Tại một thời điểm nào đó, một nhân viên có thể cần sử dụng tiền của công ty để mua hàng liên quan đến công việc kinh doanh. Khi điều này xảy ra, quản lý chi phí sẽ phát huy tác dụng. Tìm hiểu tất cả về quản lý chi phí doanh nghiệp nhỏ và cách hợp lý hóa quy trình của bạn để đảm bảo bạn hoàn lại tiền cho nhân viên kịp thời.
Vậy, quản lý chi phí chính xác là gì? Quản lý chi phí là hệ thống mà công ty của bạn sử dụng để xử lý, thanh toán và kiểm toán chi phí kinh doanh. Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, việc đi lại và giải trí của nhân viên và các khoản bồi hoàn (ví dụ:đồ dùng văn phòng).
Với quy trình quản lý chi phí, doanh nghiệp hoàn trả cho nhân viên những gì họ đã chi cho các vấn đề liên quan đến kinh doanh. Và nói chung, các doanh nghiệp thiết lập các chính sách và thủ tục để nhân viên biết những gì được tính để hoàn trả chi phí.
Quản lý chi phí kinh doanh cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về chi phí của nhân viên và giúp bạn phân loại chi tiêu. Chưa kể, nó đảm bảo rằng bạn tuân thủ và giúp thu thập báo cáo để kiểm tra dễ dàng hơn.
Bạn có thể theo dõi, theo dõi và lưu trữ thông tin chi phí của nhân viên theo một số cách, chẳng hạn như sử dụng:
Để tìm ra giải pháp quản lý chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét ưu và nhược điểm của từng phương án.
Bảng tính dễ dàng và không tốn kém. Tuy nhiên, chúng tốn nhiều thời gian hơn và có thể gây nhầm lẫn cho một số nhân viên.
Biểu mẫu giấy hoạt động tốt với biên lai giấy và là một cách không tốn kém để quản lý các báo cáo chi phí. Tuy nhiên, chúng cũng đòi hỏi nhiều công việc thủ công cho cả nhân viên và người phê duyệt báo cáo chi phí.
Phần mềm quản lý chi phí có thể sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ của bạn và giảm bớt khối lượng công việc cho tất cả những người có liên quan. Mặc dù đây là lựa chọn đắt tiền nhất để quản lý chi phí, nhưng phần mềm có thể giúp bạn hoàn lại tiền cho nhân viên nhanh hơn và tránh sai sót.
Nếu dường như không thể duy trì bảng tính của mình, bạn liên tục mắc lỗi quản lý chi phí và nhân viên của bạn đang lãng phí quá nhiều thời gian để điền vào các báo cáo chi phí, thì có thể đã đến lúc bạn phải suy nghĩ lại về các quy trình quản lý chi phí của mình.
Bạn muốn cải thiện quy trình quản lý chi phí và sắp xếp hợp lý nhiệm vụ hoàn trả cho nhân viên? Hãy xem bốn lời khuyên này.
Để đảm bảo quá trình quản lý chi phí của bạn diễn ra không gặp trở ngại, hãy đặt mọi thứ (vâng, mọi thứ ) bằng văn bản cho bạn và nhóm của bạn. Bằng cách đó, bạn và nhân viên của bạn có thể sử dụng chính sách của mình như một hướng dẫn.
Bao gồm những điều sau đây trong chính sách quản lý chi phí của bạn:
Yêu cầu mỗi nhân viên ký một bản sao của chính sách để cho họ thấy rằng họ đã đọc và hiểu nó, và giữ bản sao đã ký trong hồ sơ nhân viên của họ để bảo vệ an toàn.
Điều cuối cùng bạn muốn làm là nới lỏng chính sách quản lý chi phí của mình. Nếu không, bạn có thể kết thúc với hồ sơ không chính xác, bị thiếu hoàn trả, v.v. Để tránh bất kỳ vấn đề nào, hãy tuân thủ tất cả các chính sách đối với T.
Hãy chắc chắn rằng bạn:
Để hợp lý hóa hơn nữa quy trình quản lý chi phí của bạn, hãy cân nhắc bỏ bảng tính và đầu tư vào phần mềm quản lý chi phí cho doanh nghiệp nhỏ.
Các công cụ quản lý chi phí, như phần mềm, có thể giúp bạn sắp xếp chi phí và xem xét ai đã và chưa được hoàn trả.
Trước khi bạn chuyển sang phần mềm, hãy cân nhắc những ưu và nhược điểm đối với doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số đặc quyền khi sử dụng phần mềm quản lý chi phí:
Một vấn đề lớn đối với phần mềm là chi phí. Việc sử dụng phần mềm sẽ đắt hơn so với sử dụng bảng tính hoặc các biểu mẫu trên giấy. Tuy nhiên, bạn có thể mua sắm xung quanh để tìm những gì phù hợp với doanh nghiệp của bạn và tìm kiếm thỏa thuận tốt nhất trước khi cam kết.
Về lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí, Michael Cummins, Giám đốc Tài chính của Bảo hiểm Geek, cho biết:
Tự động hóa là rất quan trọng khi nói đến việc làm cho quá trình quản lý chi phí của bạn tốt hơn. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí vững chắc giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian bằng cách tự động tạo các báo cáo cần thiết, tiết kiệm giấy tờ bằng cách sử dụng hệ thống hoàn toàn trực tuyến cho các báo cáo và biểu mẫu, đồng thời cho phép bạn theo dõi tiến độ của phần mềm bất cứ lúc nào. Quan trọng nhất, có một hệ thống tự động cho phép bạn có thêm thời gian để tập trung vào công việc kinh doanh của mình và đưa ra dự đoán tốt hơn về thói quen chi tiêu của bạn.
Nếu có thể, hãy cố gắng tìm một giải pháp tích hợp với quy trình kế toán và tính lương của bạn. Ví dụ:bạn có thể tìm thấy một hệ thống quản lý chi phí tích hợp với phần mềm kế toán và bảng lương của bạn.
Tích hợp giúp mọi thứ trở nên dễ dàng từ mọi phía. Khi bạn tích hợp với kế toán của mình, bạn không phải lo lắng về việc cập nhật sổ sách của mình. Và nếu bạn tìm thấy một giải pháp phù hợp với bảng lương của mình, bạn có thể hoàn lại tiền cho nhân viên của mình nhanh chóng hơn.
Khi tìm kiếm giải pháp, hãy kiểm tra xem các nền tảng hiện tại của bạn có các tùy chọn tích hợp quản lý chi phí hay không và nếu có thêm bất kỳ chi phí nào cho việc tích hợp.