Hiệp hội chủ sở hữu nhà viết, sửa đổi và thực thi các quy định liên quan đến việc sử dụng, bảo trì và bảo hiểm cho các khu vực chung của chung cư, nhà phố hoặc phân khu nhà. Nó hoạt động theo các luật lệ và một tập hợp các quy tắc chia nhỏ được ghi lại thường ở dạng CC &Rs, hoặc mã, giao ước và hạn chế. Mỗi khi một đơn vị phân khu thay đổi chủ sở hữu, HOA chuẩn bị bản sao của tất cả các tài liệu thích hợp để chuyển cho chủ sở hữu mới. Đối với điều này, HOA hoặc công ty quản lý của nó tính phí.
Hợp đồng mua tài sản xác định ai là người thanh toán chứng từ HOA và phí chuyển nhượng, các khoản phí này đôi khi riêng biệt và đôi khi được kết hợp thành một khoản phí. Ở một số nơi, phong tục địa phương yêu cầu người mua hoặc người bán thanh toán, nhưng tập quán không cần phải là yếu tố quyết định. Người mua có thể tự do gửi đề nghị mua hàng cho người bán đề xuất bất kỳ thỏa thuận nào họ muốn. Người bán có thể ký hợp đồng mua bán với đề xuất còn nguyên vẹn, có thể viết một đề nghị phản đối thay đổi trách nhiệm thanh toán hoặc họ có thể từ chối hoàn toàn đề nghị, mặc dù nó không có khả năng chỉ vì phí HOA.
Mặc dù trách nhiệm thanh toán phí HOA được nêu rõ trong hợp đồng mua bán, nhưng bản thân khoản phí này thường không được liệt kê vì nó không nằm dưới sự kiểm soát của người mua hoặc người bán. HOA hoặc công ty quản lý của nó thực hiện công việc và cũng định mức phí. Tại ít nhất một tiểu bang – California – không có giới hạn về mức phí này có thể tăng cao. Phí thường được đề cập là từ $ 100 đến $ 400; một nguồn liệt kê chi phí trung bình từ $ 225 đến $ 250, tính đến năm 2007.
Đặc biệt nếu người bán rất quen thuộc với các quy trình lưu trữ hồ sơ của HOA và tin tưởng vào sự hiểu biết của họ về các tài liệu, thì người bán có thể muốn tự mình thu thập một bộ tất cả các tài liệu HOA phù hợp. Ưu điểm của việc này là sẽ không có phí chuyển tài liệu từ HOA, mặc dù nó vẫn có thể tính phí bên đến văn phòng của mình để cung cấp bản sao của bất kỳ tài liệu nào mà họ chưa có. Điểm bất lợi là nếu vô tình bỏ sót bất kỳ tài liệu nào, bên cung cấp chúng có thể phải chịu một số trách nhiệm.
Với tư cách là người mua hoặc người bán, nếu bạn lo lắng về việc đóng chi phí và muốn giữ chúng trong một phạm vi xác định, bạn có thể cân nhắc ghi giới hạn vào thỏa thuận mua hàng. Với tư cách là người mua trong cộng đồng mà người mua thường thanh toán phí chuyển HOA, hãy đề nghị thanh toán phí tới một giới hạn cụ thể và ghi vào hợp đồng rằng người bán sẽ trả bất kỳ khoản nào trên số tiền đó.