Lập bảng cân đối kế toán có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Đặc biệt nếu bạn không được học về tài chính và không hiểu đầy đủ về báo cáo tài chính nhập và xuất, ban đầu bạn có thể cảm thấy không chắc chắn.

Trong bài đăng này, tôi sẽ đề cập đến bảng cân đối kế toán là gì, bảng cân đối kế toán mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn và các phần quan trọng bạn cần bao gồm.

Bảng cân đối kế toán là gì?

Bảng cân đối kế toán là một trong ba báo cáo tài chính chính được sử dụng để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của bạn, cùng với báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập.

Bảng cân đối kế toán của bạn nên được đưa vào như một phần của kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy coi nó như một bức ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính của công ty bạn - những gì bạn sở hữu và những gì bạn nợ - tại một thời điểm cụ thể, chẳng hạn như vào cuối tháng, quý hoặc năm.

Những thứ bạn sở hữu được gọi là tài sản , chẳng hạn như tiền mặt trong ngân hàng, hàng tồn kho, phương tiện, thiết bị, tòa nhà và các khoản phải thu, là tiền mà khách hàng nợ bạn khi bán hàng nhưng chưa được thanh toán.

Các khoản bạn nợ được gọi là nợ phải trả , chẳng hạn như các khoản phải trả, là các khoản mua hàng bạn đã thực hiện nhưng chưa được thanh toán; các khoản thuế bạn nợ, bao gồm doanh thu, tiền lương, các khoản cho vay mục đích chung; và thế chấp.

Sự khác biệt giữa những gì bạn sở hữu (tài sản) và những gì bạn nợ (nợ phải trả) được gọi là giá trị ròng hoặc vốn chủ sở hữu. Nói cách khác, sau khi tất cả các hóa đơn đã được thanh toán và tất cả các nghĩa vụ đã được hoàn thành, mọi giá trị còn lại thuộc về chủ sở hữu.

Lợi ích của việc lập bảng cân đối kế toán cho doanh nghiệp của bạn là gì?

Nhìn sơ qua, bảng cân đối kế toán sẽ cho bạn biết liệu doanh nghiệp của bạn có đủ nguồn tài chính để mở rộng và quản lý các biến động bình thường trong việc nhận và chi tiêu tiền mặt hay không hoặc nếu cần chú ý ngay đến việc tăng cường dự trữ tiền mặt.

Về mặt quản lý hoạt động, bảng cân đối kế toán cung cấp thông tin chi tiết về nơi cần thu tiền mặt, quản lý hàng tồn kho và thanh toán hóa đơn.

Bạn có thể sử dụng bảng cân đối kế toán để quản lý doanh nghiệp của mình như thế nào?

Để sử dụng bảng cân đối kế toán để quản lý hoạt động kinh doanh của bạn, trước tiên hãy xem xét tài sản hiện tại và tài sản cố định của bạn.

Tài sản lưu động có thể được chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng 12 tháng tới:

• Tiền mặt trong ngân hàng: Theo dõi tiền mặt và dự đoán số tiền sẽ có sau một đến bốn tuần sẽ giúp bạn biết liệu mình có đủ tiền để trả lương, thanh toán hóa đơn và tự thanh toán hay không.
  
• Các khoản phải thu (A / R): Bạn đã bán hàng và phải chịu chi phí cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ và hiện đang chờ được thanh toán. Sử dụng bảng cân đối kế toán của bạn để theo dõi xem khách hàng có đang thanh toán đúng hạn hay không hoặc nếu bạn cần gọi điện và nhắc nhở họ đã đến hạn thanh toán. Nếu bạn biết rằng khách hàng chậm thanh toán, bạn có thể cân nhắc việc trì hoãn các đợt bán hàng tiếp theo. Một số công ty khuyến khích thanh toán nhanh chóng bằng cách giảm giá. Việc liệt kê thời điểm các khoản thanh toán đến hạn được gọi là báo cáo tình hình nợ phải thu. Tỷ lệ tài chính để giúp quản lý A / R được gọi là doanh số bán hàng trong ngày.
  
• Khoảng không quảng cáo: Nếu doanh nghiệp của bạn có hàng tồn kho, bạn cần đảm bảo rằng bạn có thể đáp ứng doanh số bán hàng dự kiến ​​và không còn quá nhiều. Một doanh nghiệp sản xuất có thể có ba cấp độ tồn kho, mỗi cấp độ cần được quản lý - nguyên liệu thô, quá trình xử lý và thành phẩm - trong khi một doanh nghiệp kinh doanh quần áo bán lẻ cần theo dõi hàng tồn kho theo kiểu dáng và kích cỡ. Tỷ lệ tài chính giúp quản lý hàng tồn kho được gọi là vòng quay hàng tồn kho.

Tài sản cố định sẽ tồn tại trong hơn 12 tháng:

• Phương tiện, thiết bị và tòa nhà: Bạn cần theo dõi những điều này cho mục đích bảo hiểm và có thể khấu hao chi phí cho mục đích thuế.
  

Bây giờ, hãy xem xét các tài khoản trách nhiệm pháp lý của bạn.

Ba loại nợ đầu tiên được gọi là nợ ngắn hạn , vì chúng thường đến hạn trong vòng 12 tháng tới.

• Các khoản phải trả (A / P): Có các nhà cung cấp cho phép bạn thanh toán bằng tín dụng là điều tuyệt vời. Theo dõi các nghĩa vụ này và đảm bảo rằng bạn thanh toán đúng hạn. Nếu không được, hãy liên hệ với nhà cung cấp và cho họ biết khi nào bạn sẽ thanh toán. Các nhà cung cấp thường giảm giá cho việc thanh toán nhanh chóng, vì vậy nếu bạn có tiền, đừng bỏ lỡ ngày thanh toán. Phần này bao gồm các giao dịch mua được tính vào thẻ tín dụng của bạn.
• Thuế: Theo dõi thuế bán hàng thu được từ khách hàng. Đây không phải là tiền của bạn; bạn là đại lý thu thuế cho chính phủ. Tiền thuế lương bị khấu trừ từ tiền lương của nhân viên cũng không phải là tiền của bạn. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ tính lương (rất được khuyến khích), họ sẽ xử lý việc này cho bạn. Một số khu vực pháp lý thu thuế tài sản cá nhân và tài sản bất động sản và tùy thuộc vào hình thức tổ chức hợp pháp của bạn (ví dụ:quyền sở hữu duy nhất, LLC, công ty), bạn cũng có thể có các nghĩa vụ thuế thu nhập liên bang và tiểu bang của công ty.
• Các khoản cho vay: Nếu bạn có bất kỳ khoản vay nào sẽ đến hạn thanh toán trong vòng 12 tháng tới, chúng sẽ được liệt kê ở đây. Đừng bỏ lỡ bất kỳ ngày thanh toán nào, vì trong một số trường hợp, điều này có thể khiến khoản vay của bạn rơi vào tình trạng vỡ nợ.
• Khoản vay dài hạn : Điều này bao gồm các khoản thế chấp đến hạn thanh toán trong hơn 12 tháng.

Tỷ số tài chính kết hợp tài sản lưu động và nợ ngắn hạn được gọi là tỷ số thanh toán hiện hành (tài sản lưu động chia cho nợ ngắn hạn). Tỷ lệ này phải lớn hơn 1, điều này chứng tỏ bạn có đủ nguồn tài chính để thanh toán các hóa đơn của mình.

Phần thứ ba của bảng cân đối kế toán hiển thị giá trị ròng của bạn .

Bên cạnh sự hài lòng của cá nhân khi biết bạn đáng giá hơn mỗi năm, các khoản vay ngân hàng thường có quy định rằng giá trị ròng phải được giữ ở một mức nhất định, vì vậy bạn cần theo dõi giá trị ròng của mình để đảm bảo bạn không bị vỡ nợ.

Bảng cân đối mẫu

Dưới đây là một ví dụ về bảng cân đối kế toán được đơn giản hóa hiển thị ảnh chụp nhanh của một doanh nghiệp vào ngày 31 tháng 3 năm 2016:

Tài sản ngắn hạn Nợ ngắn hạn

Tiền mặt $ 75,000 Tài khoản phải trả $ 50,000

Các khoản phải thu $ 125,000 Thuế đang có $ 20,000

Khoảng không quảng cáo 50.000 đô la

Tổng tài sản ngắn hạn 250.000 đô la Tổng nợ ngắn hạn 70.000 đô la

Tài sản cố định Nợ dài hạn

Phương tiện, thiết bị 100.000 đô la Cho vay và thế chấp 100.000 đô la

Giá trị tài sản ròng 180.000 đô la

Tổng tài sản $ 350,000 Tổng Nợ phải trả và Giá trị Tài sản ròng $ 350,000

Lưu ý rằng ở mức 350.000 đô la, tổng tài sản bằng tổng nợ phải trả, cộng với giá trị ròng. Từ ví dụ này, chúng ta thấy rằng tài sản 350.000 đô la đã được tài trợ bằng 170.000 đô la từ những người khác và 180.000 đô la từ chủ sở hữu.

Bài học chính

• Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính chính có thể được sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh của bạn cả dài hạn và hàng ngày.
• Mặc dù bạn có thể ủy quyền việc chuẩn bị bảng cân đối kế toán cho kế toán hoặc người ghi sổ, nhưng bảng cân đối kế toán đại diện cho doanh nghiệp của bạn, vì vậy bạn nên hiểu cách đọc và sử dụng bảng cân đối kế toán.