Thông tin liên lạc bằng văn bản của bạn nói lên rất nhiều điều về bạn và doanh nghiệp của bạn. Sai lầm giống như việc bạn mắc phải một miếng bông cải xanh trong kẽ răng. Mặc dù họ không cố ý, nhưng họ đang làm mất tập trung.
Quan trọng hơn, nếu bạn không đặt tiêu chuẩn cao, nó có thể gây ra những hậu quả lâu dài nghiêm trọng. Joann Killeen, trước đây là Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của Hiệp hội Quan hệ Công chúng Hoa Kỳ (PRSA), lưu ý tác động tiềm ẩn của việc giao tiếp kém:
“Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, viết rõ ràng và ngắn gọn là điều bắt buộc để thành công về tài chính. Nếu khách hàng hoặc khách hàng không hiểu những gì bạn đã viết hoặc không rõ bạn đang bán hàng hóa và dịch vụ nào, thì bạn dự kiến sẽ tiếp tục kinh doanh trong bao lâu, chưa nói đến bao giờ có lãi? ”
Sự thật là, không ai mong đợi bạn trở thành người đoạt giải Pulitzer hoặc biết mọi quy tắc ngữ pháp từng được viết. Điều quan trọng là nhận thức được những thiếu sót của bạn và dành thời gian để ngăn chặn chúng.
Bryan Garner, tác giả của Hướng dẫn viết kinh doanh tốt hơn của Tạp chí Harvard Business Review, nói rằng, “Một trong những căn bệnh lớn của việc viết kinh doanh là trì hoãn thông điệp ở phần giữa của bài viết.”
Biết những gì bạn cần nói và nói nó. Nếu bạn có nhiều hơn một điểm phải làm, hãy viết một dàn ý nhanh để sắp xếp các suy nghĩ của bạn. (Nó cũng sẽ giúp bạn xác định điểm nào là quan trọng nhất.)
Đừng mong đợi người đọc của bạn là những nhà ngoại cảm. Nếu bạn muốn ai đó thực hiện một hành động nào đó, đừng giấu nó trong câu cuối cùng của đoạn thứ ba.
Nếu bạn cần liệt kê hoặc gọi ra một số mục, dấu đầu dòng có thể là người bạn tốt nhất của bạn.
Tất cả chúng ta đều sống trong nỗi sợ hãi về lỗi chính tả đáng sợ. Cách tốt nhất để tránh sai lầm là chạy chậm lại và sử dụng tính năng kiểm tra chính tả. (Nếu bạn đang gửi email, hãy cho công cụ kiểm tra lỗi có cơ hội chạy trước khi nhấn Gửi.)
Nếu bạn không chắc mình viết đúng chính tả, hãy sử dụng từ điển trực tuyến. Nếu từ này là một thuật ngữ kinh doanh chưa có trong từ điển, bạn cũng có thể thực hiện một tìm kiếm trực tuyến đơn giản. Hoặc, hãy thử xem cách doanh nghiệp hoặc ấn phẩm khác sử dụng thuật ngữ này.
Điều này cũng giúp bạn cảm thấy tốt hơn khi biết rằng khi Google Xu hướng phát hành bản đồ Các từ viết sai chính tả nhiều nhất của Hoa Kỳ, nó đã viết sai chính tả từ “ninety” thành “nintey”. Bản đồ đã được sửa lại vài giờ sau đó.
Điều này xảy ra thường xuyên nhất khi bạn viết giống hệt như bạn nói. Trong khi giọng điệu hội thoại có thể hoạt động, một câu nói liên tục thì không.
So sánh hai ví dụ sau:
Tôi đang cố gắng làm cho bài viết này trở nên thân thiện và dễ tiếp cận, vì vậy tôi đã đọc một vài bài báo để tham khảo, ghi nhanh một vài ghi chú và cố gắng giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể bằng cách tránh quá nhiều chi tiết.
so với
Tôi đang cố gắng làm cho bài viết này trở nên thân thiện và dễ tiếp cận. Tôi giữ mọi thứ đơn giản bằng cách tránh quá nhiều chi tiết.
Các câu ngắn hơn đọc nhanh hơn. Việc loại bỏ các luận điểm không liên quan cũng rất hữu ích. Cuối cùng, nếu một câu dài được nối với nhau bằng cách sử dụng “và” hoặc “như vậy”, hãy thử loại bỏ trình kết nối và chia suy nghĩ thành các câu riêng biệt.
Theo Grammar Girl, Mignon Fogarty, dấu nháy đơn được sử dụng để thể hiện sự sở hữu hoặc thay thế cho thứ gì đó bị thiếu.
Một trong những hình thức lạm dụng dấu nháy đơn phổ biến nhất là nhầm lẫn giữa số nhiều (nhiều hơn một thứ gì đó) với sở hữu (quyền sở hữu).
Sai lầm xảy ra khi mọi người sử dụng dog’s (sở hữu số ít) thay vì dog (số nhiều). Để tránh sai lầm này, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có muốn ám chỉ nhiều hơn một hoặc bạn có ý định ám chỉ quyền sở hữu hay không.
Hiểu cách hoạt động của dấu nháy đơn trong các cơn co thắt cũng có thể giúp bạn khắc phục những lỗi phổ biến như:
Công bằng mà nói, dấu nháy đơn thực sự phức tạp.
Một lần nữa, nếu bạn không chắc chắn, hãy tra cứu.
Ai cũng mắc sai lầm. Tất cả mọi người. Điều không thể chấp nhận được là sự thiếu quan tâm. Nếu bạn chú ý đến bài viết của mình, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy những lỗi bạn thường mắc phải nhất. Nó cũng sẽ giúp bạn dễ dàng mắc phải những sai lầm này hơn.
Các công cụ như Grammarly cũng có thể giúp bạn ngăn chặn lỗi. Tùy thuộc vào cách bạn chọn để thiết lập nó, bạn có thể yêu cầu nó kiểm tra văn bản bạn nhập vào các biểu mẫu tương tác và các bài đăng trên mạng xã hội của bạn.
Ghép nối tính năng kiểm tra chính tả tiêu chuẩn với các công cụ nâng cao hơn sẽ hữu ích. Tuy nhiên, những công cụ này không hoạt động với mọi nền tảng hoặc thiết bị và bạn luôn cần phải cẩn thận với những thứ mà kiểm tra chính tả sẽ không bắt được, chẳng hạn như kiểm tra chính tả và kiểm tra chính tả.
Nếu bạn biết phong cách và thiếu sót của riêng mình, bạn thậm chí có thể sử dụng chức năng Tìm để đảm bảo rằng bạn đã bắt gặp bất kỳ ánh mắt khó coi nào.
Nếu có thể, hãy cố gắng đừng đợi đến phút cuối cùng khi bạn có điều gì đó để viết. Nếu điều đó thực sự quan trọng và bạn không muốn mắc sai lầm, hãy ngủ quên đi. Đọc lại vào ngày hôm sau trước khi gửi. Bạn cũng có thể nhờ đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp đánh giá.
Giao tiếp là một công cụ mạnh mẽ. Hãy tôn trọng nó, và nó sẽ khiến bạn được tôn trọng hơn nữa. Bỏ qua nó, và tốt…
(FYI:Ba dấu chấm nhỏ được gọi là dấu chấm lửng.)