Điều hành một doanh nghiệp có nghĩa là kết hợp nhiều loại báo cáo tài chính, như số dư thử nghiệm và sổ cái chung của công ty bạn. Với rất nhiều báo cáo cần xem qua, bạn có thể tự hỏi mình, Những báo cáo này có nghĩa là gì và tôi sử dụng chúng như thế nào? Hãy xem sự khác biệt giữa sổ cái chung so với số dư thử nghiệm và cách sử dụng các báo cáo để có lợi cho bạn.
Trước khi chúng ta thảo luận về sổ cái chung so với số dư thử nghiệm, bạn cần biết về kế toán bút toán kép. Số dư thử nghiệm và sổ cái tổng hợp của bạn đều sử dụng kế toán bút toán kép.
Kế toán bút toán kép chính xác như âm thanh của nó — ghi chép như nhau các giao dịch trong hai hoặc nhiều tài khoản. Trong kế toán bút toán kép, một khoản ghi có được thực hiện trong ít nhất một tài khoản và một khoản ghi nợ được thực hiện trong ít nhất một tài khoản khác.
Các khoản nợ và tín dụng là các mục bằng nhau nhưng ngược lại trong sổ của bạn. Với kế toán bút toán kép, tổng số ghi có và ghi nợ của bạn phải cân bằng vì mỗi giao dịch có tác động ngang nhau nhưng ngược lại trên ít nhất hai tài khoản.
Bạn đã sẵn sàng tìm hiểu sự khác biệt giữa sổ cái chung và số dư thử nghiệm chưa? Kiểm tra xem hai báo cáo khác nhau như thế nào bên dưới.
Bây giờ bạn đã biết một chút về kế toán bút toán kép, đã đến lúc tìm hiểu tất cả về sổ cái. Vậy, nó là gì?
Sổ cái chính là nền tảng của sổ sách của bạn. Sử dụng sổ cái để sắp xếp và tóm tắt tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn để có được bức tranh rõ ràng về tài chính của bạn. Sổ cái chung của bạn cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các giao dịch trong biểu đồ tài khoản của bạn.
Hãy coi sổ cái chung của bạn như một tủ đựng hồ sơ và tất cả các tài khoản là các thư mục trong tủ. Sổ cái của bạn thường bao gồm các tài khoản chính sau:
Trong sổ cái chung của bạn, tài sản và chi phí nằm ở phía bên trái. Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu nằm ở phía bên phải. Cả hai mặt của sổ cái phải có giá trị bằng nhau để nó cân đối.
Số dư thử nghiệm của bạn là một báo cáo kế toán chứa số dư tài khoản sổ cái chung của bạn trong các cột ghi nợ và ghi có. Sử dụng số dư dùng thử của bạn để đảm bảo rằng các khoản tín dụng và ghi nợ bằng nhau trong mỗi tài khoản.
Hãy nhớ rằng sổ cái chung của bạn giống như một tủ đựng hồ sơ? Vâng, số dư dùng thử của bạn giống như bản ghi nhớ tóm tắt dữ liệu trong tủ hồ sơ của bạn. Bạn chủ yếu sử dụng số dư thử nghiệm của mình làm tổng quan và tóm tắt về sổ cái chung của mình.
Có thể bạn đang nghĩ, Làm cách nào để biết khi nào sử dụng sổ cái chung so với số dư thử nghiệm? Câu hỏi tuyệt vời! Câu trả lời? Nó phụ thuộc vào thông tin bạn cần thu thập.
Bạn có thể sử dụng số dư dùng thử của mình cho:
Sổ cái chung là tốt nhất cho:
Bạn có thể sử dụng cả số dư dùng thử và sổ cái chung của mình cho:
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể sử dụng cả hai báo cáo này một cách hiệu quả? Hãy xem.
Khi xem lại sách của bạn vào cuối tháng, hãy sử dụng số dư dùng thử của bạn. Bảng cân đối thử nghiệm nêu chi tiết thông tin cơ bản cần thiết để thực hiện kiểm tra sức khỏe trên sổ sách của bạn.
Thay vì bị sa lầy bởi những chi tiết nhỏ của sổ cái chung, bạn có thể sử dụng số dư thử nghiệm của mình để biết được nơi bạn thấy tiền vào và ra trong tháng.
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng dự báo. Nhưng nếu bạn làm như vậy, số dư dùng thử của bạn là một nơi tốt để xem xét để xác định xem doanh nghiệp của bạn có đang đi đúng hướng về mặt tài chính hay không.
Dự báo cho phép bạn xem xét hướng chung về tài chính của mình. Từ đó, bạn có thể xác định xem mình có đang đi đúng hướng hay không và thực hiện các điều chỉnh cần thiết (ví dụ:điều chỉnh ngân sách của bạn).
Số dư thử nghiệm của bạn là một báo cáo tốt để dự báo vì bạn chỉ cần một ý tưởng chung về vị trí tài chính của mình.
Kiểm toán có thể là một quá trình căng thẳng. Trong quá trình kiểm toán, bạn phải cung cấp nhiều thông tin để đảm bảo sách của bạn có thứ tự. Thông thường, bạn kéo sổ cái chung của mình trong quá trình kiểm tra định kỳ.
Kế toán hoặc cố vấn tài chính của bạn sử dụng sổ cái chung để điều tra từng tài khoản của bạn trong quá trình kiểm toán. Sổ cái chung của bạn hiển thị tất cả các giao dịch của bạn, bao gồm tất cả các khoản ghi nợ và tín dụng của bạn.
Các ứng dụng cho vay có thể được mở rộng. Chưa kể, các nhà cung cấp khoản vay muốn càng chi tiết càng tốt. Vì lý do đó, sổ cái chung là lựa chọn tốt nhất của bạn khi đăng ký các khoản vay kinh doanh. Một tổ chức tài chính (ví dụ:ngân hàng) sẽ muốn biết bạn đang chi tiêu và kiếm được bao nhiêu tiền để giảm thiểu rủi ro của chính họ.
Sổ cái tổng hợp của bạn cho ngân hàng biết thông tin tài chính mà họ cần để tiếp tục với đơn xin vay.
Báo cáo tài chính dựa trên dữ liệu tài chính thực - không chỉ là phỏng đoán hoặc dự báo. Trong khi số dư thử nghiệm hiển thị đường cơ sở về nơi tiền đến và đi, sổ cái chung cho thấy toàn bộ bức tranh.
Để tạo các báo cáo đầy đủ và chính xác, hãy sử dụng sổ cái chung. Số dư thử nghiệm có thể không chỉ ra rằng tài khoản có vấn đề. Sổ cái chung cho phép bạn xem một bản tóm tắt tài chính hoàn chỉnh và không có gì bị mất cân đối trong sổ sách của bạn.
Lập kế hoạch ngân sách cho năm là một quá trình rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Khi bạn lập kế hoạch ngân sách kinh doanh của mình, tốt nhất là bạn nên xem xét cả số dư dùng thử và sổ cái chung của mình. Tại sao cả hai?
Số dư dùng thử của bạn cung cấp cho bạn tóm tắt nhanh về các tài khoản khác nhau để bạn có thể dễ dàng xem tài khoản nào cần chú ý hơn. Có thể tài khoản doanh thu của bạn đang tốt nhưng tài khoản chi phí của bạn không có nhiều chuyển động. Số dư dùng thử của bạn cho biết bạn có chỗ trống ở đâu và cung cấp cho bạn ý tưởng về ngân sách của bạn có thể trông như thế nào.
Sử dụng sổ cái chung để tìm hiểu sâu hơn về các giao dịch của doanh nghiệp bạn. Với sổ cái chung, bạn có thể thấy tổng thu nhập và chi phí của mình. Và, bạn có thể xác định bất kỳ thay đổi nào bạn cần thực hiện (ví dụ:cắt giảm các chi phí không cần thiết). Sổ cái chung cung cấp cho bạn bức tranh tổng thể về tài chính của doanh nghiệp trước khi bạn tiếp tục với ngân sách của mình.
Đừng chìm đắm trong các báo cáo tài chính của bạn. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn theo dõi tất cả các giao dịch kinh doanh của mình một cách dễ dàng và an toàn. Mang theo số dư dùng thử và sổ cái chung của bạn cho dù doanh nghiệp của bạn đưa bạn đến đâu. Dùng thử miễn phí trong 30 ngày!