Khi bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ, bạn cần tạo một bản ghi về giao dịch. Tùy trường hợp, bạn sẽ đưa cho khách hàng hóa đơn hoặc biên lai. Sự khác biệt giữa hóa đơn và biên lai là gì? Hiểu sự khác biệt giữa hóa đơn và biên lai để tránh nhầm lẫn.
Cả hóa đơn và phiếu thu đều là giấy hoặc phiếu điện tử ghi chi tiết các giao dịch mua hàng. Hóa đơn và biên lai không thể hoán đổi cho nhau. Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán trong khi biên lai là bằng chứng thanh toán. Khách hàng nhận được hóa đơn trước khi họ thanh toán cho một sản phẩm hoặc dịch vụ và nhận được biên lai sau khi họ thanh toán.
Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng trước khi nhận tiền thanh toán sẽ gửi hóa đơn. Hóa đơn là hóa đơn được gửi cho khách hàng sau khi họ đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hóa đơn là yêu cầu thanh toán. Bạn có thể gửi biên nhận qua email hoặc thư. Hoặc, bạn có thể giao chúng tận tay.
Bạn sẽ không lập hóa đơn cho mọi khách hàng. Hóa đơn được sử dụng cho những khách hàng:
Hóa đơn là một bản ghi chi tiết giao dịch. Nó bao gồm thông tin như ngày tạo hóa đơn, điều khoản thanh toán hóa đơn và tổng số tiền đến hạn. Và, hóa đơn cung cấp thông tin liên hệ của cả người bán và người mua, như tên, địa chỉ và số điện thoại.
Hóa đơn nhắc nhở khách hàng rằng họ nợ tiền doanh nghiệp của bạn. Chúng rất quan trọng để tăng tốc dòng tiền, đảm bảo bạn được thanh toán và lưu giữ hồ sơ tài chính cho doanh nghiệp của bạn.
Bạn bán máy giặt và máy sấy cho khách hàng. Bạn sẽ giao máy giặt và máy sấy sau hai tuần. Khoản thanh toán của họ sẽ không đến hạn cho đến khi họ nhận được máy giặt và máy sấy. Đưa cho khách hàng một hóa đơn để cho biết họ nợ bao nhiêu.
Biên lai đóng vai trò như bằng chứng của một giao dịch. Bạn cung cấp cho khách hàng biên nhận sau khi họ đã thanh toán cho một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Biên lai bao gồm thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán, như giá cả, số lượng, chiết khấu và thuế. Họ cũng cung cấp thông tin về phương thức thanh toán, số tiền đã được thanh toán và thông tin chi tiết về người bán.
Trong nhiều trường hợp, khách hàng cần có biên lai nếu muốn mua hàng trả lại hoặc đổi sản phẩm. Vì biên nhận hiển thị các sản phẩm và giá cả nên bạn có thể xác minh khách hàng đã mua (các) mặt hàng từ doanh nghiệp của bạn. Phần lớn, bạn nên cung cấp cho khách hàng biên lai cho mỗi giao dịch.
Nhiều doanh nghiệp có chính sách đổi trả nói rằng khách hàng phải có biên nhận mới được trả lại sản phẩm. Bạn phải quyết định loại chính sách hoàn trả mà bạn muốn. Dưới đây là một số ví dụ về chính sách hoàn trả:
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần giữ các bản sao biên lai của khách hàng vì chúng đóng vai trò như hồ sơ. Và, giữ tất cả các biên nhận bạn nhận được từ các nhà cung cấp. Các tài liệu hỗ trợ này đảm bảo rằng sổ sách kế toán của bạn là chính xác. Và, bạn cần hồ sơ nếu bạn được kiểm toán. Lưu trữ biên lai kinh doanh trong ít nhất ba năm.
Bạn bán quần áo cho một khách hàng. Họ thanh toán cho bạn bằng tiền mặt tại điểm bán hàng.Bạn cần đưa cho họ biên lai kể từ khi bạn bán hàng và chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt. Một tuần sau, khách hàng trả lại một trong những chiếc áo sơ mi mà họ đã mua. Vì họ có biên lai nên bạn có thể xác minh giao dịch mua và đổi áo thành tiền mặt.
Vậy, sự khác biệt chính giữa hóa đơn và biên lai là gì?
Khách hàng nhận hóa đơn cũng sẽ nhận được biên lai khi thanh toán. Tuy nhiên, khách hàng thanh toán tại điểm bán hàng sẽ không nhận được hóa đơn.
Tìm kiếm một cách dễ dàng để xử lý hóa đơn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn tạo và theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán. Bằng cách đó, bạn có thể tăng tốc dòng tiền tại doanh nghiệp nhỏ của mình. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!