Có thể lần đầu tiên bạn đang nghĩ đến việc mua phần mềm kế toán. Hoặc, cuối cùng bạn đã sẵn sàng chuyển đổi nhà cung cấp phần mềm. Đến một lúc nào đó, bạn có thể băn khoăn không biết lựa chọn phần mềm kế toán như thế nào. Có rất nhiều lựa chọn ngoài kia mà ngay cả khi biết bắt đầu từ đâu để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cũng có thể cảm thấy không thể. Bài viết này sẽ giúp bạn biết cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của mình.
Làm thế nào để chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể khiến bạn quay cuồng. Công ty của bạn có nhu cầu cụ thể. Và với rất nhiều tính năng phần mềm, mức giá, thời hạn cam kết (phí một lần hoặc đăng ký) và mọi thứ khác, thật khó để giữ mọi thứ thẳng thắn.
Để sắp xếp các tùy chọn của bạn, hãy xem xét năm mẹo sau.
Trước khi bắt đầu, bạn nên biết chi phí của phần mềm kế toán khác nhau. Số lượng thường tăng lên theo số lượng các tính năng mà phần mềm cung cấp. Muốn có nhiều tính năng hơn? Bạn có thể phải bỏ thêm một số tiền.
Điều quan trọng là phải hiểu giá cả như thế nào so với các tính năng có sẵn khi chọn phần mềm kế toán. Điều cuối cùng bạn muốn là phần mềm được định giá quá cao với hàng loạt tính năng mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng. Kiểm tra và xem liệu phần mềm có cung cấp bản dùng thử miễn phí hoặc bản demo tự hướng dẫn hay không trước khi mua. Nếu có, bạn sẽ biết các tính năng của phần mềm trước khi thực hiện.
Hãy để ý cách bạn bị tính phí cho phần mềm. Các công ty phần mềm thường có nhiều phương pháp khác nhau để tính phí người dùng. Một số ứng dụng phần mềm được bán với mức phí lớn, một lần. Tùy thuộc vào phần mềm, bạn có thể phải trả thêm chi phí cho các bản cập nhật khi chúng xuất hiện. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ không thể lập kế hoạch trước cho khoản phí mới. Nếu cần cập nhật, bạn sẽ phải trả phí.
Các chương trình phần mềm khác hoạt động theo đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Chúng thường được bán theo gói với cấu trúc định giá theo tầng cho phép bạn chọn chính xác những gì bạn cần. Nếu bạn chọn phần mềm tính phí hàng tháng, hãy biết các điều khoản trước khi đăng ký.
Đảm bảo rằng bạn hiểu hợp đồng của mình — hợp đồng mềm dẻo hay hợp đồng chặt chẽ? Nếu bạn phá vỡ hợp đồng, bạn có thể bị tính phí.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng:coi chừng các khoản phí ẩn hoặc phí bổ sung. Bạn không muốn bị ngạc nhiên bởi các khoản phí bổ sung cho việc tạo hóa đơn, chạy báo cáo, cung cấp thiết lập, dịch vụ khách hàng và lưu trữ dữ liệu.
Nếu bạn giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực cụ thể của mình, không phải kế toán. Bạn không muốn dành cả tuần làm việc để học cách ghi sổ kế toán.
Chắc chắn, bạn có thể không về mặt kỹ thuật là một nhân viên kế toán, nhưng bạn không phải là người mới trong việc quản lý tiền bạc. Bạn đã quản lý tài chính của mình kể từ lần đầu tiên tranh luận về việc bạn có nên phá vỡ con heo đất của mình hay lấp đầy thêm nó hay không.
Như đã nói, phần mềm kế toán đi kèm với tất cả các loại cấp độ kỹ năng khác nhau trong tâm trí. Một số đơn giản và được tạo ra cho những người không cố gắng. Những người khác phù hợp hơn cho kế toán. Cuối cùng, không quan trọng bạn là ai. Bạn nên tìm kiếm phần mềm cung cấp tài nguyên miễn phí và hỗ trợ khách hàng. Bằng cách đó, nếu bạn cần tìm hiểu điều gì đó mới, có một cách dễ dàng để đảm bảo bạn có thông tin phù hợp.
Điều tốt khi có rất nhiều tính năng để lựa chọn là bạn có thể tìm thấy phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của mình như một chiếc găng tay.
Dưới đây là một số tính năng phổ biến mà bạn có thể bắt gặp:
Tất cả chúng ta đều thích một danh sách kiểm tra tốt. Để giúp tổ chức tìm kiếm của bạn, hãy lập danh sách kiểm tra tất cả các tính năng bạn cần. Ưu tiên danh sách từ các tính năng cần thiết nhất đến ít nhất.
Tìm một giải pháp phần mềm hỗ trợ cả nhu cầu hiện tại và nhu cầu trong tương lai. Tìm phần mềm có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn thấy mình định nghĩa một cách lỏng lẻo từ “văn phòng” để bao gồm các quán cà phê, phòng chờ sân bay và nhà hàng yêu thích của mình, bạn có thể muốn xem xét phần mềm kế toán dựa trên đám mây.
Phần mềm dựa trên đám mây lưu trữ thông tin trực tuyến để bạn có thể truy cập chương trình ở bất kỳ đâu với bất kỳ thiết bị nào được kết nối internet. Có rất nhiều ưu điểm ở đây:Bạn không bị ràng buộc vào bàn làm việc và bạn không phải lo lắng về việc mất thông tin kế toán nếu máy tính của bạn gặp sự cố.
Nếu bạn chọn phần mềm máy tính để bàn, bạn nên biết những rủi ro. Máy tính duy nhất đó và ổ cứng của nó trở thành tâm điểm trong tuần làm việc của bạn. Và, phần mềm chỉ có sẵn cho bạn nếu máy tính của bạn ở dạng đầu bảng. Sự cố, hư hỏng do nước và mất điện có thể tàn phá hồ sơ kế toán của bạn.
Bạn có thể có thắc mắc hoặc cần trợ giúp để hiểu phần mềm mới của mình. Và khi thời điểm đó đến, bạn sẽ muốn một nhóm hỗ trợ có thể trợ giúp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chất lượng hỗ trợ khách hàng có kiến thức và dễ nắm bắt sẽ là chìa khóa để chuyển sang phần mềm mới.
Dưới đây là một số câu hỏi cần lưu ý khi nghĩ về hỗ trợ khách hàng:
Trả lời những câu hỏi này rất dễ dàng. Gọi cho nhóm hỗ trợ khách hàng và chỉ cần hỏi họ. Chuẩn bị sẵn một cây bút hoặc bút chì — bạn có thể muốn ghi chú lại. Bạn sẽ có thể nhanh chóng biết được họ có phải là nhóm hỗ trợ khách hàng phù hợp với bạn hay không.
Việc lựa chọn phần mềm kế toán có thể khiến bạn choáng ngợp. May mắn thay, nó không cần phải như vậy! Đọc hướng dẫn miễn phí của chúng tôi, Cách chọn phần mềm kế toán:10 điều cần xem xét , để tìm hiểu việc lựa chọn phần mềm kế toán có thể dễ dàng như thế nào. Bên trong, bạn sẽ tìm hiểu thêm về các tính năng phải có và cách phần mềm phải phù hợp với các phương pháp kế toán của bạn.
Nhận hướng dẫn miễn phí của tôi!Các mục được liệt kê ở trên chỉ là một điểm khởi đầu. Bạn cũng cần xem xét những điều sau:
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 4 tháng 2 năm 2017.