Đối chiếu tài khoản là quá trình so sánh hồ sơ tài chính nội bộ với báo cáo hàng tháng từ các nguồn bên ngoài — chẳng hạn như ngân hàng, công ty thẻ tín dụng hoặc tổ chức tài chính khác —Để đảm bảo chúng khớp với nhau. Biết cách đối chiếu các tài khoản một cách chính xác là điều cần thiết cho sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bạn, vì nó giúp phát hiện bất kỳ sai sót, chênh lệch hoặc gian lận nào.
Nếu bạn không sử dụng phần mềm kế toán, các giao dịch tài chính của bạn sẽ xuất hiện trên sổ đăng ký séc giấy, bảng sao kê thẻ tín dụng và bảng sao kê ngân hàng của bạn. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán để in các lô séc mỗi khi công ty thanh toán hóa đơn, các giao dịch của bạn sẽ được ghi lại trên sổ đăng ký tài khoản của phần mềm.
Khi điều chỉnh các tài khoản, bạn so sánh hai hoặc nhiều nguồn của một công ty kế toán để kiểm tra các sai sót và đưa chúng vào thỏa thuận.
Ví dụ:nếu bạn điều hành một cửa hàng bán lẻ nhỏ, bạn có thể giữ sổ cái tại điểm bán hàng, hoặc phần mềm tương tự, ghi lại các giao dịch hàng ngày, hàng tồn kho và số dư tại cửa hàng. Bạn cũng sẽ có một tài khoản ngân hàng bên ngoài để theo dõi các khoản tiền gửi, mua hàng và số dư dài hạn. Khi so sánh cả hai, bạn có thể tìm kiếm bất kỳ sự chênh lệch nào trong dòng tiền trong một khung thời gian nhất định.
Kế toán kép là một cách phổ biến để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu tài khoản. Điều này liên quan đến việc giữ hai tài khoản riêng biệt:một tài khoản tiền gửi, theo dõi tiền đến và một tài khoản tín dụng, theo dõi tiền đi ra.
Các công ty đại chúng phải giữ cho tài khoản của họ được điều chỉnh nhất quán nếu không có nguy cơ bị phạt bởi kiểm toán viên độc lập. Nhiều công ty có các hệ thống để duy trì biên lai thanh toán, bảng sao kê tài khoản và các dữ liệu khác cần thiết để ghi lại và hỗ trợ điều chỉnh tài khoản.
So sánh các giao dịch và số dư là rất quan trọng vì nó giúp tránh thấu chi tiền mặt tài khoản, bắt được các giao dịch thẻ tín dụng gian lận hoặc bị tính phí quá cao, giải thích sự khác biệt về thời gian và nêu bật các hoạt động tiêu cực khác, chẳng hạn như hành vi trộm cắp hoặc các bút toán thu nhập và chi phí được ghi chép không chính xác. Điều này giúp công ty của bạn không phải trả phí thấu chi, giữ cho các giao dịch không bị lỗi và giúp bắt các khoản chi tiêu không hợp lý và các vấn đề như biển thủ trước khi chúng vượt quá tầm kiểm soát.
Việc đối chiếu các tài khoản và so sánh các giao dịch cũng giúp kế toán của bạn tạo ra sự tin cậy, chính xác, và báo cáo tài chính chất lượng cao. Bởi vì bảng cân đối kế toán của công ty bạn phản ánh tất cả số tiền đã chi - dù là tiền mặt, tín dụng hay các khoản vay - và tất cả tài sản được mua bằng các khoản tiền đó, nên tính chính xác của bảng cân đối kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc đối chiếu chính xác các tài khoản tài chính của công ty bạn.
Nhiều ngành công nghiệp đã áp dụng GAAP, viết tắt của "Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung". Nó đặt ra các tiêu chuẩn và thông lệ nhất định, chẳng hạn như điều chỉnh tài khoản, mà các công ty phải tuân theo để chứng minh rằng tài chính của họ là hợp lý.
Khi bạn sử dụng phần mềm kế toán để điều chỉnh các tài khoản, phần mềm thực hiện hầu hết các công việc cho bạn, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, quá trình này vẫn cần sự tham gia của con người để nắm bắt các giao dịch nhất định có thể chưa bao giờ xâm nhập vào hệ thống kế toán, chẳng hạn như tiền mặt bị đánh cắp từ một hộp đựng tiền nhỏ. Năm bước này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng tất cả tiền của bạn đã được hạch toán.