Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, việc thiết lập sổ sách kế toán và duy trì hồ sơ chính xác là điều cần thiết. Để làm cho điều đó xảy ra, bạn cần phải làm quen với các khoản phải trả và các khoản phải thu. Cả hai bút toán kế toán đều là một phần của phương pháp ghi sổ kế toán kép, nhưng sự khác biệt giữa các khoản phải trả và các khoản phải thu là gì?
Các khoản phải trả và các khoản phải thu là các bút toán sổ cái tổng hợp mà bạn ghi lại nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích. Cả hai tài khoản được ghi nhận khi doanh thu và chi phí phát sinh, không phải khi quy đổi tiền mặt. Tạo một mục phải thu tài khoản khi bạn cung cấp tín dụng cho khách hàng của mình. Thực hiện một mục tài khoản phải trả khi bạn mua một thứ gì đó theo hình thức tín dụng.
Vì các khoản phải trả và các khoản phải thu yêu cầu ghi sổ kế toán kép, bạn sẽ cần tạo các khoản ghi nợ và ghi có cho mỗi tài khoản. Điều đó giúp bạn cân bằng sổ sách của mình.
Vậy sự khác biệt chính xác giữa các khoản phải trả và các khoản phải thu là gì?
Khoản phải trả (AP, các khoản phải trả) là số tiền bạn nợ nhà cung cấp. Khoản phải trả là một khoản nợ phải trả vì bạn vẫn cần phải trả khoản đó.
Nếu bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức tín dụng, bạn sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp của mình. Hóa đơn cho bạn biết số tiền bạn nợ hoặc các khoản phải trả của bạn. Và, hóa đơn cho biết bạn nợ tiền cho ai cũng như ngày đến hạn. Vì hóa đơn thường yêu cầu thanh toán trong một khoảng thời gian ngắn, nên các khoản phải trả là nợ hiện tại (ngắn hạn).
Để theo dõi khoản nợ phải trả, hãy ghi lại số tiền là khoản phải trả trong sổ kế toán của bạn. Nợ phải trả được tăng lên theo các khoản tín dụng và giảm theo các khoản ghi nợ.
Khi bạn nhận được hóa đơn, số tiền bạn nợ tăng lên (khoản phải trả). Vì các khoản nợ phải trả được tăng lên theo các khoản tín dụng, bạn sẽ ghi có vào các khoản phải trả. Và, bạn cần bù đắp mục nhập bằng cách ghi nợ vào tài khoản khác.
Khi bạn thanh toán hết hóa đơn, số tiền bạn nợ sẽ giảm đi (khoản phải trả). Vì các khoản nợ phải trả được giảm theo các khoản ghi nợ, bạn sẽ ghi nợ các khoản phải trả. Và, bạn cần ghi có vào tài khoản tiền mặt của mình để thể hiện sự sụt giảm tài sản.
Hãy xem các mục khoản phải trả hoạt động như thế nào. Đây là cách sổ cái của doanh nghiệp nhỏ của bạn trông như thế nào khi bạn mua hàng tồn kho.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Khoảng không quảng cáo | Tiền cung ứng cho Công ty ABC | 1.500 | |
| Tài khoản phải trả | 1.500 |
Bây giờ, đây là mục nhập tài khoản phải trả của bạn sẽ trông như thế nào khi bạn trả hết nợ.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Tài khoản phải trả | Thanh toán cho Công ty ABC đối với vật tư | 1.500 | |
| Tiền mặt | 1.500 |
Các khoản phải thu là số tiền doanh nghiệp của bạn nợ. Nó là một tài sản vì nó là tiền bạn sẽ nhận được.
Nếu bạn mở rộng tín dụng cho khách hàng, bạn sẽ có các khoản phải thu. Khi bạn bán một hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng không thu tiền ngay lập tức, bạn vẫn cần phải ghi lại giao dịch. Vì bạn mong đợi nhận được khoản thanh toán ngay trong tương lai nên các khoản phải thu là tài sản lưu động.
Để theo dõi tài sản, hãy ghi lại số tiền như một khoản phải thu trong sổ kế toán của bạn. Tài sản được tăng theo ghi nợ và giảm theo tín dụng.
Khi bạn bán một món hàng cho khách hàng mà không nhận được tiền, số tiền bạn nợ sẽ tăng lên. Điều đó có nghĩa là bạn phải ghi nợ các khoản phải thu của mình. Và, bạn sẽ cần phải ghi có vào một tài khoản khác, chẳng hạn như hàng tồn kho, để cho thấy bạn có hàng hóa giảm.
Khi khách hàng thanh toán cho bạn, số tiền nợ bạn sẽ giảm đi, do đó bạn sẽ ghi có vào tài khoản phải thu của mình. Và, bạn sẽ ghi nợ vào tài khoản tiền mặt của mình vì bạn có nhiều tiền hơn.
Khi bạn bán hàng nhưng không thu được tiền thanh toán, bạn cần phải thực hiện một mục nhập cho biết số tiền bạn nợ. Đây là cách sổ cái của bạn sẽ trông như thế nào.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Các khoản phải thu | Tiền Công ty XYZ nợ bạn về vật tư | 1.500 | |
| Khoảng không quảng cáo | 1.500 |
Bây giờ, hãy xem các mục nhập của bạn trông như thế nào khi bạn nhận được thanh toán. Bạn cần tạo các mục nhập mới phản ánh số tiền tăng lên và số tiền nợ bạn giảm đi.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Tiền mặt | Thanh toán của Công ty XYZ | 1.500 | |
| Các khoản phải thu | 1.500 |
Bạn có thể không nhận được thanh toán từ khách hàng. Bạn sẽ cần tạo mục nhập thứ hai khác một chút so với khi bạn nhận thanh toán.
Bạn cần đảo ngược khoản phải thu của mình vì bạn sẽ không được thanh toán. Tiền không được trả cho bạn được coi là một khoản nợ khó đòi. Chi phí nợ khó đòi là một tài khoản chi phí không dùng tiền mặt cho thấy khoản lỗ của bạn. Bạn sẽ cần ghi nợ tài khoản chi phí của mình vì chi phí tăng lên khi ghi nợ. Và, bạn sẽ ghi có vào tài khoản phải thu của mình để cho thấy bạn không còn mong đợi một khoản thanh toán nào nữa.
Nếu bạn gặp phải một khoản nợ khó đòi, mục nhập thứ hai của bạn sẽ giống như sau:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| X / XX / XXXX | Chi phí Nợ khó đòi | Thiếu khoản thanh toán của Công ty XYZ | 1.500 | |
| Các khoản phải thu | 1.500 |
Bạn vẫn sẽ giảm các khoản phải thu của mình, nhưng bạn sẽ không thu được tiền mặt. Thay vào đó, bạn sẽ tăng chi phí nợ khó đòi. Trong một số trường hợp, bạn có thể được giảm nghĩa vụ thuế khi xóa nợ khó đòi.
Tóm lại, bạn cần biết sự khác biệt giữa bút toán các khoản phải trả và các khoản phải thu.
Các khoản phải trả là:
Các khoản phải thu là:
Việc tạo các mục tài khoản phải thu và tài khoản phải trả sẽ cập nhật sổ sách kế toán của bạn và theo dõi tiền đến và tiền đi của bạn.
Theo dõi các giao dịch của doanh nghiệp nhỏ của bạn không phải là một vấn đề phức tạp. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp bạn dễ dàng ghi lại tiền đến và tiền đi. Được tạo cho những người không phải là kế toán, phần mềm của chúng tôi cho phép bạn quay trở lại làm những gì bạn yêu thích. Hãy thử nó cho miễn phí ngay hôm nay!