Thực tế là, các chủ doanh nghiệp nên biết một chút về kế toán. Và đúng vậy, thuê một chuyên gia kế toán là một trợ giúp to lớn. Nhưng, còn dòng tiền hàng ngày của doanh nghiệp bạn thì sao? Điều gì về lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn, nhập dữ liệu và các nhiệm vụ kế toán khác? Đó là nơi phần mềm kế toán có thể trợ giúp. Vậy, phần mềm kế toán hoạt động như thế nào?

Phần mềm kế toán hoạt động như thế nào?

Trước khi chúng ta có thể đi sâu vào trả lời Phần mềm kế toán hoạt động như thế nào? , chúng ta cần nói về nó là gì. Phần mềm kế toán là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài chính của mình.

Có hai loại phần mềm kế toán:phần mềm kế toán đám mây và phần mềm máy tính để bàn. Phần mềm kế toán đám mây là phần mềm chạy trên nền tảng internet mà bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Phần mềm kế toán máy tính để bàn là một chương trình bạn tải xuống máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn. Với phần mềm máy tính để bàn, bạn thường bị hạn chế chỉ sử dụng thiết bị mà bạn đã tải xuống chương trình.

Vậy, kế toán đám mây hoạt động như thế nào? Nó đi kèm với các tính năng cho phép bạn xử lý dữ liệu tài chính và các tác vụ khác. Ví dụ:doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để:

• Ghi lại các giao dịch
• Tải xuống báo cáo tài chính và báo cáo
• Quản lý thông tin khách hàng và thanh toán
• Tạo và gửi hóa đơn
• Chia sẻ báo cáo và thông tin tài chính với kế toán viên
• Nộp thuế kinh doanh

Là một công cụ, phần mềm kế toán cho phép chủ sở hữu công ty quản lý chính xác tài chính của họ để giúp ngăn ngừa sai sót. Như một phần thưởng, nó cũng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Sử dụng phần mềm kế toán

Một lần nữa, bạn có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ với phần mềm kế toán. Hầu hết phần mềm đi kèm với nhiều tính năng mà bạn có thể sử dụng để hợp lý hóa công việc kinh doanh của mình và giúp quản lý sách của bạn dễ dàng hơn một chút. Dưới đây là một số tính năng và chức năng phổ biến của phần mềm kế toán:

1. Ghi lại các giao dịch: Các giao dịch trong kế toán có phạm vi rộng. Với phần mềm, bạn có thể nhập tất cả các giao dịch của mình để theo dõi từng giao dịch mua, chi phí, doanh thu và hơn thế nữa.
2. Tạo báo cáo tài chính và báo cáo : Sử dụng các giao dịch bạn ghi lại trong phần mềm của mình, bạn có thể tạo và phân tích các báo cáo khác nhau để tạo ra một bức tranh rõ ràng về sức khỏe tài chính của bạn. Và, bạn có thể sử dụng các báo cáo để tạo ý tưởng về cách tiếp tục (ví dụ:tạo ngân sách kinh doanh).
3. Quản lý khách hàng: Khi bạn xây dựng cơ sở khách hàng, điều quan trọng là phải theo dõi các hóa đơn khác nhau và hóa đơn chưa thanh toán. Với phần mềm kế toán, bạn có thể xem nhiều thông tin khác nhau về khách hàng của mình (ví dụ:số dư quá hạn).
4. Tạo và gửi hóa đơn: Lập hóa đơn là một phần quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp. Nhanh chóng tạo hóa đơn thống nhất với một vài cú nhấp chuột của một nút cho phép bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Với một số phần mềm, bạn thậm chí có thể tự động hóa quy trình lập hóa đơn để gửi hóa đơn mới vào những khoảng thời gian đã định, tùy thuộc vào lý do (ví dụ:quá hạn hoặc ba tháng một lần).
5. Cộng tác với kế toán của bạn: Kế toán có thể giúp bạn phân tích và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm được quản lý tốt cho phép bạn tạo ra nhiều loại báo cáo để trợ giúp kế toán của bạn trong các nhiệm vụ tài chính của họ. Và, bạn có thể dành ít thời gian hơn để xem xét biên nhận và các tài liệu khác nếu bạn sắp xếp mọi thứ ở một nơi.
6. Nộp thuế kinh doanh: Thuế là bắt buộc. Vì vậy, bạn phải sẵn sàng chuẩn bị và nộp hồ sơ mỗi quý và cuối năm. Bằng cách sử dụng phần mềm, bạn có thể xác định dữ liệu cần thiết để nhập vào biểu mẫu thuế của mình. Và, hầu hết các phần mềm cũng tự động tính thuế bán hàng hoặc cho phép bạn thêm thuế suất bán hàng. Phần thưởng là bạn có thể chuyển thông tin cho kế toán của mình để chuẩn bị các biểu mẫu cho bạn (tiết kiệm thời gian và tiền bạc!).

Xin nhắc lại, phần mềm kế toán của bạn chỉ chính xác khi bạn nhập dữ liệu. Vì vậy, hãy xem xét báo cáo tài chính của bạn thường xuyên (ví dụ:mỗi tháng một lần) để đảm bảo tính chính xác.

Các đặc điểm chung của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng có một số yếu tố chung mà chủ doanh nghiệp cần. Hầu hết các phần mềm kế toán sử dụng phương pháp ghi sổ kép, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn hiểu những kiến ​​thức cơ bản trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm.

Hãy tìm các tính năng này khi chọn phần mềm kế toán:

• Khả năng báo cáo mạnh mẽ (ví dụ:báo cáo thu nhập)
• Xử lý hóa đơn
• Thanh toán hóa đơn
• 1099 Gửi e-mail
• Nhập tài khoản ngân hàng
• Tạo và theo dõi khách hàng

Một điều khác cần kiểm tra trước khi chọn một chương trình phần mềm là hỗ trợ khách hàng. Xét cho cùng, hầu hết các chủ doanh nghiệp không phải là kế toán, do đó, sự hỗ trợ khách hàng mạnh mẽ có thể rất quan trọng.

Và nếu bạn cần khả năng truy cập thông tin của mình mọi lúc, mọi nơi, hãy cân nhắc lựa chọn phần mềm kế toán đám mây thay vì phiên bản dành cho máy tính để bàn. Phần mềm kế toán đám mây sử dụng Internet để lưu trữ an toàn thông tin được mã hóa trên đám mây để bạn có thể truy cập vào tài khoản của mình ngay cả khi bạn không ở văn phòng.

Bạn muốn xem phần mềm kế toán từng đoạt giải thưởng của chúng tôi hoạt động như thế nào? Thực hiện một bản trình diễn tự hướng dẫn, không bắt buộc.

Ví dụ về việc sử dụng phần mềm kế toán

Bây giờ bạn đã biết các tính năng và chức năng của phần mềm kế toán, hãy cùng xem một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng nó trong doanh nghiệp của mình.

Doanh nghiệp của bạn có bốn hóa đơn định kỳ mà bạn theo dõi trong phần mềm của mình:

• Tiện ích
• Thuê
• Thanh toán khoản vay
• Bảo hiểm cho doanh nghiệp nhỏ

Để theo dõi các hóa đơn của mình, bạn nhập các khoản thanh toán vào phần mềm và gán chúng cho các tài khoản áp dụng. Bạn có thể theo dõi số tiền bạn đang chi tiêu cho các hóa đơn của mình và đánh giá xem bạn có cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không.

Ngoài chi phí của bạn, bạn cũng có bốn khách hàng mà bạn lập hóa đơn mỗi tháng cho các dịch vụ. Bạn nhập thông tin của từng khách hàng và tạo hóa đơn định kỳ cho từng khách hàng. Phần mềm tự động tạo và gửi hóa đơn mới cho khách hàng vào ngày bạn chọn. Và, bạn thêm lời nhắc thanh toán trong 30 ngày quá hạn để đảm bảo rằng mỗi khách hàng sẽ nhận được thông báo nếu họ không thanh toán.

Vào cuối quý, kế toán của bạn yêu cầu bạn cung cấp các thông tin sau để lập báo cáo thuế:

• Báo cáo thu nhập (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ)
• Bảng cân đối
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Vì phần mềm có chứa các báo cáo tài chính này nên bạn có thể dễ dàng tải về và gửi cho kế toán của mình.

Khi cuối năm đến gần, bạn ngồi lại với kế toán của mình để chuẩn bị một ngân sách mới cho năm sắp tới. Bạn cần lấy các báo cáo như:

• Các khoản phải thu
• Các khoản phải trả
• Báo cáo lãi lỗ
• Bảng cân đối
• Số dư đầu kỳ

Một lần nữa, phần mềm kế toán của bạn có tất cả các báo cáo bạn cần. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng thu thập các báo cáo tài chính và sử dụng chúng để đánh giá ngân sách của mình cho năm mới.