Mọi người đều biết điều quan trọng là phải chuẩn bị tốt cho các cuộc họp kinh doanh. Những người tham gia dự kiến sẽ tự làm quen với các vấn đề trong chương trình nghị sự để họ có thể tham gia vào các cuộc thảo luận. Tuy nhiên, để có thể chuẩn bị đầy đủ, có những thứ bạn đừng bao giờ quên mang theo bên mình.
Bạn sẽ không tìm thấy danh sách những điều cần thiết cho cuộc họp này trong một cuốn sổ tay. Chúng thậm chí có vẻ không quan trọng cho đến khi bạn thực sự cần, nhưng không một món nào trong số này nên bị bỏ qua. Chúng là thiết bị bắt buộc nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp, sếp hoặc đối tác kinh doanh tiềm năng. Sau đây là danh sách tám điều bạn không bao giờ nên bỏ qua khi tham dự các cuộc họp.
Bạn có thể tự hào về việc có một trí nhớ tuyệt vời, nhưng việc viết ra những điều quan trọng xuyên suốt trong các cuộc họp sẽ giúp bạn có một cách hữu ích để tham khảo lại chúng sau này. Ngay cả khi một cuộc họp được ghi lại, việc lướt qua sổ ghi chép để tìm dữ liệu bạn đang tìm kiếm thường nhanh hơn là nghe một bản phát lại. Cùng với một cuốn sổ, bạn nên mang theo ít nhất hai cây viết. Bạn sẽ cần nhiều hơn một vì bạn không bao giờ có thể chắc chắn khi nào bút sẽ hết mực. Nếu bạn phải mượn một cái từ người khác, bạn sẽ trông không chuẩn bị.
Nếu bạn định trình bày một báo cáo, hãy nhớ mang theo đủ bản sao cho mọi người. Bằng cách đó, những người tham gia khác sẽ có thể theo dõi khi bạn nói. Nếu bạn đã chuẩn bị một bản trình bày PowerPoint, hãy cân nhắc tạo bản in của các trang trình bày chính. Những người tham gia sẽ hiểu rõ hơn những gì bạn phải nói nếu bạn hỗ trợ trực quan cho họ. Họ cũng sẽ đánh giá cao điều đó nếu họ không cần ghi chú dài dòng.
Nghe có vẻ lỗi thời trong thời đại kỹ thuật số, nhưng trao danh thiếp vẫn là một cách tuyệt vời để giới thiệu bản thân tại các cuộc họp. Nó đảm bảo rằng các liên hệ của bạn sẽ có cách để liên hệ với bạn sau này. Họ sẽ không phải tra cứu số điện thoại của bạn. Nếu bạn bao gồm số điện thoại di động cá nhân cùng với số văn phòng và địa chỉ email của mình, bạn sẽ gửi một thông điệp rằng bạn luôn sẵn sàng và mong muốn được liên lạc.
Thay vì mang theo một đống giấy tờ, bạn có thể tải tất cả tài liệu dự phòng mà bạn có thể cần cho bài thuyết trình của mình vào một máy tính xách tay. Nếu ai đó có câu hỏi mà bạn không thể trả lời được, bạn có thể tham khảo các tệp tài liệu của mình hoặc tiến hành tìm kiếm nhanh thông tin trực tuyến. Nếu bạn mang theo điện thoại thông minh, bạn sẽ chuẩn bị sẵn sàng khi ai đó muốn gửi hoặc nhận thông tin bằng văn bản.
Mang nước đến các cuộc họp là rất quan trọng, đề phòng trường hợp cổ họng bạn bị khô khi đang thuyết trình. Hầu hết các cuộc họp đều cung cấp nước cho những người tham dự. Nếu bạn là người dẫn chương trình, hãy đảm bảo có nhiều thứ cho mọi người. Tuy nhiên, nếu bạn gặp nhau trên sân cỏ không quen thuộc, đừng có cơ hội. Mang theo chai nước của riêng bạn, đề phòng. Tốt hơn là có một cái và không cần nó hơn là cần một cái và không có nó.
Nếu hiếm khi bị ho, bạn có thể muốn bỏ lại thuốc ho. Tuy nhiên, có vài điều tồi tệ hơn việc cố gắng làm cho bản thân được hiểu trong khi đấu tranh để không ho. Nhìn ai đó cố gắng nói trong khi họ ho cũng gần như đau đớn. Thuốc giảm ho có dạng gói nhỏ dễ mang theo. Vì vậy, hãy chọn hương vị yêu thích của bạn và mang theo một ít.
Bắt tay với những người bạn gặp tại các cuộc họp kinh doanh là điều quan trọng, nhưng hãy cẩn thận với vi trùng mà bạn có thể mắc phải khi bắt tay, đặc biệt là trong mùa lạnh và cúm. Để đảm bảo bạn luôn khỏe mạnh, hãy mang theo một hộp nhỏ nước rửa tay. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đợi cho đến khi cuộc họp kết thúc để rửa tay sạch sẽ. Nếu không, bạn chỉ có thể xúc phạm đồng nghiệp của mình.
Luôn luôn là một ý kiến hay khi bạn mang theo khăn giấy đến một cuộc họp. Nếu bạn bị đổ nước nhẹ, chúng rất tiện lợi để nhanh chóng dọn dẹp đống hỗn độn mà không cần phải ra khỏi phòng để tìm khăn giấy. Nếu bạn cần phải ho hoặc hắt hơi, sẽ đỡ khó khăn hơn nhiều nếu bạn sử dụng khăn giấy. Nếu một người tham dự cuộc họp khác cần khăn giấy, bạn có thể tạo ấn tượng tốt bằng cách đến giải cứu.
Bạn sẽ thêm điều gì vào danh sách những điều cần phải có cho một cuộc họp chuyên nghiệp? Chia sẻ với chúng tôi trong bình luận bên dưới hoặc trên trang Facebook của chúng tôi.