Ngày 1 tháng 4 đã đến và đi nhưng quá trình chuyển đổi sang Tạo mã số thuế để nộp thuế GTGT vẫn chưa kết thúc. Tác động thực sự của thay đổi sẽ được cảm nhận ở lần nộp tờ khai VAT đầu tiên. Điều cần lưu ý hàng đầu đối với bạn là lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số, xem xét các khách hàng VAT của bạn và đánh giá các quy trình hiện tại của bạn để đảm bảo chúng hoàn toàn tuân thủ.

Mặc dù thoạt đầu có vẻ quá sức nhưng hãy bắt đầu với những cân nhắc đơn giản này khi bạn chuẩn bị cho lần gửi đầu tiên.

Bạn gửi tờ khai VAT hôm nay như thế nào?

Trước tiên, hãy xem xét cách bạn nộp tờ khai thuế VAT ngày hôm nay. Bạn đang thay mặt khách hàng của mình gửi sản phẩm kế toán hay sử dụng bảng tính để đưa ra chín số liệu chỉ để nhập chúng theo cách thủ công vào dịch vụ trực tuyến của HMRC? Khách hàng của bạn có muốn nộp tờ khai VAT của riêng họ bằng cách sử dụng sản phẩm kế toán hay dịch vụ trực tuyến của HMRC không? Câu hỏi cuối cùng là, các quy trình này có tuân thủ không và nếu có, bạn có muốn duy trì chúng không?

Bạn sẽ duy trì hồ sơ kỹ thuật số như thế nào?

Bước cơ bản tiếp theo là bắt đầu duy trì hồ sơ kỹ thuật số để đảm bảo việc nộp tờ khai thuế GTGT đầu tiên tuân thủ. Tin tốt là các bảng tính vẫn được chấp nhận để thu thập dữ liệu kỹ thuật số. Đối với một số người, đây có thể là bước đầu tiên hợp lý để số hóa. Cung cấp cho bạn khả năng sử dụng phần mềm hỗ trợ API hoặc phần mềm bắc cầu để thực hiện lần gửi cuối cùng, bạn có quyền tự do lưu giữ các bảng tính với dữ liệu lịch sử có giá trị và các phép tính trong quá trình này.

Làm cách nào để khách hàng của bạn hiện gửi tờ khai VAT của họ?

Cuối cùng, để chuẩn bị cho lần gửi đầu tiên, cho dù bạn gửi hàng tháng hay hàng quý, bạn nên hoàn thành các đánh giá cuối cùng về tất cả các khách hàng VAT của mình để thiết lập:

• Họ có muốn tự mình hoàn thành và nộp tờ khai thuế GTGT không?
• Họ có muốn thông lệ của bạn chuẩn bị và nộp thay cho họ không?
• Họ có muốn thông lệ của bạn xác thực và nộp tờ khai sau khi họ chuẩn bị dữ liệu?

Khi bạn đã đồng ý về cách tiến hành cho từng khách hàng của mình, bước tiếp theo là xem xét hệ thống bạn sử dụng ngày hôm nay và thậm chí thiết lập một hệ thống mới để theo dõi thời hạn của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn biết khi nào tất cả các hoạt động khác nhau là đến hạn và được cảnh báo về thời hạn nộp đơn trước thời hạn.

Bạn hiện theo dõi các tờ khai VAT của mình như thế nào?

Nghiên cứu cho thấy hầu hết các phương pháp đều sử dụng bảng tính để theo dõi lợi nhuận, bảng tính này có xu hướng liệt kê ra các mốc và thời hạn chính. Một giải pháp mà các phương pháp thực hành đang xem xét là có thể thiết lập quy trình làm việc tự động trong phần mềm kế toán và thuế của họ, kết hợp dữ liệu cảnh báo, các hoạt động và khi nào chúng cần được hoàn thành.

Câu hỏi quan trọng để tự hỏi bản thân là, quy trình bạn có có hiệu quả và tuân thủ không? Nếu câu trả lời cho một trong hai câu hỏi là không, hãy tham gia với chúng tôi, Wolters Kluwer, đứng 1060 tại Accountex vào ngày 1 và ngày 2 tháng 5 để tìm hiểu cách bạn có thể đạt được cả hai.