Không có chủ doanh nghiệp nào thích bị ràng buộc vì tiền mặt, nhưng việc quản lý dòng tiền không tốt lại xảy ra. Gần một nửa (42%) chủ doanh nghiệp nhỏ báo cáo rằng việc xử lý dòng tiền là một thách thức. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát quỹ kinh doanh nhỏ của mình, hãy xem các mẹo quản lý tiền trong bài viết này.
Quản lý tiền là quá trình xử lý tài chính của doanh nghiệp bạn thông qua lập ngân sách, thiết lập mục tiêu, theo dõi chi phí và thu nhập cũng như đầu tư.
Với một kế hoạch quản lý tiền hợp lý, bạn có thể tránh những giai đoạn dòng tiền âm và đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang đi đúng hướng để thu được lợi nhuận.
Không quản lý tiền một cách khôn ngoan có thể dẫn đến các vấn đề như thanh toán chậm, hết tiền và không thu được các khoản phải thu của bạn.
Để giữ cho hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bạn cần có đủ tiền để trang trải các chi phí. Hãy áp dụng chín mẹo này để học cách quản lý tiền trong một doanh nghiệp nhỏ một cách hiệu quả.
Nếu bạn không biết khi nào các hóa đơn của mình đến hạn, chẳng hạn như tài khoản phải trả, thanh toán khoản vay kinh doanh hoặc thanh toán thẻ tín dụng, bạn có thể không có đủ tiền mặt. Chưa kể, việc không biết khi nào các hóa đơn đến hạn thanh toán có thể khiến bạn phải trả các khoản phí trả chậm hoặc lãi suất cộng thêm, giảm tín dụng kinh doanh của bạn và làm mất mối quan hệ với người cho vay và nhà cung cấp.
Để tránh bị lỡ thanh toán hóa đơn, hãy cập nhật thời hạn của bạn. Ghi lại thời điểm các khoản thanh toán đến hạn và đặt lời nhắc để bạn không bị chậm lại. Viết đúng ngày đến hạn trên lịch giấy, điện thoại hoặc máy tính và lên lịch thanh toán nhất quán.
Bạn có biết mình tiêu bao nhiêu tiền mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng không? Nếu bạn không theo dõi chi tiêu, bạn có thể tích lũy các hóa đơn mà bạn không cần. Và, việc không theo dõi chi tiêu có thể dẫn đến bội chi và sử dụng sai quỹ.
Nhiều chủ doanh nghiệp có nhiều tài khoản, chẳng hạn như tài khoản séc, tài khoản tiết kiệm và tài khoản thẻ tín dụng. Đảm bảo rằng bạn biết số tiền bạn rút hoặc chi tiêu từ mỗi tài khoản để luôn cập nhật số dư tài khoản.
Bạn có thể dễ dàng sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp, thẻ ghi nợ hoặc séc để trang trải các chi phí nhỏ. Một chút bữa trưa cho nhân viên ở đây, một máy pha cà phê mới cho phòng nghỉ ở đó… Nhưng những chi phí nhỏ cộng lại. Nếu bạn không theo dõi chi tiêu của mình, bạn có thể nhận được một hóa đơn lớn mà bạn không chuẩn bị cho.
Khi theo dõi chi tiêu, bạn cũng nên tính đến các khoản kiểm tra chưa được rửa sạch. Khi bạn viết séc, người nhận không cần phải trả ngay. Nếu bạn quên theo dõi chi tiêu, bạn có thể nhận được tài khoản thấu chi và phí thấu chi.
Theo dõi chi phí của bạn bằng cách quản lý sổ sách kế toán của bạn. Bạn có thể sử dụng một phần mềm đơn giản để ghi lại các giao dịch kế toán. Khi có nhật ký chi tiêu, bạn có thể dễ dàng theo dõi chi tiêu.
Nếu bạn cung cấp tín dụng cho khách hàng, bạn biết rõ rằng bạn có thể không nhận được tiền cho hàng hóa đã bán hoặc dịch vụ được cung cấp cho đến ngày đến hạn hoặc hơn thế nữa. Sau một tuần hoặc một tháng, có thể dễ dàng quên các khoản phải thu. Nhưng nếu bạn muốn quản lý tiền tốt hơn, bạn phải nhớ các khoản tiền còn nợ doanh nghiệp của bạn và theo đuổi các khoản thanh toán.
Để giúp bạn ghi nhớ các khoản phải thu, hãy ghi chúng vào sổ sách của bạn. Tạo một bản tóm tắt các khoản phải thu để theo dõi tổng các khoản phải thu. Bản tóm tắt tài khoản phải thu cho bạn biết những khách hàng nào nợ tiền doanh nghiệp của bạn, số tiền đến hạn, những khách hàng nào đã quá hạn và tổng các khoản phải thu của bạn.
Mặc dù theo dõi các khoản phải thu của bạn là điều cần thiết để quản lý tiền thông minh, nhưng việc nhận các khoản thanh toán thậm chí còn quan trọng hơn. Bạn có thể theo đuổi các khoản thanh toán bằng cách gửi hóa đơn và thông báo trễ cho khách hàng. Và nếu doanh nghiệp của bạn cần tiền sớm hơn ngày đến hạn, bạn có thể cung cấp chiết khấu thanh toán sớm.
Bạn có một tài khoản ngân hàng riêng để kinh doanh? Ngay cả khi bạn không bắt buộc phải tách quỹ kinh doanh và quỹ cá nhân, làm như vậy là rất quan trọng đối với việc quản lý tiền. Ngoài ra, bảng sao kê ngân hàng của doanh nghiệp rất hữu ích để theo dõi khả năng sinh lời, điều chỉnh sổ sách của bạn và theo dõi chi tiêu.
Việc trộn lẫn các quỹ cá nhân và kinh doanh của bạn có thể dẫn đến việc ghi chép vô tổ chức, dẫn đến bội chi và bỏ lỡ các cơ hội tăng trưởng.
Khi bạn kết hợp các quỹ, việc theo dõi các quỹ kinh doanh đã rút và đã ký gửi trở nên khó khăn, khiến việc theo dõi tiền đến và tiền đi trở nên khó khăn.
Nếu quỹ kinh doanh và quỹ cá nhân của bạn nằm trong một tài khoản, bạn có thể dễ bị chuyển vào quỹ kinh doanh của mình cho các chi phí cá nhân hoặc ngược lại.
Để tránh trường hợp dòng tiền thấp, hãy sắp xếp thời gian mua hàng của bạn. Đừng mua hàng không cần thiết cho đến khi bạn đã thanh toán các hóa đơn của mình. Và, hãy đợi cho đến khi bạn có đủ tiền mặt để trang trải các chi phí mới.
Bạn cũng có thể tính thời gian mua hàng của mình để giảm nghĩa vụ thuế. Trước khi kết thúc năm, bạn có thể cân nhắc mua các mặt hàng được khấu trừ thuế (ví dụ:vật tư) để có thể yêu cầu chúng trên tờ khai thuế của mình.
Dành thời gian để tạo và theo kịp ngân sách kinh doanh nhỏ có thể đơn giản hóa cách bạn quản lý tiền bạc. Ngân sách giúp bạn đặt mục tiêu chi phí và doanh thu.
Ngân sách của bạn bao gồm các chi phí cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn. Khi bạn biết mình có thể chi tiêu bao nhiêu, bạn có thể dễ dàng quản lý tiền chi tiêu của mình hơn.
Ngân sách cũng dự báo mức doanh thu mà doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được. Nếu bạn thấy rằng doanh thu của mình thấp hơn ngân sách, hãy tìm cách cắt giảm chi phí và tăng thu nhập.
Bạn có đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho, chỉ để nó bám đầy bụi trong phòng lưu trữ của bạn? Hoặc bạn liên tục hết hàng theo nhu cầu khiến bạn quay lưng với khách hàng? Cải thiện cách bạn quản lý khoảng không quảng cáo có thể giúp bạn quản lý tiền trong doanh nghiệp nhỏ của mình.
Theo dõi lượng hàng tồn kho mà bạn có trong doanh nghiệp của mình để tránh vượt qua ranh giới giữa việc có quá nhiều hàng tồn kho và không có đủ. Ghi lại các giao dịch mua và bán hàng tồn kho vào sổ sách của bạn và dành thời gian theo dõi số lượng bạn có trong tay trước khi đặt hàng thêm.
Hai mẹo quản lý tiền rất đơn giản nhưng có thể khó thực hiện:giảm chi phí và tăng thu nhập. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc quản lý quỹ kinh doanh, hãy tìm cách cắt giảm chi phí và tăng doanh thu.
Bạn có biết cách kiểm soát chi phí trong công ty? Để cắt giảm chi phí, trước tiên hãy phân tích chi phí của bạn. Bằng cách xem xét các khu vực và số tiền chi phí hiện tại, bạn có thể thu hẹp quy mô và loại bỏ sự rườm rà. Bạn cũng có thể giảm chi phí bằng cách mua sắm xung quanh các nhà cung cấp mới.
Bạn có thể tăng doanh thu bằng cách giảm giá, quảng bá sản phẩm thông qua tiếp thị qua email hoặc quảng cáo trên mạng xã hội, thêm sản phẩm mới để bán và thiết lập các chương trình giới thiệu bạn bè và khách hàng thân thiết cho các doanh nghiệp nhỏ.
Áp dụng các mẹo quản lý tiền vào thực tế có thể cải thiện đáng kể việc quản lý dòng tiền. Nhưng đôi khi, điều không mong muốn xảy ra và bạn cần phải trang trải một khoản chi phí khẩn cấp.
Giữ một khoản dự trữ tiền mặt cho doanh nghiệp nhỏ để giúp bạn quản lý tiền khi gặp khó khăn. Bạn có thể bắt đầu dự trữ tiền mặt bằng cách mở một tài khoản tiết kiệm kinh doanh. Đảm bảo thường xuyên gửi vào quỹ dự trữ tiền mặt của bạn.
Nếu bạn muốn đơn giản hóa việc quản lý tiền bạc, hãy cập nhật sổ sách kế toán. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cung cấp cho bạn một cách đơn giản và hợp lý để theo dõi tiền đến và tiền đi, theo dõi các khoản phải thu, gửi hóa đơn, v.v. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!