Nếu không có doanh số bán hàng, lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp bạn sẽ bị phủ định. Nhưng nếu khách hàng hoàn lại tiền sau khi bạn bán hàng, bạn có thể phải trả thêm tiền. Gian lận khoản bồi hoàn là một rắc rối mà không ai muốn đối phó, nhưng nó có thể xảy ra khi bạn sở hữu một doanh nghiệp Thương mại điện tử.

Khoản bồi hoàn thẻ tín dụng là gì?

Hãy tưởng tượng bạn là một khách hàng đặt hàng từ một doanh nghiệp trực tuyến mà bạn chưa bao giờ nghe nói đến. Bạn mua một thứ gì đó và doanh nghiệp tính phí vào thẻ tín dụng của bạn, nhưng bạn không bao giờ nhận được món hàng đó. Bạn đã bị lừa. Sau khi liên hệ với ngân hàng của bạn, bạn có cảm giác hy vọng. Ngân hàng sẽ phát hành khoản bồi hoàn, lấy lại tiền của bạn từ doanh nghiệp.

Khoản bồi hoàn là khi ngân hàng hoặc nhà cung cấp thẻ tín dụng yêu cầu người bán hoàn lại tiền cho chủ thẻ tín dụng.

Mục đích ban đầu của khoản bồi hoàn thẻ tín dụng là để bảo vệ khách hàng chống lại các doanh nghiệp gian lận, tin tặc và những kẻ gian lận khác, những người sẽ sử dụng thông tin thẻ tín dụng để thực hiện các giao dịch mua bất hợp pháp. Người tiêu dùng có thể yêu cầu bồi hoàn nếu họ bị tính sai số tiền, không bao giờ nhận được gói hàng của họ hoặc có ai đó đặt hàng bất hợp pháp bằng thẻ tín dụng của họ.

Quy trình bồi hoàn thẻ tín dụng

Chủ thẻ có thể tranh chấp một khoản phí bằng cách liên hệ với ngân hàng của họ. Ngân hàng xem xét đơn khiếu nại và quyết định có phát hành khoản bồi hoàn hay không. Nếu họ quyết định chống lại khách hàng, quá trình bồi hoàn sẽ kết thúc. Nếu ngân hàng của chủ thẻ đồng ý rằng họ đã làm sai, khách hàng sẽ nhận được tiền hoàn lại ngay lập tức.

Sau khi khách hàng được hoàn lại tiền, ngân hàng sẽ làm việc để lấy tiền từ doanh nghiệp. Ngân hàng liên hệ với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải trả phí bồi hoàn ngoài số tiền bồi hoàn, có thể dao động từ $ 20 - $ 100. Doanh nghiệp có thể đồng ý hoặc họ có thể đưa ra tranh chấp về khoản bồi hoàn. Nếu doanh nghiệp tranh chấp khoản bồi hoàn, họ cần đưa ra bằng chứng cho thấy họ không có lỗi.

Nếu doanh nghiệp đưa ra đủ bằng chứng cho thấy khoản phí này là hợp pháp và ngân hàng đứng về phía họ, số tiền sẽ lại được lấy ra khỏi tài khoản của chủ thẻ. Bằng chứng có thể bao gồm xác minh vận chuyển hoặc tin nhắn trao đổi giữa khách hàng và doanh nghiệp. Ngay cả khi doanh nghiệp thắng, họ thường vẫn phải trả phí bồi hoàn.

Gian lận khoản bồi hoàn

Mặc dù quy trình bồi hoàn được tạo ra để bảo vệ người tiêu dùng trung thực, nhưng những kẻ gian lận có thể sử dụng biện pháp bảo vệ bồi hoàn để có lợi cho họ bằng cách thực hiện hành vi gian lận trả lại.

Gian lận bồi hoàn, hoặc gian lận thân thiện, là khi khách hàng nhận được một sản phẩm và nói rằng họ chưa bao giờ nhận được sản phẩm đó. Bằng cách đó, khách hàng giữ sản phẩm và nhận lại tiền của họ. Đây có thể là một loại gian lận dễ dàng đối với khách hàng vì một số người bán chọn bỏ qua rắc rối khi tranh chấp quy trình bồi hoàn và hoàn lại tiền.

Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đặc biệt dễ bị lừa đảo. Các doanh nghiệp nhỏ gặp phải tỷ lệ trường hợp gian lận lớn nhất. Theo Hiệp hội các nhà kiểm tra gian lận được chứng nhận, 28,8% các trường hợp gian lận nói chung ảnh hưởng đến các doanh nghiệp nhỏ có 100 nhân viên trở xuống.

Các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại gian lận trở lại. Nhưng gian lận bồi hoàn thường là duy nhất đối với các doanh nghiệp trực tuyến. Lừa đảo thân thiện có thể tàn phá các doanh nghiệp nhỏ vì:

• Bạn làm mất sản phẩm
• Bạn mất tiền bán hàng
• Bạn phải trả một khoản phí bồi hoàn bổ sung

Khoản bồi hoàn có thể dẫn đến việc hàng tồn kho bị thu hẹp và giảm lợi nhuận, vì vậy điều quan trọng là phải ngăn chặn và tranh chấp gian lận. Nếu bạn phải đối mặt với quá nhiều khoản bồi hoàn, người bán thẻ tín dụng có thể làm mất khả năng chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng của bạn.

Ngăn chặn khoản bồi hoàn

Để giúp ngăn chặn kế hoạch bồi hoàn, bạn cần lưu giữ hồ sơ chính xác về tất cả các lần bán hàng của mình. Và, hãy đảm bảo rằng bạn nhận được xác minh vận chuyển và bảo hiểm. Bạn cũng nên lưu lại lịch sử khách hàng của mình để giúp bạn phát hiện những cá nhân không trung thực.

Một số khách hàng yêu cầu khoản bồi hoàn vì họ không hiểu đầy đủ về chính sách hoàn trả cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Đảm bảo rằng bạn có thể tiếp cận được với khách hàng để họ có thể liên hệ với bạn với các yêu cầu trả lại và hoàn tiền thay vì đến thẳng ngân hàng của họ.

Kế toán khoản bồi hoàn

Khi bạn gặp phải khoản bồi hoàn, cho dù đó là gian lận hay do nhầm lẫn trung thực, bạn cần cập nhật sách của mình. Bạn cần đảo ngược mục nhập ban đầu của mình để sổ sách kế toán phản ánh đúng số tiền bạn có tại doanh nghiệp của mình.

Giả sử bạn bán được 150 đô la. Bạn ghi nợ tài khoản tiền mặt và ghi có vào tài khoản hàng tồn kho của bạn. Đây là mục nhập nhật ký ban đầu của bạn sẽ trông như thế nào:

Sau khi gửi sản phẩm, ngân hàng của khách hàng sẽ thông báo cho bạn rằng có khoản bồi hoàn. Bạn không tranh chấp khoản bồi hoàn, vì vậy bạn cần hoàn lại tiền bán hàng. Bạn cần ghi nợ chi phí nợ khó đòi và ghi có vào tài khoản tiền mặt của mình. Mục nhập nhật ký hoàn lại tiền của bạn có thể trông giống như sau:

Bây giờ, tài khoản của bạn là chính xác. Bạn cũng sẽ cần phải thực hiện một mục bổ sung cho khoản phí bồi hoàn. Mục nhập có thể trông giống như sau:

Cập nhật sổ sách kế toán của bạn là điều cần thiết để kinh doanh hợp pháp, lành mạnh. Tuy nhiên, nó không phải là một rắc rối. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn dễ dàng theo dõi chi phí và thu nhập của mình. Dùng thử miễn phí ngay bây giờ!