Viết một bức thư thích hợp cho chủ nhà của bạn không khác nhiều so với việc viết các loại thư thương mại khác. Các bức thư của bạn phải truyền đạt, một cách dân sự và lịch sự, những mối quan tâm của bạn và những giải pháp hy vọng của bạn. Một bức thư được viết tốt có thể giúp bạn giải quyết mọi vấn đề với chủ nhà một cách lâu dài và thậm chí có thể cải thiện mối quan hệ của bạn.
Viết một bức thư quan trọng cho ai đó cần có sự chuẩn bị trước. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có mối quan hệ bất hòa với chủ nhà hoặc bạn đang phàn nàn về một vấn đề nghiêm trọng chưa được giải quyết. Đừng bao giờ viết khi bạn đang tức giận. Chờ cho đến khi bạn bình tĩnh trước khi viết. Nếu bạn đang viết về một vấn đề được đề cập trong hợp đồng thuê nhà của bạn hoặc luật chủ nhà-người thuê nhà của tiểu bang, hãy xem lại cả hai vấn đề trước khi viết. Thư của bạn sẽ có sức thuyết phục hơn nếu bạn có thể viện dẫn các quy chế pháp lý hoặc các điều khoản cho thuê để biện minh cho yêu cầu của mình.
Hãy chắc chắn rằng chủ nhà của bạn biết họ đang nghe từ ai bằng cách ghi tên và địa chỉ của bạn vào thư của bạn. Nếu bạn đang ở trong một tòa nhà hoặc khu phức hợp có tên, hãy sử dụng cả tên đó. Nếu bạn muốn chủ nhà phản hồi nhanh chóng, hãy bao gồm số điện thoại và địa chỉ email của bạn và cho chủ nhà biết khi nào là thời điểm tốt nhất để gọi cho bạn.
Giải thích rõ ràng mục đích của lá thư và hành động nào, nếu có, bạn muốn chủ nhà thực hiện. Nếu bạn đang yêu cầu sửa chữa, hãy nêu điều này trong thư của bạn và cho chủ nhà của bạn biết khi nào là thời điểm thích hợp để lên lịch thăm bảo dưỡng. Nếu bạn thông báo với chủ nhà rằng bạn sẽ không gia hạn hợp đồng thuê, hãy giải thích điều này trong vài câu đầu tiên, sau đó thông báo cho chủ nhà về ngày chuyển nhà và địa chỉ mới của bạn để họ biết nơi gửi tiền đặt cọc của bạn.
Thật dễ dàng để cảm thấy thất vọng với một chủ nhà bỏ qua các yêu cầu sửa chữa nhiều lần hoặc từ chối giao dịch với những người hàng xóm ồn ào. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải lịch sự và hợp lý. Chủ nhà của bạn có thể coi sự thô lỗ hoặc mỉa mai là lời biện minh cho việc phớt lờ lá thư của bạn hoặc thậm chí không gia hạn hợp đồng thuê nhà của bạn. Thực hiện cách tiếp cận "chỉ là sự thật" khi giải quyết các mối quan tâm của bạn và yêu cầu giải pháp.
Các lỗi chính tả và dấu câu làm hỏng uy tín của bức thư của bạn. Xem lại bức thư của bạn và đọc to để đảm bảo rằng nó trôi chảy. Nhờ bạn bè hoặc thành viên trong gia đình đọc bức thư. Cô ấy có thể phát hiện ra những lỗi mà bạn đã bỏ sót và đưa ra phản hồi về sự rõ ràng và giọng điệu của bức thư của bạn.
Thư được chứng thực cung cấp cho bạn bằng chứng về việc gửi thư và bằng chứng về việc giao hàng hoặc đã cố gắng giao hàng. Có bằng chứng về các thông tin liên lạc của bạn có thể hữu ích nếu tình hình leo thang. Ở một số nơi, bạn phải sử dụng thư bảo đảm khi gửi một số loại thư nhất định cho chủ nhà của bạn. Ví dụ:ở Maryland, người thuê nhà có quyền có mặt tại buổi kiểm tra việc dọn nhà của chủ nhà nếu anh ta thông báo cho chủ nhà về địa chỉ mới của mình qua thư bảo đảm 15 ngày trước khi chuyển đi.