Đó là điều không thể tránh khỏi. Công việc kinh doanh của bạn trở nên bận rộn, bạn bị choáng ngợp, và rồi điều đó xảy ra:Bạn mắc sai lầm. Bạn gửi email đến nhầm khách hàng, làm sai ngày giao hàng hoặc quên mua thêm hàng trước khi gần hết.
Tốt nhất, những sai lầm này có thể khiến bạn xấu hổ. Tệ nhất, họ trì hoãn việc kiếm lợi nhuận mà bạn cần để tăng trưởng.
Nhưng với một chút tư duy phản biện, bạn có thể thiết kế và triển khai các hệ thống để giúp hoạt động kinh doanh của bạn suôn sẻ hơn. Nếu bạn là người thích giải quyết vấn đề, bạn cũng có thể sử dụng các chiến lược này để tổ chức lại.
Bạn có thấy mình đang trả lời các câu hỏi email giống nhau lặp đi lặp lại không? Nếu bạn có xu hướng gửi các phản hồi tương tự, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian sử dụng thiết bị bằng cách tạo và lưu các mẫu phản hồi email. Nếu bạn sử dụng Gmail, bạn sẽ sử dụng “câu trả lời soạn trước”, có trong tab Lab trong cài đặt của bạn, để chuẩn bị những thứ này.
Các câu trả lời soạn trước không thay thế bạn là tác giả của email - thay vào đó, hãy coi nó như một email viết sẵn mà bạn có thể tùy chỉnh cho mỗi câu trả lời bạn gửi.
Bằng cách đoán trước loại phản hồi cần gửi, bạn có thể chuẩn bị một bộ mẫu email để lưu lại những khoảnh khắc quý giá trong ngày bận rộn của mình. Thậm chí tốt hơn:Nếu bạn thuê một nhân viên hoặc thuê một trợ lý ảo để giúp xử lý hộp thư đến của mình, họ cũng có thể sử dụng những email viết sẵn này để thay mặt bạn xây dựng câu trả lời.
Chắc chắn, bạn có thể ngồi lại với một nhân viên mới để chỉ cho họ từng bước cách hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng bạn có tài liệu mà họ có thể tham khảo lại nếu họ có thắc mắc không? Có điều gì bạn có thể truyền lại cho nhân viên tiếp theo sau khi người bạn vừa dạy chuyển sang không?
Ghi lại quá trình hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cả khi đào tạo nhóm của bạn và cả khi ai đó trong nhân viên của bạn vắng mặt tại văn phòng vì bất kỳ lý do gì. Thay vì cố gắng tìm cách bao hàm các vai trò, hướng dẫn quy trình của bạn có thể trả lời các câu hỏi của nhân viên trước khi chúng phát sinh.
Hướng dẫn hướng dẫn được lưu tốt nhất dưới dạng tài liệu có thể chỉnh sửa, chia sẻ (ví dụ như tệp Google Tài liệu hoặc tệp Dropbox) có thể được cập nhật liên tục khi công nghệ và nhóm của bạn phát triển. Khuyến khích nhân viên của bạn cập nhật những tài liệu này khi họ thấy phù hợp.
Bạn có luôn nhắc người quản lý đóng cửa của mình những công việc cần hoàn thành trước khi họ tắt đèn và khóa cửa không? Đừng cố nhớ hết , và bắt đầu tạo danh sách kiểm tra cho nhóm của bạn. Đây có thể là danh sách kiểm tra các việc cần làm hàng ngày, các biện pháp an ninh, giám sát mạng xã hội hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào khác bao gồm nhiều chi tiết cần nhớ.
Tạo một danh sách kiểm tra có thể lặp lại có thể được ký kết hàng ngày hoặc trong mỗi ca làm việc có thể giúp phát triển trách nhiệm giải trình và giữa nhóm của bạn - hoặc cho chính bạn.
Đừng bao giờ quên ngày đến hạn thanh toán hoặc thời hạn đặt hàng nữa. Tạo lịch các ngày làm việc quan trọng và kết nối nó với hệ thống email của bạn. Đặt thông báo lịch để được gửi qua email với nhiều thời gian trước thời hạn hoặc ngày họp của bạn. Đừng dựa vào những ghi chú viết nguệch ngoạc về ngày, giờ, địa điểm hoặc những thứ bạn cần mang theo. Đặt tất cả vào một nơi và để lịch của bạn hoạt động.
Thời hạn của bạn, chẳng hạn như ngày đến hạn thanh toán hoặc thời hạn đặt hàng, có lặp lại không? Dự đoán trước những ngày này, thay vì điền vào các chi tiết mỗi tháng. Nhiều ứng dụng lịch giúp bạn dễ dàng lặp lại các sự kiện mỗi tuần, tháng hoặc năm.
Cảm thấy vô tổ chức? Bạn có muốn dành ít thời gian hơn để làm những công việc nhỏ tương tự trong doanh nghiệp nhỏ của mình không? Liên hệ với cố vấn SCORE để được tư vấn về cách cải thiện hệ thống của bạn.