Bạn sẽ mắc lỗi kế toán theo thời gian, vì vậy biết cách phát hiện những vấn đề này là một kỹ năng quan trọng cần phát triển bất kể điều gì. ứng dụng phần mềm kế toán bạn sử dụng trong doanh nghiệp nhỏ của mình. Bạn sẽ có thể phát hiện nhiều lỗi bằng cách xem xét số dư dùng thử của công ty mình.
Tuy nhiên, bạn sẽ thấy rằng không phải tất cả các lỗi kế toán đều ảnh hưởng đến số dư thử nghiệm . Vì lý do này, điều quan trọng là phải tìm hiểu về các loại lỗi kế toán này để bạn có thể tìm và sửa chúng. Bạn nên lưu ý rằng những loại lỗi này khó xác định và giải quyết nhất.
Lỗi thiếu sót xảy ra khi hoàn toàn bỏ qua một giao dịch khỏi sổ sách của công ty bạn. Bạn có thể quên nhập một giao dịch chi phí hoặc nhập bán một sản phẩm hoặc dịch vụ. Các giao dịch này rất khó bị phát hiện. Do đó, bạn cần đảm bảo rằng mình có một thói quen vững chắc để nhập các giao dịch này kịp thời.
Lý do phổ biến nhất khiến các giao dịch này không được nhập là do tài liệu (chẳng hạn như hóa đơn của nhà cung cấp) bị mất. Bạn sẽ ít bị mất hoặc thất lạc những tài liệu hỗ trợ này nếu bạn nhập chúng kịp thời vào hệ thống phần mềm kế toán của mình càng sớm càng tốt.
Lỗi đảo ngược xảy ra khi một giao dịch lẽ ra được đăng dưới dạng một khoản ghi nợ được đăng dưới dạng tín dụng. Ví dụ:bạn có thể nhập hóa đơn dưới dạng thanh toán hoặc hoàn lại tiền. Bạn sẽ không nhận thấy lỗi này trong số dư dùng thử của mình vì số dư dùng thử sẽ vẫn ở mức cân bằng.
Lỗi nguyên tắc xảy ra khi bạn hoặc người kế toán của bạn áp dụng sai một kế toán nguyên tắc. Bạn có thể chi phí tài sản mà cần được ghi nhận là tài sản. Tài sản và chi phí đều được ghi trên sổ sách dưới dạng ghi nợ nên đây là lỗi kỹ thuật.
Xảy ra lỗi hoa hồng, bạn nhập giao dịch vào đúng lớp nhưng sổ cái công ty con sai. Ví dụ:bạn sẽ phạm phải lỗi này nếu bạn áp dụng thanh toán cho hóa đơn sai. Số dư dùng thử của bạn sẽ hiển thị đúng số tiền khách hàng nợ, nhưng sổ cái phụ của khách hàng cá nhân của bạn sẽ không chính xác.
Lỗi của mục nhập phụ xảy ra khi có lỗi khi nhập Giao dịch. Ví dụ:nếu bạn cho khách hàng vay 5.000 đô la nhưng chỉ nhập 500 đô la làm khoản vay và 500 đô la rút từ tài khoản tiền mặt của mình, thì bạn sẽ thấy rằng lỗi này được chuyển sang số dư thử nghiệm của bạn. Số dư dùng thử của bạn sẽ chính xác.
Phương pháp phổ biến nhất để phát hiện những lỗi này là thực hiện đối chiếu kế toán. Tiếp tục với ví dụ trước, bạn sẽ phát hiện ra lỗi này khi thực hiện điều chỉnh ngân hàng của mình. Bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ thiếu 4.500 đô la tiền mặt trong tài khoản ngân hàng của mình và sau đó sẽ có thể sửa lỗi.
Bạn sẽ phải phát triển các quy trình và kiểm soát nội bộ tốt để phát hiện lỗi. Ví dụ:bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tất cả các biểu mẫu của bạn đều nhất quán để nhân viên sẽ có thói quen khi nhập thông tin vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có đủ nhân viên để có thể xử lý khối lượng công việc. Thiếu nhân sự sẽ dẫn đến sự mệt mỏi của nhân viên, điều này có thể khiến nhân viên mệt mỏi, làm việc gấp gáp và nhiều sai sót kế toán hơn.
Mặc dù bạn muốn phát triển các phương pháp để ngăn lỗi bất cứ khi nào có thể, nhưng các lỗi được liệt kê ở trên đôi khi sẽ xảy ra. Bạn không thể ngăn chặn tất cả các lỗi xảy ra. Bạn nên tiến hành nhiều lần đối chiếu vào tháng và cuối năm để phát hiện nhiều sai sót để có thể sửa chữa.
Ví dụ:Việc điều chỉnh ngân hàng phải được thực hiện hàng tháng. Tài sản cố định chỉ có thể được đối chiếu hàng năm để bạn có thể đảm bảo rằng mình đã hạch toán đúng số chi phí khấu hao.
Bạn sẽ thấy điều đó nếu bạn tìm cách ngăn chặn lỗi và có một thói quen thực hiện xem xét và đối chiếu các hồ sơ kế toán của bạn để công việc kinh doanh của bạn sẽ hoạt động trơn tru và bạn sẽ giảm số lượng sai sót kế toán của mình.
"Lỗi sổ sách" là một thuật ngữ khác để chỉ các sai sót kế toán nói chung. Thuật ngữ này đề cập đến bất kỳ sai sót nào trong sổ kế toán.
Cách sửa lỗi sẽ phụ thuộc vào loại lỗi đã xảy ra. Đôi khi, việc sửa lỗi có thể dễ dàng như sửa lỗi đánh máy trong bảng tính trước khi bất kỳ ai khác nhận thấy. Trong các trường hợp khác, bạn có thể cần phải thông báo cho người khác về sai lầm khi bạn đang sửa chữa nó. Ví dụ:nếu một sai sót nghiêm trọng được báo cáo trên báo cáo tài chính chính thức, bạn phải phát hành lại các tài liệu đó với các lỗi đã được sửa chữa.