy đã trở nên lỗi thời. Hệ thống hiển thị các khoản phải thu và hàng tồn kho chỉ bằng một lần nhấn phím. Tuy nhiên, không có gì đảm bảo rằng cả kho vật chất trong tay và sách luôn khớp với nhau.
Theo dõi các chuyển động nhanh như vậy sẽ cần một hệ thống hiệu quả do máy tính tạo ra. Tuy nhiên, có rất nhiều vết trượt giữa cốc và môi, và khi nào và nếu các kho vật lý được lấy, có thể có sự khác biệt giữa hồ sơ và hàng hóa trong tay. Luôn luôn điều có thể xảy ra là số lượng được ghi lại sẽ nhiều hơn số lượng hàng tồn kho. Đây là sự co rút hàng tồn kho .
Sau đây là 7 cách để giảm thiểu hàng tồn kho.
Đây là một vấn đề lớn gặp phải của tất cả các nhà bán lẻ. Có những nhóm khách hàng vào một cửa hàng bán lẻ lớn với mục đích chính là ăn cắp vặt. Tất cả các biện pháp phòng ngừa như thẻ bảo mật, máy quét tại điểm vào và ra là cần thiết. Tăng cường bảo mật và luôn đạt hiệu quả tối ưu.
Nhân viên không được phép ăn cắp cổ phiếu bất cứ lúc nào và cần có sự giám sát thích hợp. Cần có các biện pháp kiểm soát an ninh chặt chẽ tại tất cả các điểm bên trong và lối ra để đảm bảo không có đòn bẩy nào được đưa ra.
Kiểm tra thường xuyên và ngẫu nhiên thiết bị quét tìm các sai sót. Đảm bảo rằng hệ thống có dịch vụ và hỗ trợ chuyên nghiệp. Nếu có bất kỳ sai sót nào, nó sẽ mở ra các cửa lũ, và ban quản lý sẽ không biết cho đến khi các con ngựa đã bắt vít. Các hệ thống để quét sẽ cần kiểm tra thường xuyên hơn không.
Ủy quyền và chỉ định các khu vực trách nhiệm sẽ giúp mọi nhân viên luôn cố gắng và cũng đảm bảo rằng họ có trách nhiệm giảm thiểu sự co rút hàng tồn kho. Một khi nhân viên biết rõ trách nhiệm của mình, họ sẽ cố gắng giảm thiểu tình trạng thu hẹp hàng tồn kho.
Cổ phiếu bị hư hỏng là một phần và lô đất của bất kỳ loại hình kinh doanh nào cần được giữ ở mức tối thiểu. Nhân viên nên biết rằng đó là trách nhiệm của họ, và nếu những sự cố như vậy xảy ra, họ phải được thông báo ngay lập tức. Người giám sát kho nên xác thực thực tế và loại bỏ các mặt hàng đó khỏi hệ thống. Ngăn chặn các cổ phiếu bị hư hỏng và do đó loại bỏ khỏi các kho vật chất và cả khỏi hồ sơ.
Tại thời điểm chấp nhận hàng hóa, hãy kiểm tra kỹ lưỡng mọi danh sách đóng gói xem có bất kỳ sai lệch nào do ăn cắp vặt hoặc do lỗi của con người hay không. Sẽ không có một tình huống lý tưởng, nhưng với các hệ thống bảo mật cao được áp dụng, nó sẽ có thể giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho.
Không được có sai sót và sai lệch khi Cổ phiếu được đặt hàng, nhận và đưa vào hệ thống kiểm kê vĩnh viễn. Không phải lúc nào chênh lệch cũng có thể xảy ra do ăn cắp vặt mà do lỗi của con người.
Cách duy nhất để kiểm tra và giảm thiểu sự co rút hàng tồn kho là kiểm tra kho ngẫu nhiên của một hoặc nhiều mặt hàng. Chỉ khi bạn có sẵn số lượng hàng tồn kho, bạn mới có thể kiểm tra chéo nó với số dư hệ thống. Việc kiểm tra kho ngẫu nhiên như vậy sẽ khiến ngay cả nhân viên bị trói và đảm bảo rằng họ luôn luôn kiễng chân.
Một xu tiết kiệm được là một xu kiếm được. Trong bối cảnh đó, mọi nỗ lực sẽ giảm thiểu được tình trạng co ngót hàng tồn kho. Rất khó để loại bỏ nó, nhưng hãy kiểm soát nó ở mức tối thiểu.