Đôi khi, bạn không có tất cả thông tin cần thiết cho kế toán. Các chi tiết bị thiếu hoặc không chính xác có thể làm hỏng nỗ lực ghi sổ của bạn, nhưng bạn cần phải ghi lại mọi giao dịch. Sử dụng tài khoản tạm ngưng khi bạn không chắc chắn nơi ghi các mục nhập sổ cái.
Tài khoản tạm ngưng là tài khoản mà bạn ghi lại các giao dịch chưa được phân loại. Tài khoản tạm thời giữ các mục nhập trong khi bạn quyết định cách bạn sẽ phân loại chúng. Tài khoản tạm ngưng cũng có thể giữ thông tin về sự khác biệt khi bạn thu thập thêm dữ liệu.
Khi bạn mở một tài khoản tạm ngưng kế toán, giao dịch được coi là tạm ngừng. Bạn có thể mở một tài khoản ngân hàng để giữ tiền cho các tài khoản tạm ngưng. Điều này giữ cho các giao dịch chưa được phân loại tách biệt với các giao dịch đã phân loại.
Trong kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, hầu hết các tài khoản tạm ngưng được xóa một cách thường xuyên. Để được xóa, tài khoản phải có số dư bằng không. Di chuyển các mục nhập tài khoản tạm ngưng vào tài khoản được chỉ định của chúng để làm cho số dư tạm ngưng bằng không.
Cuối cùng, bạn phân bổ các mục nhập trong tài khoản tạm ngưng cho một tài khoản vĩnh viễn. Không có khoảng thời gian tiêu chuẩn để xóa tài khoản tạm ngưng. Hầu hết các doanh nghiệp xóa tài khoản tạm ngưng của họ hàng tháng hoặc hàng quý.
Tài khoản tạm ngưng là một tài khoản giữ được tìm thấy trong sổ cái. Tùy thuộc vào giao dịch được đề cập, tài khoản tạm ngưng có thể là tài sản hoặc nợ phải trả.
Nếu đó là một tài sản được đề cập, thì tài khoản tạm ngưng là tài sản hiện tại vì nó giữ các khoản thanh toán liên quan đến các khoản phải thu. Tài khoản tạm ngưng cũng có thể là một khoản nợ phải trả nếu tài khoản đó chứa các khoản phải trả mà bạn không biết cách phân loại.
Có một số tình huống để giữ một mục nhập trong một tài khoản bị treo. Hãy xem các trường hợp sau.
Số dư thử nghiệm là số dư cuối kỳ của một tài khoản mà bạn tính toán vào cuối kỳ kế toán. Khi ghi nợ và ghi có không khớp, hãy giữ khoản chênh lệch trong tài khoản tạm ngưng cho đến khi bạn sửa lại.
Nếu các khoản tín dụng trong số dư dùng thử lớn hơn các khoản ghi nợ, hãy ghi lại khoản chênh lệch dưới dạng ghi nợ. Nếu khoản ghi nợ lớn hơn khoản tín dụng, hãy ghi lại khoản chênh lệch dưới dạng tín dụng.
Liệt kê tài khoản tạm ngưng trong "Tài sản khác" trên bảng cân đối thử nghiệm của bạn. Sau khi bạn sửa chữa, hãy đóng tài khoản tạm ngưng để nó không còn là một phần của số dư dùng thử.
Bạn có thể nhận được một phần thanh toán từ khách hàng và không chắc chắn về hóa đơn mà họ đang thanh toán. Giữ khoản thanh toán một phần trong tài khoản tạm ngưng cho đến khi bạn liên hệ với khách hàng. Khi bạn phát hiện ra hóa đơn, hãy đóng tài khoản tạm ngưng và chuyển số tiền vào đúng tài khoản.
Bạn có thể nhận được một khoản thanh toán nhưng không chắc khách hàng nào đã trả tiền cho bạn. Nếu bạn không biết ai đã thực hiện thanh toán, hãy xem các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng và tìm hóa đơn nào khớp với số tiền thanh toán. Liên hệ với khách hàng để xác minh rằng đó là khoản thanh toán của họ và đúng hóa đơn.
Sử dụng tài khoản tạm ngưng khi bạn mua tài sản cố định theo kế hoạch thanh toán nhưng không nhận được tài sản đó cho đến khi bạn thanh toán hết. Sau khi bạn thực hiện thanh toán cuối cùng và nhận được mặt hàng, hãy đóng tài khoản tạm ngưng và mở một tài khoản tài sản riêng.
Bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, không phải kế toán. Đôi khi, bạn có thể không biết cách phân loại giao dịch. Nếu bạn không chắc chắn về nơi nhập giao dịch, hãy mở tài khoản tạm ngưng và nói chuyện với kế toán của bạn.
Mục đích của việc tạm ngưng các mục tài khoản là để tạm thời giữ các giao dịch chưa được phân loại. Mở tài khoản tạm ngừng khi bạn cần sử dụng. Đóng tài khoản sau khi chuyển mục nhập vào đúng tài khoản vĩnh viễn.
Đối với các mục nhật ký tài khoản tạm ngưng, hãy mở một tài khoản tạm ngưng trong sổ cái chung của bạn. Nhập toàn bộ số tiền được đề cập. Định dạng của các mục nhập tài khoản tạm ngưng sẽ là tín dụng hoặc ghi nợ. Ngoài ra, hãy nhập số tiền tương tự với một mục nhập ngược lại trong tài khoản khác.
Khi bạn nhận được thông tin mình cần, hãy đảo ngược mục nhập tài khoản tạm ngưng và thực hiện mục nhập vào tài khoản vĩnh viễn. Thao tác này sẽ đóng tài khoản tạm ngưng và đăng giao dịch vào đúng tài khoản.
Hãy xem các ví dụ về mục nhập nhật ký tài khoản hồi hộp này.
Bạn nhận được một phần thanh toán $ 50 từ một khách hàng.
Mở tài khoản hồi hộp. Ghi có $ 50 vào tài khoản tạm ngưng. Ghi nợ tài khoản tiền mặt với số tiền tương tự.
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tài khoản Tạm ngưng | 50 | |
| Tiền mặt | 50 |
Khi bạn nhận được thanh toán đầy đủ từ khách hàng, hãy ghi nợ $ 50 vào tài khoản tạm ngưng. Ngoài ra, các tài khoản tín dụng phải thu với số tiền tương tự. Thao tác này sẽ đóng tài khoản tạm ngưng và chuyển khoản thanh toán đến đúng tài khoản.
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tài khoản Tạm ngưng | 50 | |
| Khoản phải thu | 50 |
Một nhà cung cấp lập hóa đơn cho bạn 1.000 đô la dịch vụ. Bạn có thể không chắc chắn về bộ phận kinh doanh của mình sẽ tính phí, vì vậy bạn đặt số tiền vào tài khoản tạm ngưng.
Đầu tiên, hãy mở một tài khoản hồi hộp. Sau đó, ghi nợ tài khoản tạm ngưng và tài khoản ghi có phải trả.
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tài khoản Tạm ngưng | 1.000 | |
| Tài khoản phải trả | 1.000 |
Sau đó, bạn quyết định lập hóa đơn cho tài khoản vật tư của bộ phận mua hàng. Để đóng tài khoản tạm ngưng, ghi có vào tài khoản tạm ngưng và ghi nợ tài khoản vật tư cho bộ phận mua hàng.
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tài khoản Tạm ngưng | 1.000 | |
| Nguồn cung cấp - Phòng thu hàng | 1.000 |
Các tài khoản tạm thời giúp bạn sắp xếp sổ sách kế toán của mình. Chúng đảm bảo rằng bạn hạch toán chính xác tất cả các giao dịch trong sổ sách của mình.
Khi bạn ghi lại các giao dịch không chắc chắn trong tài khoản vĩnh viễn, bạn có thể có số dư không chính xác. Tài khoản bị treo giúp bạn tránh ghi nhầm các giao dịch vào tài khoản. Bạn cũng tránh được việc không ghi lại giao dịch vì thiếu thông tin.
Cần một cách đơn giản để giữ các tài khoản doanh nghiệp nhỏ của bạn có tổ chức? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho những người không phải là kế toán viên. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.