Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện hay mở rộng đến một địa điểm khác, thì việc viết thông cáo báo chí sẽ không dừng lại khi bạn đã viết quảng cáo chiêu hàng.

Một nghiên cứu của Greentarget nói rằng các nhà báo trung bình bị tấn công với khoảng 50 thông cáo báo chí mỗi tuần và dành ít hơn một phút đọc từng cái mà họ mở. Bạn nên dành thời gian trau dồi mọi phần trong quy trình quảng cáo chiêu hàng, chẳng hạn như cách bạn phân phối và cách bạn theo dõi.

Thực hiện theo 6 bước sau để nắm vững nghệ thuật của thông cáo báo chí và thu hút sự chú ý của doanh nghiệp nhỏ của bạn.

1. Đọc lại bản phát hành để đảm bảo rằng bản phát hành quảng bá câu chuyện, không phải việc kinh doanh.

Công việc của một nhà báo là chia sẻ những câu chuyện với độc giả. Tuy nhiên, các thông cáo báo chí không thành công thường tập trung vào các tuyên bố cơ bản, như ai , cái gì , khi nào và ở đâu.

Nhưng những sự thật đó, mặc dù quan trọng, nhưng chỉ đơn giản là chưa đủ. Nếu bạn đang tổ chức một buổi khai trương, hãy tập trung vào góc độ phù hợp với độc giả của ấn phẩm. Ví dụ:nếu bạn đang gửi bản phát hành đến một ấn phẩm kinh doanh, hãy bao gồm thông tin về cách sự kiện liên quan đến cộng đồng doanh nghiệp:Nó sẽ thêm bao nhiêu công việc mới vào lực lượng lao động? Vị trí có cung cấp khả năng tiếp cận nhiều hơn đối với các dịch vụ trước đây chưa có trong khu vực không?

Nếu thông cáo báo chí không kể một câu chuyện phù hợp với độc giả, hãy sửa lại cho đến khi nó đúng.

2. Viết một dòng tiêu đề email thu hút sự chú ý.

Các dòng tiêu đề nhàm chán là một cách chắc chắn để theo dõi nhanh thông cáo báo chí của bạn vào tệp rác. Trên thực tế, 79% nhà báo cho biết dòng tiêu đề ảnh hưởng lớn đến việc họ có mở email hay không, theo Greentarget. Đầu tư thời gian để tạo ra một dòng tiêu đề thu hút sự chú ý của phóng viên và cho họ biết thông cáo báo chí mang lại giá trị câu chuyện.

3. Sao chép và dán bản phát hành vào email.

Giống như bạn, các nhà báo ít có khả năng mở các tài liệu không cần thiết, đặc biệt là từ những người gửi mà họ không biết. Một cách để giải quyết thách thức này là sao chép và dán thông cáo báo chí doanh nghiệp nhỏ của bạn vào nội dung email, giúp phóng viên truy cập trực tiếp vào thông tin mà không cần mở tệp.

4. Gửi nó đến đúng người báo cáo.

Cuộc khảo sát của Greentarget chỉ ra rằng một trong những điều thú vị nhất của các nhà báo với các thông cáo báo chí là chúng không liên quan đến các vấn đề mà các nhà báo đưa tin. Tận dụng tối đa thời gian của bạn và của phóng viên bằng cách chỉ gửi thông cáo báo chí liên quan đến lĩnh vực báo cáo của họ.

Gửi quảng cáo chiêu hàng của bạn để chọn những phóng viên đã đưa tin về những câu chuyện tương tự. Ví dụ:nếu bạn sở hữu một spa ban ngày, các nhà báo mục tiêu tiềm năng có thể bao gồm những bài viết về các vấn đề sức khỏe, sức khỏe hoặc lối sống. Hoặc, tùy thuộc vào lý do của thông cáo báo chí, có thể gửi thông cáo đó cho các phóng viên báo chí nói chung.

5. Hợp lý hóa việc phân phối và theo dõi với nền tảng email.

Các nền tảng email tự động, giống như những nền tảng bạn có thể đã sử dụng để kết nối với khách hàng, giúp giảm đáng kể thời gian và sự thất vọng khi gửi và theo dõi thông cáo báo chí. Sử dụng các nền tảng này cho phép bạn:

• Phân chia các nhà báo thành các danh sách dựa trên các yếu tố như khu vực báo cáo (lối sống, thể chất, kinh doanh, v.v.) hoặc khu vực (thành phố, quận, tiểu bang, v.v.). Khi đến lúc gửi một bản thông cáo, bạn có thể dễ dàng chọn một danh sách nhắm mục tiêu đến những người báo cáo phù hợp.
• Xem những phóng viên nào đã mở email. Nếu một nhà báo đã mở nó ra nhiều lần, thì rất có thể họ đang cân nhắc viết về nó — và điều đó khiến họ trở thành ưu tiên cho một email tiếp theo.

6. Nói chung, tránh theo dõi qua điện thoại.

Các phóng viên liên tục bị tấn công bởi thông tin, vì vậy, đôi khi họ có thể xem các cuộc điện thoại tiếp theo từ những người mà họ không biết là bị gián đoạn. Cách hiệu quả nhất để tôn trọng thời gian của phóng viên — và tránh bị dán nhãn là kẻ gây hại — là gửi một email liên hệ ngắn gọn trong vòng một hoặc hai ngày để xác nhận rằng bạn đã gửi thông tin đến đúng người.

Nếu một nhà báo không phản hồi về bản phát hành hoặc theo dõi ban đầu, hãy cho rằng họ không quan tâm. Những nỗ lực lặp đi lặp lại của bạn trong việc đề cập đến câu chuyện sẽ chỉ khiến họ ít có khả năng mở các bản phát hành của bạn hơn trong tương lai.

Tạo một thông cáo báo chí hiệu quả chỉ là một phần của chiến lược thành công để tiếp thị doanh nghiệp nhỏ của bạn. Người cố vấn SCORE có thể giúp bạn tạo ra một kế hoạch tiếp thị khả thi để thu hút và giữ chân khách hàng. Tìm người cố vấn của bạn ngay hôm nay.