Sau khi quyết định sắp xếp hợp lý các quy trình kinh doanh của bạn với phần mềm kế toán, bạn có thể tự hỏi, Bây giờ thì sao? Bạn cần biết cách sử dụng phần mềm kế toán để có được tất cả những lợi ích tuyệt vời từ nó.
Bước đầu tiên trong việc sử dụng phần mềm kế toán là chọn cái nào bạn muốn. Mặc dù không phải tất cả các phần mềm kế toán đều giống nhau, nhưng có những tính năng cơ bản bạn cần hiểu. Đọc tiếp để tìm hiểu cách sử dụng phần mềm kế toán.
Điều đầu tiên trước tiên — bạn cần chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Xác định các tính năng, khả năng truy cập và khả năng sử dụng mà bạn muốn phần mềm của mình có.
Dưới đây là một số chức năng cơ bản của phần mềm kế toán:
Theo dõi chi phí và thu nhập, xử lý hóa đơn và truy cập các biểu mẫu thuế IRS là tất cả các chức năng cần thiết trong phần mềm kế toán. Tại sao những thứ này lại quan trọng, chúng có tác dụng gì và bạn sử dụng chúng như thế nào?
Một trong những lý do chính mà các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán là để duy trì tổ chức và truy cập các hồ sơ tài chính. Hãy xem cách sử dụng các chức năng khác nhau trong phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán là một công cụ tuyệt vời để sử dụng cho việc lưu trữ thông tin hóa đơn. Bạn có thể tạo và phân phối hóa đơn cho những khách hàng nợ tiền của bạn. Và, bạn có thể nhập hóa đơn của nhà cung cấp khi bạn nợ tiền.
Để tạo hóa đơn, bạn sẽ nhập các thông tin như tên khách hàng, số và ngày hóa đơn, ngày đến hạn, sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, số lượng, giá cả và tài khoản. Bạn có thể in và gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc gửi qua email cho khách hàng của mình. Các hóa đơn đóng vai trò như hồ sơ cho số tiền nợ bạn.
Khi nhận được hóa đơn, bạn phải nhập hóa đơn đó vào phần mềm. Điều này cung cấp cho bạn hồ sơ về người bạn nợ tiền và giúp bạn thanh toán hóa đơn dễ dàng hơn.
Thông thường, bạn sẽ nhập thông tin như tên của nhà cung cấp, số hóa đơn và ngày, ngày đến hạn, tài khoản, số tiền và mô tả.
Phần mềm kế toán của bạn cho phép bạn theo dõi chi phí và thu nhập. Khi bạn thực hiện hoặc nhận thanh toán, phần mềm kế toán của bạn sẽ hiển thị cho bạn số dư mới về số tiền bạn nợ và số tiền bạn phải trả.
Để có hồ sơ tài chính chính xác, bạn cần biết các khoản chi phí mà bạn nợ và thu nhập còn nợ bạn. Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích, phần mềm của bạn phải có các tài khoản phải thu và tài khoản phải trả dễ sử dụng.
Sử dụng hóa đơn của nhà cung cấp cho phép bạn theo dõi số tiền bạn có trong chi phí. Khi bạn có danh sách các nhà cung cấp khác nhau mà bạn nợ tiền, bạn có thể xem các báo cáo hóa đơn chưa thanh toán để đánh giá chi phí kinh doanh của mình.
Bạn có thể theo dõi số tiền bạn có thu nhập bằng số lượng hóa đơn khách hàng chưa thanh toán. Sau khi tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn về số tiền doanh nghiệp của bạn đã kiếm được.
Phần mềm kế toán cung cấp cho bạn khả năng thanh toán dễ dàng. Bởi vì hóa đơn của bạn được lưu trong phần mềm của bạn, bạn biết bạn nợ mỗi nhà cung cấp bao nhiêu. Điều này đơn giản hóa quá trình thanh toán.
Chọn nhà cung cấp bạn muốn thanh toán, ngày, số tiền thanh toán và tài khoản. Sau đó, in séc. Điều này tự động hóa quy trình cho bạn, do đó bạn không cần phải viết tay séc. Và, bạn biết chính xác số tiền bạn nợ mà không cần tham khảo hóa đơn hoặc ghi chú bằng giấy.
Sử dụng phần mềm kế toán cho phép bạn truy cập tức thì vào các báo cáo tài chính của mình. Bạn có thể xem báo cáo thu nhập (lãi và lỗ) và bảng cân đối kế toán trong phần mềm của mình. Chỉ cần chọn ngày của khoảng thời gian bạn muốn xem.
Miễn là phần mềm của bạn đang theo dõi thu nhập và chi phí của công ty bạn, nó sẽ tạo báo cáo cho bạn. Bạn sẽ không cần phải tự mình đưa ra tuyên bố.
Lưu trữ các báo cáo tài chính trong phần mềm của bạn ngăn ngừa việc mất hồ sơ. Các tệp giấy có thể dễ bị hỏng hoặc bị mất, khiến bạn lộn xộn. Với phần mềm kế toán trực tuyến, thông tin của bạn được bảo mật. Nếu doanh nghiệp của bạn được kiểm toán, bạn có thể truy cập nhanh vào hồ sơ của mình.
Một tác vụ hữu ích khác của phần mềm kế toán là khả năng tạo và in Biểu mẫu 1099 và 1096.
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thuê các nhà thầu độc lập theo thời gian. Khi làm như vậy, bạn cần phải nộp Biểu mẫu 1099-MISC, Thu nhập khác và Biểu mẫu 1096, Tóm tắt hàng năm và chuyển Bản trả lại thông tin Hoa Kỳ.
Giả sử bạn đã thuê một nhà thầu độc lập mà bạn đã trả 1.250 đô la. Để tạo Biểu mẫu 1099, hãy nhập tên, địa chỉ và số nhận dạng liên bang của bạn vào phần mềm. Sau đó, nhập tên, địa chỉ và số nhận dạng của người nhận. Bạn sẽ đánh dấu số tiền bạn đã trả (1.250 đô la).
Sau khi điền thông tin và tạo Biểu mẫu 1099 và Biểu mẫu 1096, bạn sẽ in và gửi chúng cho các bên thích hợp.
Nếu bạn không có quyền truy cập vào biểu mẫu thuế IRS trong phần mềm kế toán của mình, bạn cần đặt hàng chúng từ IRS và đợi nó gửi biểu mẫu đến doanh nghiệp của bạn.
Để ghi lại hóa đơn, hãy nhập thông tin hóa đơn của nhà cung cấp và tạo hóa đơn của khách hàng trong phần mềm của bạn.
Để theo dõi chi phí và thu nhập, hãy sử dụng danh sách hóa đơn của bạn. Và, ghi lại khi bạn nhận được một khoản thanh toán cũng như khi bạn thực hiện một khoản thanh toán.
Bạn có thể thanh toán và in séc từ phần mềm.
Để xem báo cáo tài chính, hãy nhập khoảng thời gian bạn muốn xem và chạy báo cáo trong hệ thống.
Tạo và in Biểu mẫu 1099 và 1096 trong phần mềm của bạn bằng cách nhập doanh nghiệp của bạn và thông tin của người nhận.
Tìm kiếm một hệ thống phần mềm có đường cong học tập nhỏ. Nhìn chung, việc sử dụng phần mềm kế toán không có gì khó khăn. Nó sẽ đơn giản hóa quy trình cho doanh nghiệp của bạn, không làm bạn mất thêm thời gian.
Nếu bạn muốn có thể truy cập hệ thống của mình mọi lúc, mọi nơi, bạn cần phần mềm kế toán đám mây hơn là phần mềm máy tính để bàn. Với đám mây, bạn có thể truy cập tài khoản của mình miễn là bạn có kết nối internet.
Khi lựa chọn phần mềm kế toán, hãy đảm bảo rằng nó có các tính năng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Thực hiện một số nghiên cứu, tận dụng các bản dùng thử miễn phí và sở hữu một phần mềm dễ sử dụng, rẻ tiền và tiết kiệm thời gian.
Bạn đã sẵn sàng sử dụng phần mềm kế toán chưa? Kế toán trực tuyến của Patriot đủ đơn giản cho những người không phải kế toán và đủ mạnh cho những người làm kế toán. Dễ dàng xử lý các trách nhiệm kế toán của bạn trong phần mềm. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!