Trong kinh doanh, bạn phải ghi chép các giao dịch của mình vào sổ sách. Sổ kế toán của bạn cung cấp một nơi để bạn xem xét thu nhập và chi phí của doanh nghiệp và xem vị trí tài chính của bạn. Bằng cách giữ cho sổ sách của bạn được ngăn nắp và cập nhật, bạn có thể kiểm soát tài chính của mình và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh. Nhưng trước khi làm được điều đó, bạn cần học cách lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.

Cách lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ:7 bước

Ý nghĩ ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn có vẻ khó khăn. Tuy nhiên, ghi lại các giao dịch không phải là một nhiệm vụ khó khăn. Bạn càng chuẩn bị sổ sách của mình nhiều hơn, việc lưu trữ hồ sơ sẽ dễ dàng hơn.

Để giúp đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ của bạn diễn ra suôn sẻ và sổ sách của bạn ở trạng thái hoàn chỉnh, hãy làm theo bảy bước sau để thiết lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.

1. Chọn phương pháp kế toán

Điều đầu tiên của doanh nghiệp khi thiết lập sổ sách của bạn là chọn một phương pháp kế toán. Dưới đây là các phương pháp kế toán bạn có thể chọn:

• Cơ sở tiền mặt :Phương pháp kế toán ít khó nhất
• Tích lũy :Phương pháp kế toán khó nhất
• Cơ sở tiền mặt đã sửa đổi :Kết hợp giữa tiền mặt dựa trên cơ sở và tích lũy

Kế toán cơ sở tiền mặt không yêu cầu kiến ​​thức kế toán sâu rộng. Với phương pháp này, ghi lại giao dịch khi tiền đổi chủ. Điều đó có nghĩa là bạn ghi lại thu nhập khi bạn nhận được thanh toán. Phương pháp cơ sở tiền mặt chỉ sử dụng các tài khoản tiền mặt (ví dụ:chi phí, thu nhập, v.v.).

Kế toán dồn tích đòi hỏi nhiều kiến ​​thức kế toán nhất và tốn nhiều thời gian hơn đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Với tích lũy, bạn phải ghi nhận thu nhập khi giao dịch của bạn diễn ra, có hoặc không có chuyển tiền. Và ghi lại các khoản chi phí khi bạn được lập hóa đơn. Phương pháp cộng dồn sử dụng các tài khoản nâng cao hơn và cho phép bạn ghi lại các khoản nợ dài hạn.

Kế toán theo cơ sở tiền mặt đã sửa đổi, hay còn gọi là kế toán hỗn hợp, là sự kết hợp giữa kế toán dồn tích và kế toán dựa trên tiền mặt. Giống như phương pháp dựa trên tiền mặt, bạn ghi lại thu nhập khi bạn nhận được và ghi lại một khoản chi phí khi bạn thanh toán. Kế toán cơ sở tiền mặt được sửa đổi sử dụng cả tài khoản tiền mặt và tài khoản dồn tích.

2. Xác định cách bạn sẽ ghi lại các giao dịch

Bạn có kế hoạch ghi lại các giao dịch trong sổ sách của mình như thế nào? Có thể bạn đang cân nhắc:

• Ghi lại các giao dịch bằng tay (ví dụ:bảng tính)
• Thuê một kế toán viên
• Sử dụng phần mềm kế toán

Ghi lại thủ công các giao dịch bằng tay là tùy chọn tốn nhiều thời gian nhất để ghi lại các giao dịch. Tuy nhiên, nó là giải pháp rẻ nhất cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Khi bạn ghi lại các giao dịch bằng tay, hãy hạch toán thủ công từng giao dịch và tính tổng.

Việc thuê một nhân viên kế toán sẽ giải phóng bạn khỏi việc quản lý sổ sách của riêng mình và mắc các lỗi kế toán thông thường. Đây là lựa chọn tốn ít thời gian nhất nhưng cũng tốn kém nhất. Nếu bạn thuê một kế toán, họ sẽ soạn báo cáo tài chính và tính tổng cho bạn.

Phần mềm kế toán là tốt nhất của cả hai thế giới khi nói đến độ khó và chi phí. Phần mềm kế toán là một lựa chọn tốt nếu bạn muốn hợp lý hóa các quy trình kế toán và tiết kiệm thời gian mà không phải trả giá bằng việc để một kế toán viên làm mọi thứ cho bạn. Chưa kể, bạn không phải lo lắng về việc tự tính tổng vì phần mềm sẽ xử lý nó cho bạn.

3. Thiết lập biểu đồ tài khoản

Biểu đồ tài khoản, hay COA, liệt kê tất cả các tài khoản trong báo cáo tài chính của bạn và chia tiền của bạn thành các danh mục nhất định. COA cho bạn biết tất cả số tiền đi vào hoạt động kinh doanh của bạn cũng như tất cả số tiền đi ra ngoài.

Biểu đồ tài khoản của bạn bao gồm năm phần sau:

• Nội dung
• Nợ phải trả
• Vốn chủ sở hữu
• Doanh thu
• Chi phí

Để chia nhỏ các tài khoản hơn nữa, bạn có thể sử dụng các tài khoản phụ (ví dụ:Bán sản phẩm) để tổ chức các giao dịch. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể thêm các tài khoản phụ khác vào COA của mình.

4. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Kết hợp các quỹ cá nhân và kinh doanh là một điều tối kỵ. Để tránh những sai sót trong kế toán, hồ sơ thuế không chính xác và bội chi, hãy mở một tài khoản ngân hàng riêng để kinh doanh.

Việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp không chỉ giúp bạn giữ cho hồ sơ của mình được ngăn nắp mà còn có thể tạo ra một lộ trình kiểm toán rõ ràng cho công ty của bạn.

Để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, bạn thường cần các thông tin sau:

• Số an sinh xã hội
• Số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN)
• Tên doanh nghiệp
• Giấy phép kinh doanh
• Tổ chức tài liệu (ví dụ:các bài báo về tổ chức)

Kiểm tra với tổ chức ngân hàng của bạn để biết bạn cần cung cấp tài liệu gì để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

5. Xác định cách doanh nghiệp của bạn sẽ được thanh toán

Doanh nghiệp của bạn không thể phát triển nếu khách hàng không trả tiền cho bạn. Để đảm bảo bạn được thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, hãy thiết lập chính sách thanh toán cho khách hàng rõ ràng.

Xác định loại thanh toán bạn sẽ chấp nhận từ khách hàng của mình. Điều này có thể bao gồm:

• Tiền mặt
• Kiểm tra
• Thẻ tín dụng
• Thanh toán bằng ví di động

Nếu bạn bán hàng cho khách hàng theo hình thức tín dụng, bạn sẽ cần gửi hóa đơn vào một ngày sau đó sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ của mình. Và, xác định các điều khoản thanh toán trên hóa đơn, chẳng hạn như hình thức thanh toán được chấp nhận, khi nào đến hạn thanh toán, nơi gửi thanh toán và phí trả chậm.

6. Ghi chép chi phí

Theo dõi chi phí là một phần quan trọng của kế toán. Nó giúp bạn giữ sách của bạn có thứ tự. Ngoài ra, bạn sẽ cảm ơn bản thân vì đã theo dõi các khoản chi phí đến thời điểm tính thuế.

Khi ghi chép lại các khoản chi tiêu của bạn, hãy nhớ lưu ý những điều sau:

• Biên lai
• Bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hoá đơn
• Hóa đơn
• Séc đã hủy
• Bằng chứng thanh toán
• Các bản khai thuế trước đây
• Biểu mẫu W-2, 1099-MISC và 1099-NEC

Bạn càng lưu giữ nhiều tài liệu trong hồ sơ, thì công việc kinh doanh và sách của bạn sẽ càng tốt hơn.

7. Lên lịch và đặt lời nhắc

Điều cuối cùng bạn muốn làm là ngừng ghi lại các giao dịch trong sổ sách của mình. Việc để các giao dịch chồng chất có thể dẫn đến hồ sơ vô tổ chức, sai sót và rất nhiều căng thẳng không cần thiết.

Để đơn giản hóa trách nhiệm ghi sổ kế toán của bạn, hãy tạo và tuân thủ lịch biểu hoặc chu trình kế toán. Lịch biểu của bạn bắt đầu với số dư tài khoản ban đầu và kết thúc khi bạn đóng sách.

Viết ra các bước cho lịch trình hoặc chu trình của bạn và dành thời gian cho mỗi tuần, tháng, v.v. để xem qua chúng và cập nhật hồ sơ của bạn. Để tiến thêm một bước nữa, hãy cân nhắc đặt lời nhắc cho chính mình để bạn biết khi nào mình cần thực hiện chu kỳ và cập nhật sách của mình.

Mẹo để giữ sách của bạn ngăn nắp

Nếu bạn muốn sổ kế toán doanh nghiệp của mình chính xác, hãy giữ chúng có tổ chức và cập nhật.

Không phải là người có tổ chức nhất? Đừng lo lắng. Sử dụng các mẹo sau để giữ cho sách của bạn luôn ở trạng thái đẹp nhất:

1. Có hiểu biết cơ bản về kế toán trước khi ghi các giao dịch vào sổ sách của bạn
2. Tận dụng lợi thế của phần mềm kế toán để hợp lý hóa các quy trình
3. Giữ tài chính cá nhân và kinh doanh riêng biệt
4. Theo dõi tất cả các giao dịch càng sớm càng tốt hoặc thường xuyên (ví dụ:một lần mỗi tuần)
5. Tìm cách tổ chức biên lai kế toán và các tài liệu khác
6. Xem lại sách của bạn thường xuyên để luôn cập nhật về tình hình tài chính
7. Đừng trì hoãn việc ghi lại các giao dịch đến phút cuối cùng

Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu là ngày 14 tháng 2 năm 2017.