Với tư cách là người bán, bạn chuẩn bị hóa đơn yêu cầu thanh toán từ những khách hàng mua hàng theo hình thức tín dụng. Và với tư cách là người mua, bạn cũng có thể cần tạo một số tài liệu, chẳng hạn như đơn đặt hàng (PO). Đơn đặt hàng là gì?
Đọc tiếp để tìm hiểu chi tiết và đầu ra của các đơn đặt hàng, cách tạo chúng và sự khác biệt giữa hóa đơn và PO.
Đơn đặt hàng là một tài liệu mà người mua sử dụng để đặt hàng với người bán hoặc nhà cung cấp. POs trình bày chi tiết dữ liệu mua hàng cần thiết như thông tin liên hệ, ngày tháng, thông tin sản phẩm và các điều khoản và điều kiện. Nói chung, đơn đặt hàng là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý sau khi người bán chấp nhận thỏa thuận.
Nếu bạn cần mua khoảng không quảng cáo của doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể truyền đạt những gì bạn muốn bằng cách tạo một PO. Bạn nên tạo một bản sao của PO mà bạn tạo và lưu nó vào hồ sơ của bạn.
Mặt khác, bạn có thể nhận được PO từ khách hàng của bạn, người mua. Khi bạn nhận được PO, hãy chuẩn bị các sản phẩm được yêu cầu để giao hàng hoặc nhận hàng, liên hệ với khách hàng và lập hóa đơn cho họ. Giữ các đơn đặt hàng đã nhận để làm hồ sơ của bạn và ghi lại quy trình.
Nhiều người nhầm lẫn giữa đơn mua hàng với hóa đơn. Tuy nhiên, hiểu được sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là chìa khóa để hoàn thành các biểu mẫu phù hợp. Vậy, hóa đơn là gì?
Một hóa đơn là một hóa đơn. Người mua tạo PO để yêu cầu sản phẩm từ người bán. Người bán tạo hóa đơn để yêu cầu người mua thanh toán.
Sử dụng hình ảnh trực quan này để xem PO và hóa đơn hoạt động cùng nhau như thế nào trong quy trình đặt hàng:
Là người mua, bạn cần biết những thông tin cần đưa vào PO.
Định dạng đơn đặt hàng có thể khác nhau, nhưng bạn phải bao gồm thông tin tiêu chuẩn sau:
Sản phẩm, số lượng và giá cả: Liệt kê thông tin về các sản phẩm bạn muốn mua. Bao gồm số lượng mỗi sản phẩm bạn muốn, cũng như giá của mỗi đơn vị.
Tổng giá: Cộng giá của các sản phẩm bạn đang đặt hàng và liệt kê tổng giá ở dưới cùng.
Ngày: Điều này có thể rõ ràng, nhưng bạn phải bao gồm ngày chuẩn bị PO.
Số đơn đặt hàng: Đánh số các PO của bạn để cả bạn và người bán có thể theo dõi chúng.
Thông tin liên hệ của người mua: Liệt kê thông tin liên hệ như tên, công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn.
Thông tin liên hệ của người bán: Liệt kê tên người bán, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.
Chi tiết giao hàng: Hầu hết người bán vận chuyển sản phẩm sau khi nhận được đơn đặt hàng. Bao gồm nơi bạn muốn người bán giao hàng cho bạn. Hoặc, chỉ định nếu bạn muốn nhận đơn đặt hàng của mình.
Điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng: Phần này của PO là rất cần thiết. Chỉ định các điều khoản mà người bán phải đáp ứng để PO có tính ràng buộc pháp lý. Bao gồm các điều khoản và điều kiện như giá cả, lịch trình giao hàng (khi bạn dự kiến nhận được đơn đặt hàng) và ngày đến hạn thanh toán.
Đây là ví dụ về PO:
Không tạo mục nhật ký khi bạn soạn thảo và gửi PO. Thay vào đó, hãy đợi cho đến khi các điều khoản và điều kiện của bạn được đáp ứng.
Ghi có vào tài khoản phải trả của bạn khi bạn nhận được hóa đơn. Sau khi bạn thanh toán cho đơn đặt hàng của mình, hãy đảo ngược mục nhập nhật ký ban đầu bằng cách ghi nợ vào tài khoản phải trả của bạn.
Nhận PO từ khách hàng sẽ bắt đầu quy trình đặt hàng.
Khi bạn nhận được đơn đặt hàng, hãy chuẩn bị đơn đặt hàng dựa trên các điều khoản và điều kiện.
Nếu bạn giao hàng cho người mua, hãy thông báo cho họ khi bạn nhận được PO. Ngoài ra, hãy cho khách hàng của bạn biết khi bạn gửi đơn đặt hàng. Cân nhắc bao gồm số theo dõi để người mua có thể theo dõi lô hàng trực tuyến.
Sau khi người mua nhận được đơn đặt hàng của họ, bạn có thể chuẩn bị hóa đơn để gửi cho họ.
Giữ PO của người mua trong hồ sơ của bạn. Nếu người mua cho rằng bạn đã không tuân theo các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng hoặc mắc lỗi, bạn có thể tham chiếu PO ban đầu. Và, tạo một bản sao của hóa đơn bạn tạo để lưu trữ. Bằng cách đó, bạn biết khi nào thanh toán của người mua bị trễ.
Vì vậy, khi nào bạn nên cập nhật sổ sách kế toán trong quá trình đặt hàng?
Không tạo mục nhật ký khi bạn nhận được PO. Chỉ tạo mục nhập nhật ký khi bạn giao hàng hoặc khi người mua nhận được chúng (tùy thuộc vào điều khoản và điều kiện PO).
Sau khi gửi đơn đặt hàng, ghi nợ tài khoản phải thu của bạn. Khi bạn nhận được thanh toán từ người mua, hãy ghi có vào tài khoản phải thu của bạn để hoàn nhập sổ nhật ký ban đầu.
Thành công của doanh nghiệp bạn phụ thuộc vào hồ sơ tài chính chính xác. Bạn có biết bao nhiêu tiền vào và ra khỏi công ty nhỏ của bạn không? Với phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot, bạn có thể quản lý sổ sách của mình một cách dễ dàng. Bắt đầu bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay bây giờ!
Thích chúng tôi trên Facebook để nhận thêm thông tin về doanh nghiệp nhỏ! Chúng tôi thích kết bạn mới.