Khi bạn không nhận được dịch vụ bạn muốn hoặc mong đợi từ một công ty, bạn có thể phải gửi đơn khiếu nại về dịch vụ khách hàng. Đôi khi đây là cách duy nhất của bạn để giải quyết vấn đề. Nếu bạn đã nói chuyện với đại diện, thủ quỹ, thư tín và người giám sát của công ty mà không có kết quả, việc nộp đơn khiếu nại chính thức có thể giúp vấn đề của bạn được khắc phục một cách nhanh chóng.
Khi bạn sẵn sàng nộp đơn khiếu nại, bạn có thể phải thu thập một số thông tin và làm theo các bước và thủ tục chính xác. Các công ty khác nhau có các thủ tục khác nhau để nộp đơn khiếu nại.
Gọi cho công ty mà bạn đang nộp đơn khiếu nại và hỏi họ về thủ tục nộp đơn khiếu nại về dịch vụ khách hàng. Một số công ty cho phép bạn nộp đơn khiếu nại trực tuyến và các công ty khác sẽ muốn bạn gửi đơn khiếu nại bằng văn bản. Làm theo hướng dẫn của họ để gửi thư.
Nếu khiếu nại về dịch vụ khách hàng của bạn cần được viết, hãy lấy địa chỉ chính xác cho bộ phận mà khiếu nại sẽ đến. Tìm hiểu xem lá thư của bạn nên được gửi cho bất kỳ ai cụ thể hay chỉ một bộ phận. Bạn có thể phải gửi một bản sao đơn khiếu nại của mình cho chủ tịch của công ty.
Thu thập tất cả thông tin của bạn. Bạn có thể cần tên của người mà bạn đã nói chuyện cùng, nếu họ là nguyên nhân gây ra khiếu nại của bạn. Lấy tên của những người bạn đã nói chuyện, bao gồm cả người giám sát. Ghi tên bộ phận cũng như số điện thoại bộ phận đó. Nếu bạn biết ngày và giờ bạn đã nói chuyện với các cá nhân, hãy đưa họ vào tài liệu của bạn.
Đôi khi bạn có thể dành vài ngày để nói chuyện với những người khác nhau để cố gắng giải quyết một cuộc gọi dịch vụ. Viết ra bất kỳ chi tiết nào khác mà bạn có thể nghĩ đến về khiếu nại dịch vụ khách hàng của mình.
Viết thư của bạn. Khi bạn viết thư, hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Viết ra thứ tự mọi thứ diễn ra và thứ tự mà bạn đã nói chuyện với một số cá nhân nhất định. Bạn cũng cần giải thích chi tiết về khiếu nại của mình.
Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Bao gồm các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề. Giải thích lý do tại sao công ty nên thực hiện các bước cần thiết để khắc phục tình trạng của bạn. Hãy cho công ty biết rằng bạn sẽ nhận được phản hồi từ họ trong tương lai gần.
Gửi thư của bạn. Hãy gửi kèm theo lá thư của bạn bất kỳ bản sao của bất kỳ tài liệu nào sẽ giúp ích cho trường hợp của bạn. Giữ một bản sao lá thư của bạn để làm hồ sơ.
Công ty sẽ liên hệ lại với bạn trong một khoảng thời gian hợp lý. Cho phép họ 10 đến 15 ngày Để trả lời. Bạn có thể muốn gửi một bản sao lá thư của mình cho những người mà bạn đã nói chuyện, hoặc ít nhất là người giám sát trong bộ phận liên quan.
Hãy cảnh báo rằng đôi khi các vấn đề về dịch vụ khách hàng của bạn có thể kéo dài trong 6 tháng nếu bạn không thực hiện hành động. Không có gì lạ khi bạn bị chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ người này sang người khác, mà không có ai nắm quyền quản lý tình huống của bạn. Xem ra cho những thời gian giữ lâu. Bạn có thể bị tạm giữ trong thời gian dài khi bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của mình.
Khi bạn gặp vấn đề như vậy, hãy liên hệ với cơ quan thích hợp. Nếu bạn thấy rằng bạn không thể giải quyết vấn đề của mình, bạn có thể cần phải liên hệ với Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC), Văn phòng Kinh doanh Tốt hơn, cơ quan báo cáo tín dụng hoặc thậm chí văn phòng Tổng chưởng lý. Họ cũng sẽ có các thủ tục riêng để đăng ký khiếu nại.