Báo cáo tài chính cho phép các nhà đầu tư nhanh chóng kiểm tra tình hình tài chính của doanh nghiệp và xác định xem liệu doanh nghiệp có thể hiện một khoản đầu tư mạnh mẽ hay không. Kế toán tạo báo cáo tài chính bằng cách ghi lại dữ liệu giao dịch khi nó xuất hiện, sắp xếp lại và chuyển nó thành một dạng có thể đọc được. Chủ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng báo cáo tài chính, thường với sự trợ giúp của kế toán, để xác định những thay đổi cần thực hiện nhằm giúp doanh nghiệp có lãi hơn.
Bước đầu tiên của kế toán viên khi xử lý các báo cáo tài chính là xác định và ghi lại tất cả các giao dịch. Kế toán xem xét tất cả các biên lai, chứng từ và các thủ tục giấy tờ khác mà doanh nghiệp tạo ra khi doanh nghiệp tham gia vào các giao dịch. Anh ta ghi lại từng giao dịch trong một nhật ký. Thông thường, việc ghi lại các giao dịch bao gồm liệt kê ngày, giờ và số tiền của giao dịch, liệu giao dịch đó mang lại tiền hay yêu cầu doanh nghiệp chi tiền và mô tả ngắn gọn về giao dịch.
Khi kế toán ghi lại tất cả các giao dịch trong một khoảng thời gian nhất định, cô ấy phải phân loại các giao dịch. Đầu tiên, cô ấy nhóm các giao dịch theo cách chúng thể hiện thu nhập hay chi phí. Cô ấy phân loại các giao dịch trong hai nhóm đó thành các nhóm con. Ví dụ:cô ấy nhóm tất cả các lần bán hàng lại với nhau, tất cả các sản phẩm được trả lại cùng nhau và tất cả các chi phí đi lại cùng nhau. Cô ấy ghi lại các khoản chi theo nhóm và phân nhóm trong sổ cái của công ty.
Nhiệm vụ tiếp theo của kế toán là tổng hợp thông tin do mình tổ chức. Trong giai đoạn này, kế toán có thể tạo các đồ thị hoặc biểu đồ cũng như đưa thông tin vào một định dạng dễ đọc. Kế toán tạo báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán hoặc bảng lưu chuyển tiền tệ trong giai đoạn này để các nhà đầu tư và khách hàng có thể dễ dàng theo dõi bản tóm tắt thông tin của mình. Anh ta có thể sử dụng phần mềm máy tính để giúp tạo các báo cáo tài chính này.
Bước cuối cùng của kế toán trong quy trình lập báo cáo tài chính là phân tích dữ liệu và xác định xem doanh nghiệp có thể giảm chi phí hoặc tăng doanh thu hay không. Kế toán có thể gặp các quan chức của công ty để xem xét thông tin này để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt về những thay đổi cần thực hiện đối với doanh nghiệp trong quý tiếp theo. Sau cuộc họp này, các chủ doanh nghiệp thực hiện các thay đổi và bắt đầu nộp các giao dịch mới cho kế toán để lập báo cáo của quý tiếp theo.