Nếu hộp thư đến của bạn giống hộp thư đến của tôi, bạn sẽ bị tấn công bởi email chung chung này đến email chung chung mỗi ngày. Tôi hiểu rồi - thật khó để làm cho hàng trăm hoặc hàng nghìn email được gửi đi cảm thấy được cá nhân hóa. Tuy nhiên, không ai muốn cảm thấy giống như một con số. Mặc dù khó tránh khỏi việc chèn một lời chào chung chung trước khi nhấn gửi một email hàng loạt, nhưng phân khúc theo đối tượng và cá nhân hóa thông tin đăng nhập của bạn cho từng người là chìa khóa.
Mọi người mong đợi một số email, chẳng hạn như bản tin và email hoàn thành biểu mẫu, phải có công thức. Nhưng nếu một lời rao bán hàng có vẻ lạnh lùng và thiếu cá nhân, thì bạn đang làm sai. Ngay cả khi bạn sử dụng mẫu để tạo các email quan trọng, việc cá nhân hóa bất cứ khi nào có thể có thể để lại ấn tượng lâu dài.
Các kiểu đăng xuất tốt nhất nhắc nhở người nhận về một cuộc thảo luận hoặc tương tác được chia sẻ trước đó - nói tóm lại, chúng cho thấy bạn là người thực.
Việc tạm biệt thật khó, nhưng không phải nếu bạn có thể quản lý một hoạt động đăng xuất được thực hiện tốt.
Tôi kết thúc mọi email bằng "High Five", cho dù đó là gửi cho một nhà đầu tư tiềm năng, một thành viên trong nhóm hay một người thân. Đó là một người bắt đầu cuộc trò chuyện tuyệt vời và nó mang lại một sự rung cảm rất dễ tiếp cận. Việc kết thúc email bằng câu “Trân trọng” không cho người nhận biết bất cứ điều gì về bạn, lý do bạn liên hệ hoặc các bước tiếp theo bạn muốn.
Công ty quản lý email Boomerang đã kiểm tra hơn 350.000 email và phát hiện ra rằng cách bạn nói lời tạm biệt có thể có tác động rất lớn. Những email được xem là "cảm ơn" có tỷ lệ phản hồi là 62%, trong khi những email không thể hiện lòng biết ơn có tỷ lệ phản hồi là 46%. Chữ ký email có tỷ lệ phản hồi cao nhất là "Cảm ơn trước". Trên thực tế, việc thể hiện lòng biết ơn khi bạn ký một email có liên quan đến sự tăng trưởng tương đối 36% của tỷ lệ phản hồi trung bình của bạn. Cách tồi tệ nhất để kết thúc một email? “Tốt nhất.”
Khi ký tên vào một email, đầu tiên và quan trọng nhất, phải có tính liên quan. Nếu email của bạn bị tách rời và không được quan tâm, bạn sẽ như thế nào với tư cách là đối tác hoặc nhà cung cấp?
Mỗi email đều có mục đích - vì vậy hãy làm cho nó rõ ràng. Tại sao bạn lại tiếp cận? Bạn có đang khuyến khích? Bạn đang thể hiện sự đánh giá cao? Bạn đang đánh trống sự phấn khích? Lần đăng xuất của bạn phải phản ánh kết quả cuối cùng mà bạn hy vọng sẽ thấy từ email của mình.
Phần cuối của bất kỳ email nào phải đảm bảo rằng thông điệp của nó sẽ đáng nhớ sau một giờ, một ngày hoặc một tuần sau đó. Ví dụ:nếu mục tiêu là sắp xếp một cuộc họp để thảo luận về một vấn đề hoặc hợp đồng nào đó, hãy ký kết như, "Không thể chờ đợi để thảo luận thêm về vấn đề này" hoặc "Hãy sắp xếp thời gian để xem chi tiết" có lẽ là tốt nhất. Hầu hết các giao tiếp kinh doanh đang cố gắng tiếp tục thảo luận, vì vậy hãy đảm bảo rằng hành động đăng xuất của bạn phản ánh điều này.
Cho dù email của bạn chuyên nghiệp, hữu ích, thân thiện hay hài hước, hãy đảm bảo thông báo đăng xuất của bạn phù hợp với thái độ của chính thư. Đối với một email trau chuốt hơn, có thể chỉ cần "Những lời chúc tốt đẹp nhất từ toàn bộ nhóm của chúng tôi" là đủ. Nó tốt hơn so với "Tốt nhất" đơn thuần vì nó bao hàm tình cảm của cả nhóm của bạn.
Dấu hiệu thân thiện phải luôn luôn là chính hãng. "Rất vui vì chúng tôi đã chạm vào cơ sở" chỉ nên là kết thúc của bạn nếu bạn thực sự vui mừng. Nếu bạn có thể rút ra một dòng kết thúc hài hước, bạn có thể thêm một chút phương tiện truyền thông vui nhộn:“Bởi vì bạn đã làm được mọi việc, đây là GIF của Fiona the Hippo!” Những nét cá nhân nhỏ như thế này trong email thực sự có thể làm rạng rỡ một ngày của ai đó.
Email phải có lời kêu gọi hành động rõ ràng để người nhận biết bóng đang ở trong sân của họ và bạn sẽ theo dõi lại sau. “Mong nhận được câu trả lời của bạn” và những hành động đăng nhập tương tự có thể thúc đẩy mọi người lướt qua một câu trả lời. Ngay cả CEO bận rộn nhất cũng có thể nhanh chóng gõ "Cảm ơn, tôi sẽ liên hệ lại với bạn!"
Nếu bạn đang cộng tác trong một dự án hoặc tìm kiếm thông tin, kết thúc bằng "Liên hệ nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề gì" hoặc một cụm từ tương tự cho phép người nhận biết rằng các bước tiếp theo là tùy thuộc vào họ, nhưng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ. Dù CTA của bạn là gì, nó cần phải được hiển thị. Sử dụng phông chữ và màu sắc đậm không chỉ giúp người đọc hiểu rõ hơn về thông điệp mà còn có thể khiến họ thực hiện hành động mong muốn.
Email tự động không phải là điều nhàm chán. Thay đổi thông tin đăng xuất của bạn là một cách dễ dàng để thêm cá tính và khuyến khích người nhận phản hồi. Câu trả lời cho ba câu hỏi này sẽ giúp bạn tạo ra một kết thúc hoàn hảo mọi lúc.