Tìm kiếm công việc mới cho doanh nghiệp của bạn thật thú vị. Nhưng gửi một ước tính? Đó có thể là một nguyên nhân cho một lúc hoảng sợ. Những điều cần nói khi gửi ước tính rất quan trọng vì bạn đang bán công việc và kỹ năng của mình cho khách hàng tiềm năng. Đọc thêm về những điều cần nói khi gửi ước tính và cách xác định các chi tiết cần đưa vào.
Các yếu tố cơ bản của ước tính kinh doanh là mô tả công việc, tiến trình, tổng chi phí dự kiến, điều khoản thanh toán và thông tin công ty. Hãy xem xét kỹ hơn từng mục và những gì cần bao gồm.
Ước tính phải là duy nhất cho khách hàng của bạn và nhu cầu của họ. Khi quyết định phải nói gì khi gửi ước tính, hãy xem xét một mẫu. Tại sao? Mẫu có thể giúp bạn có tính nhất quán trên tất cả các ước tính. Ước tính của bạn nên bao gồm mô tả từng dòng về công việc bạn dự kiến thực hiện nếu khách hàng của bạn chấp nhận ước tính của bạn. Hãy rõ ràng và bao gồm tất cả công việc mà khách hàng đã yêu cầu bạn làm cho dự án đã hoàn thành.
Thêm bất kỳ vật liệu nào bạn cần mua và số lượng vật phẩm bạn muốn sử dụng.
Khách hàng của bạn có thể có lịch trình cho công việc của họ, nhưng dòng thời gian của bạn có thể khác. Bao gồm thời gian ước tính sẽ cần để hoàn thành công việc mà bạn đang tạo ước tính. Hãy thực tế và tìm một sân bóng phù hợp với bạn, doanh nghiệp của bạn và với bất kỳ dự án nào khác mà bạn có cùng lúc.
Giá của bạn là một trong những điểm bán hàng lớn nhất cho doanh nghiệp của bạn. Liệt kê chi phí ước tính của tất cả nhân công và vật liệu trong mô tả dự án. Ở đầu hoặc cuối ước tính, hãy bao gồm tổng chi phí công việc ước tính của bạn. Bao gồm bất kỳ chiết khấu hoặc giao dịch trọn gói nào để cho khách hàng biết về bất kỳ khoản tiết kiệm nào mà họ có thể nhận được.
Khi bạn đã tổng hợp các thông tin cần thiết, hãy xác định các điều khoản thanh toán cho khách hàng của bạn. Bạn có mong đợi được thanh toán sau khi hoàn thành công việc không? Khách hàng có nên trả trước không? Hoặc, khách hàng có thể sử dụng một lịch trình thanh toán? Những yếu tố này là quan trọng để xem xét. Tại sao? Bởi vì khách hàng có thể chọn các điều khoản thanh toán tốt nhất để phù hợp với nhu cầu cá nhân của họ.
Bạn cũng có thể cân nhắc giảm giá thanh toán sớm nếu khách hàng thanh toán đầy đủ trước một ngày cụ thể (ví dụ:thanh toán toàn bộ số tiền khi bắt đầu công việc).
Bao gồm cả các khoản phí hoặc tiền phạt trễ hạn trong ước tính.
Bạn có tất cả các chi tiết dự án trong ước tính của bạn không? Hoàn hảo! Bây giờ bạn cần bao gồm thông tin công ty của bạn. Cân nhắc thêm biểu trưng của bạn vào vị trí nào đó nổi bật trên trang (ví dụ:góc trên cùng bên trái) để khách hàng của bạn có thể dễ dàng nhìn thấy ước tính của họ trước mặt họ.
Liệt kê tên, địa chỉ, email và số điện thoại liên hệ để khách hàng không phải tìm kiếm thông tin. Bạn có thể đặt thông tin này dưới logo của bạn (nếu bạn bao gồm nó) hoặc dưới chi tiết dự án.
Mặc dù không cần thiết nhưng việc thêm tuyên bố từ chối trách nhiệm vào ước tính có thể giúp bạn về lâu dài. Hãy xem xét đưa vào một tuyên bố từ chối trách nhiệm đối với ước tính của bạn để cho khách hàng của bạn biết các chi phí được liệt kê là tương đối và có thể thay đổi.
Vì vậy, bây giờ bạn biết những gì bạn cần phải nói trong ước tính của mình. Tuy nhiên, làm thế nào để bạn xác định những yếu tố đó để chúng thực tế và kiếm cho bạn một khoản lợi nhuận?
Email chung là cách tuyệt vời để gửi thông tin đến tất cả khách hàng của bạn (ví dụ:email mã phiếu giảm giá). Nhưng khi bạn gửi một ước tính, việc có một mẫu chung chỉ đi xa hơn. Khách hàng của bạn là duy nhất, vì vậy ngôn ngữ ước tính của bạn nên được tùy chỉnh cho khách hàng. Khi bắt đầu ước tính, hãy nghĩ đến bất kỳ yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến giá của bạn.
Trước khi bắt đầu ước tính, bạn nên:
Giả sử doanh nghiệp của bạn xử lý hợp đồng chung, nhưng bạn cũng cung cấp các dịch vụ về hệ thống ống nước, điện và xây dựng. Bạn có một khách hàng đã sử dụng liên tục các dịch vụ của bạn trong vài năm và họ đang muốn mua một mặt bằng bán lẻ mới. Họ cần giúp cải tạo tòa nhà, vì vậy họ đang tìm kiếm các ước tính cho công việc. Nói gì khi gửi ước tính phụ thuộc vào câu trả lời cho những câu hỏi bạn cần hỏi.
Một số câu hỏi cần đặt ra trước khi bạn ngồi xuống để viết ước tính của mình bao gồm:
Khi bạn nói chuyện với một khách hàng tiềm năng, hãy hỏi ngày hoàn thành. Họ có một thời hạn khó, hay nó linh hoạt hơn?
Một số yếu tố khác cần lưu ý bao gồm:
Nếu bạn là người duy nhất làm việc trong công ty của mình, thì dòng thời gian có thể xác định xem bạn có cần thuê thêm trợ giúp hay không. Trợ giúp bổ sung làm tăng chi phí ước tính của bạn.
Mọi người đều thích một hợp đồng tốt. Tuy nhiên, giảm giá chỉ tốt cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn vẫn thấy lợi nhuận. Thời gian và kỹ năng của bạn là tài sản quý giá cho công ty của bạn, vì vậy đừng bán rẻ bản thân. Nếu bạn quyết định giảm giá cho khách hàng mới hoặc khách hàng hiện tại, hãy nhớ rằng mức giá của bạn vẫn khiến bạn kiếm tiền.
Một lần nữa, hãy nhớ trình bày rõ ràng bất kỳ ưu đãi hoặc chiết khấu nào bạn cung cấp cho khách hàng của mình trên ước tính. Điều này cho khách hàng của bạn biết rằng họ đang được giảm giá và giá được liệt kê không phải là giá chuẩn của bạn.
Cân nhắc nghiên cứu mức giá mà đối thủ cạnh tranh của bạn cung cấp. Bạn có đủ khả năng để đi thấp hơn không? Hoặc, bạn có thông tin xác thực làm tăng chi phí của mình (ví dụ:giấy phép đặc biệt)? Nếu bạn có bất kỳ chứng nhận hoặc chứng chỉ ngành nào cho doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo rằng thông tin đó luôn sẵn có cho khách hàng hiện tại hoặc tương lai.
Bạn có thể dễ dàng mua các biểu mẫu ước tính để điền vào, xé một tập giấy và gửi cho khách hàng. Nhưng, đó có phải là cách tốt nhất? Để viết một ước tính chiến thắng, hãy đảm bảo rằng đó là:
Ước tính của bạn phải có thể quét được nhưng toàn diện. Dấu đầu dòng cho từng mục hàng với giá được xác định rõ ràng giúp khách hàng dễ đọc.
Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu ước tính khi phác thảo dự toán. Tuy nhiên, hãy cân nhắc tìm cách tạo ra một ước tính dễ đọc, chẳng hạn như một ước tính được tạo trong phần mềm kế toán trực tuyến. Một ước tính đã đánh máy nói rằng bạn là một người chuyên nghiệp muốn làm công việc chất lượng cao.
Như câu nói, con chim đầu đàn sẽ gặp con sâu. Trong trường hợp ước tính, việc nhanh chóng có thể cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn đã sẵn sàng bắt tay vào kinh doanh. Nếu công việc nhạy cảm về thời gian đối với khách hàng, việc nhận được ước tính nhanh chóng có thể là điều quan trọng hàng đầu.
Và, hãy nhanh chóng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào mà khách hàng có thể có. Phản hồi nhanh chóng cho khách hàng thấy rằng bạn nghiêm túc trong việc kinh doanh và bạn tôn trọng thời gian của họ.
Ước tính của bạn là người chiến thắng! Tuyệt quá! Giờ thì sao? Sau khi thực hiện công việc, đã đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn cần chuyển ước tính của mình thành hóa đơn. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể thực hiện việc này bằng một vài cú nhấp chuột.
Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán, bạn có thể tạo hóa đơn bằng cách thay đổi một số ngôn ngữ trên ước tính. Thay vì "tổng số ước tính" ở dưới cùng, hãy thay đổi từ ngữ thành "số dư đến hạn." Bao gồm ngày và số hóa đơn cũng như ngày đến hạn của số dư.
Mặc dù ước tính cần phân tích chi tiết về công việc bạn sẽ thực hiện, nhưng bạn có thể xóa hầu hết thông tin chuyên sâu khỏi hóa đơn. Ví dụ:nếu bạn thực hiện công việc điện, ước tính có thể cho biết bạn dự kiến sử dụng bao nhiêu vật liệu và phác thảo nơi bạn sẽ sử dụng nó. Bạn chỉ có thể liệt kê vật liệu, số lượng sử dụng và chi phí trên hóa đơn.
Bạn có thêm tuyên bố từ chối trách nhiệm vào ước tính của mình không? Không bao gồm điều đó với hóa đơn của bạn. Hóa đơn hiển thị giá đặt của bạn cho tác phẩm, vì vậy bạn không cần tuyên bố từ chối trách nhiệm.
Bạn nên chuyển những gì từ ước tính sang hóa đơn? Các mặt hàng có thể chuyển nhượng bao gồm:
Giống như ước tính, giao hóa đơn của bạn nhanh chóng để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản cho ước tính và hóa đơn? Cao cấp của Patriot trực tuyến phần mềm kế toán cho phép bạn tạo, chuyển đổi và theo dõi các ước tính từ đầu đến cuối hóa đơn. Bằng cách đó, bạn có thể nhanh chóng gửi ước tính chỉ bằng một cú nhấp chuột và bắt đầu kinh doanh. Dùng thử miễn phí trong 30 ngày hôm nay!