Ngoài việc chuẩn bị cho Ngày bầu cử, tiệc nghỉ lễ và ngày lễ tháng 12, các chủ doanh nghiệp nhỏ và nhân viên đang chuẩn bị cho việc ghi danh mở. Ghi danh mở là khoảng thời gian mà nhân viên đủ điều kiện cho một số chương trình chăm sóc sức khỏe nhất định và có thể thay đổi bảo hiểm của họ. Ghi danh mở đã bắt đầu vào ngày 1 tháng 11 và kết thúc vào ngày 15 tháng 12.
Đối với nhiều công ty, khoảng thời gian này trùng với kỳ nhập học của các quyền lợi khác do chủ lao động tài trợ. Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, quy trình tuyển sinh mở đầy khó khăn, bao gồm việc truyền đạt các kế hoạch lợi ích cho nhân viên và tuân thủ các quy định của liên bang, có thể thay đổi từ năm này sang năm khác, chỉ một vài cái tên.
Khi bạn chuẩn bị cho đăng ký mở, đây là bản tóm tắt các quy tắc cho năm 2020 để bạn có thể giữ cho công ty của mình tuân thủ và giải quyết các câu hỏi mà nhân viên của bạn có thể mắc phải.
Judy Kamens, một chuyên gia tuân thủ tại Lawley Insurance, đã chuẩn bị một danh sách kiểm tra trong đó nêu ra các khoản chi tối đa, các quyền lợi chăm sóc phòng ngừa và các giới hạn đối với các khoản đóng góp trong tài khoản tiết kiệm linh hoạt cho sức khỏe. Dưới đây là thông tin thêm về các vấn đề tuân thủ mà các doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý trong năm nay.
Các chương trình sức khỏe chưa được phổ biến trong năm mới phải đáp ứng các giới hạn về chia sẻ chi phí cho các lợi ích sức khỏe thiết yếu (EHB).
Kamens cho biết:“Giới hạn hàng năm đối với tổng chi phí chia sẻ người đăng ký cho EHB cho các năm kế hoạch bắt đầu vào hoặc sau ngày 1 tháng 1 năm 2020, là 8.150 đô la cho bảo hiểm chỉ cho bản thân và 16.300 đô la cho bảo hiểm gia đình,” Kamens nói.
Nhân viên cần phải xem lại số tiền chi tiêu tối đa của các kế hoạch của họ và đảm bảo rằng họ tuân thủ các giới hạn của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (ACA) cho năm kế hoạch 2020.
Các chương trình có khoản khấu trừ cao, còn được gọi là chương trình sức khỏe được khấu trừ cao (HDHP), cần phải tương thích với tài khoản tiết kiệm sức khỏe (HSA). Theo Kamens, là một phần của luật, số tiền chi trả tối đa của các kế hoạch phải thấp hơn giới hạn của ACA. Theo các kế hoạch năm 2020, giới hạn chi trả tối đa cho HDHP là $ 6,900 cho bảo hiểm chỉ cho bản thân và $ 13,800 cho bảo hiểm gia đình.
Một kế hoạch sử dụng nhiều nhà cung cấp dịch vụ để quản lý quyền lợi cần được xác nhận rằng nó “điều phối tất cả các yêu cầu đối với EHB giữa các nhà cung cấp dịch vụ của chương trình hoặc chia số tiền chi trả tối đa cho các loại quyền lợi, với giới hạn tổng hợp không vượt quá Kamens nói thêm.
Ngoài ra, “các chương trình sức khỏe nhóm với mức chi trả tối đa cho gia đình cao hơn giới hạn tối đa tự chi trả của ACA phải đưa mức chi trả tối đa của cá nhân vào phạm vi bảo hiểm gia đình để không có cá nhân nào bị -chi phí tự trả vượt quá 8.150 đô la cho năm kế hoạch 2020. ”
Tất cả các chương trình thuộc quyền lợi chăm sóc phòng ngừa không thuộc phạm vi chung cần chi trả cho các dịch vụ y tế được chọn nhưng không thể áp đặt các yêu cầu chia sẻ chi phí như khoản khấu trừ, khoản đồng thanh toán và / hoặc đồng bảo hiểm. Ví dụ về các lợi ích chăm sóc phòng ngừa bao gồm
Có hơn 50 dịch vụ chăm sóc phòng ngừa khác nhau. Để biết thông tin về chúng là gì, hãy truy cập Lực lượng Đặc nhiệm Dịch vụ Phòng ngừa Hoa Kỳ.
Tài khoản chi tiêu linh hoạt (còn được gọi là sắp xếp chi tiêu linh hoạt hoặc FSA) là một loại tài khoản tiết kiệm mà nhân viên giải ngân tiền của họ vào để có thể trang trải các chi phí chăm sóc sức khỏe tự bỏ ra. Không giống như các tài khoản tiết kiệm truyền thống, nhân viên không phải trả thuế cho khoản tiền này. Người sử dụng lao động không bắt buộc phải đóng góp cho FSA của người lao động, nhưng một số đóng góp như một lợi ích của người lao động. Số tiền tối đa mà người sử dụng lao động đóng góp không được vượt quá giới hạn tối đa của ACA cho năm kế hoạch.
Đối với năm 2020, IRS đã thông báo như sau:
Giới hạn đóng góp hàng năm :Đối với năm dương lịch 2020, giới hạn khấu trừ hàng năm đối với một cá nhân chỉ tự bảo hiểm theo chương trình sức khỏe có mức khấu trừ cao là $ 3,550. Đối với một cá nhân được gia đình bảo hiểm theo chương trình sức khỏe được khấu trừ cao, giới hạn là $ 7,100.
Chương trình sức khỏe được khấu trừ cao: Đối với năm dương lịch 2020, một chương trình sức khỏe được khấu trừ cao được định nghĩa là một chương trình sức khỏe có khoản khấu trừ hàng năm không ít hơn $ 1,400 cho bảo hiểm chỉ tự túc hoặc $ 2,800 cho bảo hiểm gia đình và chi phí tự trả hàng năm (khoản khấu trừ, đồng thanh toán và các số tiền khác, nhưng không phải phí bảo hiểm) không vượt quá $ 6,900 đối với bảo hiểm chỉ cho bản thân hoặc $ 13,800 đối với bảo hiểm gia đình.
Các nhà tuyển dụng muốn biết họ phải làm gì về mặt pháp lý nếu một nhân viên bỏ lỡ đăng ký mở, và câu trả lời có thể khiến bạn ngạc nhiên:hoàn toàn không có gì.
Người sử dụng lao động không chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với những nhân viên bỏ lỡ thời hạn ghi danh đã mở. Tất nhiên, nhân viên có thể khó chịu và điều này có thể gây thêm căng thẳng và công việc giấy tờ cho nhân viên hành chính của bạn, nhưng bạn phải chịu trách nhiệm về mặt pháp lý.
Nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải mua sắm xung quanh. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi bạn xem xét các kế hoạch chăm sóc sức khỏe, hưu trí và các quyền lợi khác.
Khi xem xét các quyền lợi bảo hiểm y tế, hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ không biết tất cả các lựa chọn của họ, Stahl nói. Bảo hiểm sức khỏe nhóm là phương tiện truyền thống cung cấp quyền lợi bảo hiểm cho nhân viên, nhưng các gói bảo hiểm sức khỏe cá nhân / gia đình có thể cho phép nhân viên nhận được bảo hiểm cá nhân hóa và giá cả phải chăng hơn dựa trên nhu cầu của họ, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí hành chính cho chủ doanh nghiệp.
Cung cấp loại gói này cũng cho phép bạn tiếp cận với các khoản trợ cấp đáng kể của chính phủ giúp giảm chi phí bảo hiểm trung bình 70%, Stahl nói. Stahl lưu ý rằng đại lý bảo hiểm sức khỏe có thể giúp bạn đánh giá xem bảo hiểm nhóm hay cá nhân / gia đình là cấu trúc tốt nhất cho doanh nghiệp và nhân viên của bạn.
Đối với bảo hiểm sức khỏe, điều đặc biệt quan trọng là phải xem xét thẻ giá tổng thể. Chọn một kế hoạch quá tốn kém cho nhân viên của bạn có thể dẫn đến tiền phạt lớn, vì vậy đừng tìm cách cắt giảm chi phí bằng cách chuyển quá nhiều gánh nặng tài chính cho nhân viên của bạn.
Arthur Tacchino, giám đốc đổi mới của SyncStream cho biết:“Sự lựa chọn lớn nhất của các nhà tuyển dụng là họ sẵn sàng đóng góp bao nhiêu cho kế hoạch và mỗi nhân viên sẽ đóng góp bao nhiêu”. “Không chỉ người sử dụng lao động phải cung cấp bảo hiểm, mà họ [còn] phải cung cấp [bảo hiểm] được coi là giá cả phải chăng.”
Như đã nêu ở trên, hình phạt đối với bảo hiểm không có khả năng chi trả là 3.000 đô la hàng năm cho mỗi nhân viên toàn thời gian, nhưng “chỉ những nhân viên toàn thời gian mới đến sàn giao dịch và nhận được bảo hiểm trợ cấp,” Tacchino nói.
John Neumaier, chủ tịch khu vực, khu vực Đông Bắc của Arthur J. Gallagher &Co., công ty dịch vụ quản lý rủi ro và môi giới bảo hiểm toàn cầu, khuyên rằng trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy lắng nghe nhân viên của mình để bạn hiểu nhu cầu và sở thích của họ.
“Bàn tròn về lợi ích của nhân viên hàng quý là một cách tuyệt vời để thu hút nhân viên và thu hút phản hồi… vì giá trị nhận thức của một chương trình lợi ích có thể khác nhau rất nhiều giữa các nhóm nhân khẩu học khác nhau trong lực lượng lao động của nhà tuyển dụng”, Neumaier nói với Business News Daily.
Lesley Grady, giám đốc cấp cao của công ty dịch vụ tư vấn và môi giới NFP Corp., đồng ý rằng nhân viên cảm thấy được trao quyền khi họ có sự lựa chọn, nhưng quá nhiều sự lựa chọn sẽ gây khó khăn và có thể khiến nhân viên đi chệch hướng. Nhân viên của bạn cần các lựa chọn, nhưng những lựa chọn đó cần phải phù hợp với chiến lược của công ty và văn hóa lực lượng lao động, cô ấy nói.
Chọn gói lợi ích chỉ là một nửa trận chiến; nhân viên của bạn cũng cần hiểu họ. Truyền đạt kế hoạch cho nhân viên của bạn một cách rõ ràng và đơn giản là chìa khóa để giúp nhân viên tận dụng tối đa lợi ích của họ.
John Park, phó chủ tịch phát triển kinh doanh chiến lược và giám đốc chuyển đổi của Stella Health, cho biết nhiều người nhận thấy quá trình đăng ký quyền lợi khó khăn và phức tạp. Điều này đặc biệt đúng khi bạn đưa ra những thay đổi, dẫn đến sự gia tăng sự bối rối và lo lắng, ông nói.
Park nói:“Các nhà tuyển dụng quá tự tin về truyền thông liên quan đến quyền lợi. “Hầu hết các nhà tuyển dụng chỉ liên lạc một lần mỗi năm, trong thời gian tuyển sinh mở, [nhưng] nên liên tục trao đổi về việc đăng ký và sử dụng các phúc lợi.”
Các nguồn của chúng tôi đã đưa ra lời khuyên của họ về việc thảo luận các lợi ích với nhân viên của bạn.
“ Hiểu các biểu mẫu và những gì bạn đang báo cáo. Một trong những cuộc đấu tranh lớn nhất mà chúng tôi gặp phải với tư cách là một công ty với những người sử dụng lao động mà chúng tôi đã làm việc cùng là họ không hiểu chính các biểu mẫu thuế và sau đó không thể trả lời các câu hỏi từ nhân viên của họ. Nhà tuyển dụng càng hiểu rõ về sự tuân thủ và [các] biểu mẫu, thì họ càng có nhiều khả năng tránh được các hình phạt và [đối với] các câu hỏi thực địa tốt hơn. ” - Arthur Tacchino, giám đốc đổi mới, SyncStream
“ Hướng dẫn nhân viên của bạn về thuật ngữ lợi ích cơ bản - khấu trừ, phí bảo hiểm, v.v. - trong mỗi chu kỳ ghi danh mở. Những nhân viên hiểu đầy đủ về các gói phúc lợi của họ sẽ có nhiều khả năng đánh giá cao chúng hơn ”. - George Katsoudas, cố vấn tuân thủ của phó chủ tịch cấp cao, Arthur J. Gallagher &Co.
“Khi người sử dụng lao động ngày càng yêu cầu nhân viên của họ trở thành người tiêu dùng chăm sóc sức khỏe tốt hơn, các công ty phải trang bị cho họ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định chi phí khôn ngoan . Bước đầu tiên tốt là đảm bảo rằng nhân viên biết cách truy cập các công cụ minh bạch miễn phí được cung cấp trực tuyến bởi hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ y tế. Cung cấp cho nhân viên bảng phân tích về việc tăng chi phí y tế và dược phẩm để tránh bị sốc nhãn dán. " - John Neumaier, chủ tịch khu vực, khu vực Đông Bắc, Arthur J. Gallagher &Co.
“Cung cấp cho mọi người sự kết hợp giữa sự lựa chọn và trách nhiệm giải trình cá nhân để chăm sóc sức khỏe của họ. Một phần của điều này là thiết kế lợi ích nhằm thúc đẩy trách nhiệm tài chính [và] sử dụng lợi ích của họ một cách hiệu quả nhất. Về lâu dài, nó sẽ dẫn đến những lựa chọn tốt hơn và thay đổi hành vi dẫn đến sức khỏe tốt hơn và chi phí thấp hơn ”. - John Park, phó chủ tịch phát triển kinh doanh chiến lược và giám đốc chuyển đổi, Stella Health
Để được tư vấn thêm về cách tạo gói lợi ích tuyệt vời cho nhân viên của bạn, hãy truy cập hướng dẫn Hàng ngày của Tin tức Kinh doanh này.
Khi bạn giúp nhân viên của mình chuẩn bị cho việc đăng ký mở, có một số câu hỏi bạn nên chuẩn bị để giải quyết.
Nhân viên của bạn có phải đăng ký tất cả các loại bảo hiểm trong thời gian đăng ký mở không? Không họ không. Các loại bảo hiểm phổ biến nhất mà chủ lao động thường đăng ký trong thời gian ghi danh mở bao gồm bảo hiểm nha khoa, thị lực, bảo hiểm thương tật ngắn hạn và bảo hiểm thương tật dài hạn.
Sự khác biệt giữa PPO và HMO là gì? Sự khác biệt giữa các kế hoạch của tổ chức duy trì sức khỏe (HMO) và tổ chức cung cấp dịch vụ ưu tiên (PPO) bao gồm quy mô mạng lưới, khả năng gặp bác sĩ chuyên khoa, chi phí và phạm vi bảo hiểm ngoài mạng lưới, theo Medical Mutual. Trong khi PPO có xu hướng linh hoạt hơn trong việc gặp các chuyên gia và có mạng lưới lớn hơn HMO, cùng với một số tính linh hoạt ngoài mạng, chúng có giá cao hơn HMO.
Điều gì xảy ra với số tiền trong HSA của tôi sau khi tôi 65 tuổi? Bất kỳ số tiền nào còn lại trong tài khoản tiết kiệm sức khỏe sau 65 tuổi có thể được sử dụng để thanh toán các chi phí chăm sóc sức khỏe tự bỏ túi như một cặp kính mắt mới và các khoản đồng thanh toán.
Để chuẩn bị kỹ hơn cho việc đăng ký mở và xem các câu hỏi thường gặp khác, hãy truy cập Hướng dẫn Đăng ký Mở của SHRM.
Adam C. Uzialko cũng đóng góp vào báo cáo và viết trong bài báo này. Một số cuộc phỏng vấn nguồn đã được thực hiện cho phiên bản trước của bài viết này.