Lập ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ cho phép bạn lập kế hoạch tài chính của mình, chuẩn bị cho những thất bại và dự đoán khả năng sinh lời. Không có một loại ngân sách tiêu chuẩn nào mà bạn có thể thực hiện. Bạn có thể quyết định sử dụng ngân sách luân phiên thay vì ngân sách truyền thống.
Trước khi tạo ngân sách luân phiên, bạn cần hiểu rõ về ngân sách đó. Và, hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm của việc sử dụng một công cụ để dự báo doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Ngân sách luân phiên, còn được gọi là ngân sách liên tục hoặc dự báo luân phiên, thay đổi liên tục trong năm. Khi một tháng kết thúc, hãy thêm một tháng khác vào cuối ngân sách. Ví dụ:ngân sách của bạn bao gồm tháng 1 đến tháng 12 năm 2018. Khi tháng 1 năm 2018 kết thúc, bạn có thể thêm tháng 1 năm 2019.
Mỗi lần tạo báo cáo tài chính, bạn có thể cập nhật dự báo luân phiên để có những con số cập nhật. Điều này giúp bạn trình bày chính xác hơn về tình hình tài chính sắp tới của công ty bạn.
Ngân sách luân chuyển được tổ chức giống như các tài liệu lập ngân sách truyền thống. Ngân sách luân phiên chứa thông tin về doanh thu, chi phí (chi phí cố định và biến đổi) và lợi nhuận của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ thay đổi các dự đoán về doanh thu và chi phí của mình bằng cách sử dụng các con số hiện tại của mình.
Giả sử bạn đã dự đoán doanh nghiệp của mình sẽ kiếm được 50.000 đô la trong tháng 1, nhưng thực tế bạn chỉ kiếm được 35.000 đô la. Bạn phải cập nhật ngân sách luân phiên của mình để loại bỏ tháng Giêng, thêm dự báo tháng Giêng của năm sau và giảm tổng dự báo của mình xuống số tiền thích hợp.
Bạn có thể tạo ngân sách luân phiên của mình bằng bảng tính hoặc sổ ghi chép. Sử dụng bảng tính sẽ cho phép bạn dễ dàng thực hiện các chỉnh sửa và cập nhật.
Nhiều chủ doanh nghiệp tạo một biểu đồ để tổ chức ngân sách của họ. Phân tách ngân sách luân phiên của bạn theo tháng. Và, tạo các phần cho doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Bao gồm các mục hàng cho từng chi phí và loại thu nhập. Thêm hoặc xóa các mục khi cần thiết.
Dưới đây là một ví dụ về cách bạn có thể thiết lập ngân sách luân phiên của mình:
Khi năm trôi qua, bạn sẽ xóa các tháng đã trôi qua. Sau đó, bạn sẽ thêm chúng vào cuối.
Mặc dù có nhiều mặt tích cực của việc sử dụng ngân sách luân chuyển, nhưng cũng có những mặt tiêu cực. Sử dụng những ưu điểm và nhược điểm sau để giúp bạn quyết định xem ngân sách luân chuyển có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.
Có nhiều ưu điểm khi sử dụng ngân sách luân phiên.
Báo cáo tài chính của bạn cung cấp cho bạn sự trình bày chính xác hơn về tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn. Với ngân sách luân phiên, bạn có thể sử dụng thông tin đó để tạo ngân sách thực tế hơn.
Ngân sách đóng một vai trò lớn trong việc ra quyết định. Ngân sách luân chuyển có thể giúp bạn tránh chi tiêu nhiều hơn số tiền bạn có, ngăn doanh nghiệp của bạn tạo ra dòng tiền âm.
Ngân sách luân chuyển cũng tính đến các khoản chi bất ngờ. Khi phát sinh một khoản chi bất ngờ, bạn có thể phân bổ vốn để bù đắp khoản lỗ. Đưa ra các cách để giảm các chi phí khác vào tháng sau hoặc làm việc để tăng doanh thu kinh doanh của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh của mình để đạt được các mục tiêu tài chính.
Ngân sách truyền thống nhanh chóng trở nên không chính xác vì không có cách nào để dự đoán tài chính của doanh nghiệp bạn. Nhưng với ngân sách luân chuyển, doanh nghiệp của bạn không phải tụt lại phía sau.
Ngân sách luân chuyển cũng cung cấp cho bạn dự báo vĩnh viễn trong 12 tháng, điều này có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho năm sắp tới.
Ngân sách luân chuyển không dành cho mọi doanh nghiệp.
Sử dụng ngân sách luân chuyển có thể dẫn đến việc một doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào việc phân bổ lại vốn. Điều này có thể cản trở doanh nghiệp của bạn đạt được các mục tiêu tài chính dài hạn.
Tạo ngân sách luân phiên cũng tốn thời gian. Thay vì ngồi xuống mỗi năm một lần và dự báo doanh thu và chi phí của doanh nghiệp, bạn cần lập ngân sách mỗi tháng. Một số doanh nghiệp có thể không có thời gian để làm việc này, đặc biệt là trong những mùa bận rộn.
Theo dõi tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn bằng phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot. Phần mềm của Patriot giúp bạn dễ dàng theo dõi thu nhập và chi phí, đơn giản hóa quy trình lập ngân sách. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!