Quản lý tài chính có thể là một thách thức đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào. Thông thường, lý do doanh nghiệp nhỏ của bạn thành công là do các kỹ năng bạn mang lại để tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của mình. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp, bạn có thể cảm thấy đó là một công việc vặt và bạn có thể sa vào những thói quen tài chính xấu mà một ngày nào đó có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn.
Bước quan trọng nhất đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào là tự giáo dục bản thân. Bằng cách hiểu các kỹ năng cơ bản cần thiết để điều hành một doanh nghiệp nhỏ - như thực hiện các công việc kế toán đơn giản, đăng ký khoản vay hoặc soạn thảo báo cáo tài chính - chủ doanh nghiệp có thể tạo ra một tương lai tài chính ổn định và tránh thất bại. Ngoài giáo dục, luôn có tổ chức là một thành phần chính của việc quản lý tiền hợp lý.
Ryan Watson, đồng sáng lập và hiệu trưởng của Upsourced Accounting cho biết:“Không có gì đáng sợ, tốn kém hoặc rủi ro hơn việc xuất hiện tại văn phòng kế toán của bạn vào cuối năm với một hộp biên lai và 9 trong số 12 bảng sao kê ngân hàng gần đây nhất của bạn. . “Không thể phóng đại tầm quan trọng và lợi ích của việc theo dõi đúng thông tin tài chính của bạn trong suốt cả năm.”
Bài học chính :Quản lý tài chính doanh nghiệp của bạn là điều quan trọng để tạo ra một tương lai tài chính ổn định, trong đó công ty của bạn ít có khả năng thất bại hơn.
Dưới đây là một số điều bạn nên làm với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ để luôn nắm bắt được tài chính của mình.
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể dễ dàng thử và đưa mọi thứ vào hoạt động hàng ngày. Rốt cuộc, số vốn bổ sung đó thường có thể giúp ích rất nhiều trong việc giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Alexander Lowry, giáo sư và giám đốc chương trình thạc sĩ khoa học phân tích tài chính tại Đại học Gordon, cho biết các chủ doanh nghiệp nhỏ không nên coi nhẹ vai trò của họ trong công ty và nên tự bồi thường cho bản thân. Bạn muốn đảm bảo rằng công việc kinh doanh và tài chính cá nhân của bạn đang ở trong tình trạng tốt.
Ông nói:“Nhiều chủ sở hữu SMB, đặc biệt là ngay từ đầu, đã bỏ qua việc thanh toán cho chính họ. “Họ [tin rằng] điều quan trọng hơn là đưa doanh nghiệp hoạt động và trả tiền cho những người khác. Tuy nhiên, nếu công việc kinh doanh không thành công, bạn sẽ không bao giờ trả tiền cho chính mình. Hãy nhớ rằng, bạn là một phần của doanh nghiệp và bạn cần phải trả cho mình nhiều như bạn trả cho người khác.
Ngoài việc tự trả tiền cho bản thân, điều quan trọng là phải dành tiền và xem xét các cơ hội phát triển. Điều này có thể cho phép doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh và đi theo hướng tài chính lành mạnh. Edgar Collado, giám đốc tài chính của Tobias Financial Advisors, cho biết các chủ doanh nghiệp nên luôn theo dõi tương lai.
Ông nói:“Một doanh nghiệp nhỏ muốn tiếp tục phát triển, đổi mới và thu hút những nhân viên giỏi nhất [nên] chứng minh rằng họ sẵn sàng đầu tư vào tương lai. “Khách hàng sẽ đánh giá cao mức độ dịch vụ gia tăng. Nhân viên sẽ đánh giá cao rằng bạn đang đầu tư vào công ty và sự nghiệp của họ. Và cuối cùng, bạn sẽ tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp của mình so với việc bạn chỉ dành tất cả lợi nhuận của mình cho những vấn đề cá nhân ”.
Các khoản cho vay có thể rất đáng sợ. Họ có thể dẫn đến lo lắng về những hậu quả tài chính đi kèm với thất bại. Tuy nhiên, nếu không có dòng vốn bạn có được từ các khoản vay, bạn có thể phải đối mặt với những thách thức đáng kể khi cố gắng mua thiết bị hoặc phát triển nhóm của mình. Bạn cũng có thể sử dụng tiền cho vay để tăng dòng tiền của mình và do đó ít gặp phải vấn đề hơn trong việc trả lương cho nhân viên và nhà cung cấp đúng hạn.
Khi công ty của bạn phát triển, bạn có thể muốn mua thêm bất động sản thương mại, mua các hợp đồng bảo hiểm bổ sung và vay nhiều tiền hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả những mục tiêu này. Với tín dụng kinh doanh kém, việc nhận được sự chấp thuận cho tất cả các giao dịch và mua lại này có thể khó khăn hơn. Để giữ được tín dụng tốt, hãy trả hết nợ vay càng sớm càng tốt. Ví dụ:không để thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn hết số dư trong một vài tuần. Tương tự như vậy, đừng vay tiền với lãi suất mà bạn không thể trả được. Chỉ tìm kiếm nguồn tài trợ mà bạn có thể hoàn trả nhanh chóng và dễ dàng.
Mỗi chủ doanh nghiệp đều có một khách hàng thường xuyên trễ hẹn với các hóa đơn và thanh toán của họ. Quản lý tài chính của doanh nghiệp nhỏ cũng có nghĩa là quản lý dòng tiền để đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang hoạt động ở mức lành mạnh hàng ngày. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thu thập từ một số khách hàng hoặc khách hàng nhất định, có thể đã đến lúc sáng tạo với cách bạn lập hóa đơn cho họ.
James Stefurak, biên tập viên quản lý của Invoice Factoring Guide, cho biết:“Quá nhiều tiền mặt bị ràng buộc trong các hóa đơn chưa thanh toán có thể dẫn đến các vấn đề về dòng tiền, một nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại kinh doanh. “Nếu bạn có một khách hàng trả tiền trễ kinh niên, điều mà tất cả chúng ta đều làm, thay vì đánh lừa họ bằng các cuộc gọi điện và lập hóa đơn lặp đi lặp lại, hãy thử một cách tiếp cận khác. Thay đổi điều khoản thanh toán thành ‘2/10 Net 30’. Điều này có nghĩa là nếu khách hàng thanh toán hóa đơn trong vòng 10 ngày, họ sẽ nhận được chiết khấu 2% trên tổng hóa đơn. Nếu không, các điều khoản sẽ đến hạn thanh toán trong 30 ngày. " [Đọc bài viết liên quan: Phải làm gì khi khách hàng không thanh toán hóa đơn của họ ]
Michele Etzel, chủ sở hữu của Bayside Accounting Services, cho biết nếu bạn gặp khó khăn trong việc tiết kiệm cho các khoản thanh toán thuế ước tính hàng quý của mình, hãy chuyển nó thành khoản thanh toán hàng tháng. Bằng cách đó, bạn có thể coi các khoản thanh toán thuế giống như bất kỳ khoản chi phí hoạt động hàng tháng nào khác.
Ghi chú của người biên tập:Bạn cần một khoản vay kinh doanh nhỏ cho doanh nghiệp của mình? Điền vào bảng câu hỏi dưới đây để các đối tác nhà cung cấp của chúng tôi liên hệ với bạn với thông tin miễn phí.
Đây là một thực hành hiển nhiên, nhưng là một trong những điều rất quan trọng. Cố gắng hết sức để dành thời gian mỗi ngày hoặc hàng tháng để xem xét và theo dõi sổ sách của bạn, ngay cả khi bạn đang làm việc với một nhân viên kế toán. Nó sẽ cho phép bạn trở nên quen thuộc hơn với tình hình tài chính của doanh nghiệp của mình, nhưng cũng cung cấp cho bạn cơ hội về tội phạm tài chính tiềm ẩn.
Terence Channon, hiệu trưởng của NewLead LLC, cho biết:“Đừng bỏ qua việc đối chiếu với ngân hàng và dành thời gian mỗi tháng để xem xét các hóa đơn chưa thanh toán. “Không làm được điều này, đặc biệt nếu có sự tham gia của người kế toán, sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp chi tiêu lãng phí hoặc thậm chí tham ô.”
Việc đo lường các khoản chi tiêu và lợi tức đầu tư có thể cho bạn một bức tranh rõ ràng về những khoản đầu tư nào có ý nghĩa và những khoản đầu tư nào có thể không đáng để tiếp tục. Deborah Sweeney, Giám đốc điều hành của MyCor Tổng công ty, cho biết các chủ doanh nghiệp nhỏ nên cảnh giác với nơi họ tiêu tiền.
“Hãy tập trung vào ROI đi kèm với mỗi khoản chi tiêu của bạn,” cô nói. “Không làm điều này có nghĩa là bạn có thể mất tiền vào các cược chi tiêu không phù hợp hoặc không tốt. Biết bạn đang chi tiêu số tiền khó kiếm được vào đâu và khoản đầu tư đó mang lại hiệu quả như thế nào. Nếu nó không hiệu quả, hãy cắt giảm và chi tiêu nhiều hơn một chút cho các sáng kiến hiệu quả cho bạn và doanh nghiệp của bạn. ”
Việc thiết lập các giao thức tài chính nội bộ, ngay cả khi chỉ đơn giản là dành thời gian ấn định để xem xét và cập nhật thông tin tài chính, có thể giúp bảo vệ sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bạn một cách lâu dài. Theo kịp tài chính của bạn có thể giúp bạn giảm thiểu gian lận hoặc rủi ro.
Collado nói:“Là một doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi thường bị hạn chế về thời gian, tiền bạc và có khả năng công nghệ kém hơn rất nhiều, nhưng điều đó không ngăn cản bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào thực hiện một số loại kiểm soát nội bộ. “Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhân viên. Kiểm soát nội bộ yếu kém có thể dẫn đến gian lận hoặc trộm cắp của nhân viên và có thể khiến bạn vướng vào các vấn đề pháp lý nếu bạn hoặc nhân viên không tuân thủ một số luật nhất định. ”
Sẽ luôn có những vấn đề kinh doanh cần được giải quyết trong ngày hôm nay, nhưng khi liên quan đến tài chính của bạn, bạn cần phải lên kế hoạch cho tương lai. Tina Gosnold, người sáng lập công ty chuyên về QuickBooks Set Free Bookkeeping, cho biết:“Nếu bạn không nhìn về phía trước từ 5 đến 10 năm, bạn đang ở phía sau đối thủ cạnh tranh.
Bài học chính: Để quản lý tốt nhất nguồn tài chính của doanh nghiệp nhỏ, hãy tự trả lương cho mình từ thu nhập của công ty, lập kế hoạch trước, trả nợ kịp thời và tập trung vào lợi tức đầu tư của bạn.
Điều quan trọng cần nhớ là tài chính kinh doanh không chỉ là thu nhập của bạn - mà còn là cách bạn tiêu tiền và nơi bạn nhận được tiền. Khi nói đến nơi bạn nhận được tiền của mình, bạn nên hiểu hai loại tài trợ chính:
Tài trợ nợ là một khoản vay mà công ty của bạn hoàn trả với lãi suất cộng thêm. Thông qua việc vay nợ, bạn có thể nhanh chóng tiếp cận nguồn vốn mà bạn có thể không có được trong nhiều tuần hoặc thậm chí vài tháng. Các khoản vay ngân hàng, các khoản vay chính phủ, ứng trước tiền mặt cho người bán, hạn mức tín dụng kinh doanh và thẻ tín dụng kinh doanh là tất cả các hình thức vay nợ mà bạn phải hoàn trả ngay cả khi công ty của bạn không thành công.
Vốn chủ sở hữu, không giống như tài trợ bằng nợ, không yêu cầu hoàn trả nếu doanh nghiệp của bạn thất bại. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ phải cấp cho các nhà tài trợ của mình một chỗ ngồi trong bàn ra quyết định. Các nhà đầu tư mạo hiểm, nhà đầu tư thiên thần và huy động vốn từ cộng đồng cổ phần đều là các hình thức tài trợ vốn cổ phần.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa tài trợ bằng nợ và vốn cổ phần tại đây.
Bài học chính: Tài trợ bằng nợ bao gồm các khoản vay truyền thống khác nhau yêu cầu thanh toán lãi suất, trong khi tài trợ vốn chủ sở hữu có ít rủi ro tài chính hơn nhưng đòi hỏi phải nhường quyền kiểm soát nhiều hơn cho các bên khác.
Báo cáo bổ sung của Max Freedman và Nicole Fallon. Một số cuộc phỏng vấn nguồn đã được thực hiện cho phiên bản trước của bài viết này.