Công việc kinh doanh của bạn luôn hiệu quả và không có lỗi. Chà, có lẽ đó là 90% thời gian. Trên thực tế, có thể là 85% thời gian. Được rồi, có lẽ đã đến lúc điều tra bằng KPI kế toán (chỉ số hiệu suất chính).
Với kiến thức có sức mạnh — ngay khi bạn biết nơi nào cần cải tiến, bạn có thể lập một kế hoạch để đạt được thành công trong tương lai. Đây là lúc các chỉ số hiệu suất chính phát huy tác dụng.
Đọc để biết các mẹo tạo KPI có thể sử dụng và xem các ví dụ về KPI cho các khoản phải trả và khoản phải thu.
KPI kế toán là gì?
Các chỉ số hiệu suất chính giúp đo lường thành công trên nhiều lĩnh vực kinh doanh của bạn. Nó cũng có thể giúp bạn lập biểu đồ hiệu quả của nhóm và các phòng ban của bạn. Tạo KPI kế toán bằng cách:
- Biết bạn có thể cải thiện ở đâu và bằng cách nào
- Đo lường dữ liệu theo thời gian để theo dõi tiến trình của bạn
- Làm việc để cải thiện các điểm dữ liệu đó cho tương lai của bạn
Chúng tôi biết rằng bạn muốn công việc kinh doanh của mình ngày càng tốt hơn. Có thể xác định chính xác những gì đang hoạt động và những gì cần cải thiện là chìa khóa cho thành công của nhóm của bạn. Đây là nơi mà các chỉ số hiệu suất chính sẽ giúp bạn.
Điều gì tạo nên KPI kế toán hiệu quả?
Cho dù hoạt động kinh doanh của bạn có hiệu quả đến đâu, không bao giờ là thời điểm tồi để bắt đầu sử dụng KPI kế toán để lập biểu đồ và điều hướng các cải tiến trong tương lai. Không có một KPI hoặc bộ KPI hoàn hảo nào có thể giải quyết ngay lập tức tất cả các vấn đề của bạn.
Bởi vì tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn có thể được theo dõi, đo lường và cải thiện, số lượng KPI có thể trở nên không thể quản lý được trong thời gian ngắn. Không phải tất cả KPI đều được tạo ra như nhau. Trên thực tế, bạn có thể thấy rằng một số không giúp ích gì cả.
Một phương pháp hay là sử dụng KPI tuân theo nguyên tắc THÔNG MINH. KPI của bạn phải là:
- Cụ thể :KPI sẽ giúp hướng bạn đến một mục tiêu hoặc hành động cụ thể
- Có thể đo lường :Bạn sẽ có thể định lượng tiến trình của mình
- Có thể đạt được :KPI của bạn phải có thể đạt được, nếu không thì chúng chẳng có nghĩa lý gì
- Có liên quan :KPI phải có liên quan đến sự thành công của nhóm, bộ phận và doanh nghiệp của bạn
- Giới hạn thời gian :KPI không có thời hạn có thể không bao giờ tạo ra sự thay đổi. Thời hạn hoàn thành khó đạt được mục tiêu hơn
Các chỉ số hiệu suất chính là một phần của quá trình dài và tinh chỉnh để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt. Nếu bạn thấy mình quay lại bàn vẽ hoặc nhận ra điều bạn nghĩ là quan trọng đã sai, đừng đổ mồ hôi. Vấn đề ở đây là suy nghĩ về tương lai của công ty bạn.
Hãy tự hỏi bản thân:
- Tôi muốn nhóm, bộ phận hoặc doanh nghiệp của mình đạt được điều gì?
- Điều gì đang ngăn chúng ta biến điều đó thành hiện thực?
- Và, làm thế nào chúng ta có thể biến những trở ngại thành cơ hội?
Đo lường thành công có thể xảy ra ở bất kỳ thời điểm nào trong hành trình kinh doanh của bạn.
Thực hiện các bước đầu tiên để thiết lập doanh nghiệp của bạn? Có vẻ như thành công chỉ ở gần đến! Hướng dẫn miễn phí của chúng tôi, Danh sách kiểm tra và tài nguyên bắt đầu kinh doanh hoàn chỉnh , sẽ hướng dẫn bạn về số ID thuế, kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm tài trợ và các chủ đề cần biết khác. Hãy để chúng tôi giúp bạn bắt đầu !.
Nhận hướng dẫn miễn phí của tôi!
KPI cho kế toán
Dưới đây là danh sách những gì chúng tôi nghĩ là năm KPI kế toán hàng đầu cho các quy trình tài khoản phải trả và tài khoản phải thu của bạn. Sử dụng các KPI này để giúp bạn bắt đầu cải thiện hiệu quả của các quy trình kế toán của mình.
KPI cho các khoản phải trả
Khoản phải trả (AP) là số tiền bạn nợ nhà cung cấp. Khi bạn nhận hàng từ nhà cung cấp và thanh toán sau, họ sẽ cấp tín dụng cho bạn, điều này làm tăng khoản phải trả của bạn. Một tài khoản phải trả tài khoản sẽ giúp theo dõi AP của bạn.
KPI cho các khoản phải trả có thể giúp bạn theo dõi xem bạn thiếu sót ở đâu trong việc trả lại tiền cho nhà cung cấp. Dưới đây là năm KPI hàng đầu của chúng tôi cho các khoản phải trả:
- Giá mỗi hóa đơn hiển thị chi phí trung bình của việc xử lý một hóa đơn. Nếu chi phí cho mỗi hóa đơn cao, có lẽ là không hiệu quả. Nếu bạn xử lý hóa đơn bằng tay, hãy nghĩ đến thời gian xử lý, tỷ lệ sai sót và số lượng hóa đơn được xử lý mỗi năm — tất cả những điều này có thể làm tăng chi phí cho mỗi hóa đơn.
- Tỷ lệ ngoại lệ của hóa đơn mô tả tỷ lệ phần trăm các trường hợp ngoại lệ hóa đơn yêu cầu can thiệp thủ công. Các ngoại lệ về hóa đơn xảy ra khi có sự khác biệt giữa những gì trên hóa đơn và trên đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc biên lai được liên kết. Trên thực tế, 20% tổng số hóa đơn yêu cầu một số hình thức can thiệp — có nghĩa là có nhiều thời gian và tiền bạc hơn để theo dõi và khắc phục sự cố.
Khi so sánh với hóa đơn chuyển thẳng (một hóa đơn được xử lý mà không có bất kỳ sự can thiệp nào) thì các ngoại lệ của hóa đơn rất tốn kém cả về thời gian và tiền bạc. Tạo KPI cho tỷ lệ hóa đơn chuyển thẳng cũng có thể hữu ích. Phần trăm càng cao, chi phí của bạn càng thấp.
- Thời gian xử lý hóa đơn mô tả khoảng thời gian trung bình cần thiết để xử lý hoàn chỉnh một hóa đơn từ khi nhận đến khi thanh toán. Nhanh hơn, tốt hơn. Cân nhắc đăng ký phần mềm kế toán để hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn của bạn.
- Tỷ lệ lỗi thanh toán hiển thị số lỗi bạn đã thực hiện khi thanh toán. Các nghi vấn thông thường là các khoản thanh toán trùng lặp, số tài khoản và số tiền thanh toán không chính xác, nhưng đây không phải là những vấn đề duy nhất bạn phải đề phòng. Nếu tỷ lệ lỗi thanh toán của bạn cao, có thể có sự cố trong quy trình hoặc nhóm của bạn.
- Các hóa đơn được xử lý mỗi năm cho mỗi nhân viên toàn thời gian (FTE) giúp bạn hiểu những người (hoặc người) xử lý AP của bạn hiệu quả như thế nào. Nếu số lượng hóa đơn được xử lý trên mỗi nhân viên toàn thời gian thấp, bạn có thể muốn xem xét đào tạo mới hoặc xem xét kỹ hơn các thủ tục.
KPI cho các khoản phải thu
Các khoản phải thu (AR) là số tiền nợ doanh nghiệp của bạn. Khi bạn cung cấp một sản phẩm cho khách hàng và họ thanh toán vào một ngày sau đó, bạn mở rộng tín dụng cho họ, điều này làm tăng khoản phải thu của bạn. Các khoản phải thu của bạn giúp bạn theo dõi những gì vẫn còn nợ bạn.
KPI cho các khoản phải thu có thể giúp làm cho các khoản phải thu của bạn hiệu quả hơn bằng cách giảm các tài khoản quá hạn và cải thiện các khoản thu. Dưới đây là năm KPI hàng đầu của chúng tôi cho các khoản phải thu:
- Số ngày bán hàng chưa thanh toán (DSO) là số ngày trung bình để thu các khoản phải thu từ một lần bán hàng. Một con số thấp cho thấy các khoản phải thu đang nhanh chóng được chuyển thành tiền và dòng tiền chảy mạnh. Một con số cao cho thấy rằng khách hàng của bạn đang mua hàng theo hình thức tín dụng và đang chờ thực hiện thanh toán của họ.
- Số ngày quá hạn trung bình (ADD) theo dõi xem khoản thanh toán quá hạn bao lâu. ADD hoạt động bằng cách xem xét ngày đến hạn của một khoản phải thu và khi khoản phải thu đó được thanh toán. Khi số ngày thấp, mọi thứ có vẻ tốt. Nhưng khi số ngày tăng lên, bạn có thể muốn thử một số điều sau:Tiếp xúc với khách hàng thường xuyên hơn, đảm bảo rằng các kỳ vọng về khoản thanh toán là rõ ràng và bảo vệ quyền thanh toán của bạn khi có thể hợp pháp.
- Chỉ số hiệu quả thu thập (CEI) theo dõi mức độ hiệu quả của bạn trong việc giữ lại các khoản thanh toán quá hạn trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn có thể tìm CEI của mình bằng cách tính toán tỷ lệ phần trăm các khoản thanh toán đã thu so với các khoản phải thu có sẵn để thu.
- Tỷ lệ phần trăm tài khoản rủi ro cao có thể giúp bạn an toàn trước số lượng nợ xấu gia tăng. Goldilocks có thể là một hình mẫu tốt cho hành động cân bằng này — không quá nhiều rủi ro, không quá ít. Chỉ cần đúng số lượng.
- Chi phí hoạt động trên mỗi bộ sưu tập theo dõi chi phí bao nhiêu để thu một khoản thanh toán. Tùy thuộc vào chi phí, bạn có thể tìm ra quy trình AR của mình hiệu quả như thế nào. Nếu chi phí cho mỗi bộ sưu tập cao, hãy nghĩ đến các cách để giảm giá — đào tạo mới hoặc thậm chí tự động hóa có thể là một lựa chọn.
