Chúng tôi đặt nhiều kỳ vọng vào công nghệ:theo nghiên cứu của Deloitte, 67% CIO mong đợi CNTT sẽ mang lại hiệu quả cao hơn và giảm chi phí và 70% mong đợi nó mang lại những cải tiến trong quy trình kinh doanh.
Việc triển khai phần mềm mới trong hành nghề kế toán của bạn phải tốt nhất có thể để đạt được những mục tiêu đầy thách thức này. Hãy làm theo bảy phương pháp hay nhất này để mang lại cho dự án công nghệ tiếp theo của bạn cơ hội thành công lớn nhất. Và là một nhà vô địch về quản lý thay đổi.
Bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người, nhưng bạn có thể khuyến khích ý thức sở hữu rộng rãi hơn bằng cách tham gia vào nhóm của bạn càng nhiều càng tốt.
Ngay cả khi các quyết định cuối cùng được đưa ra bởi các nhà quản lý cấp cao và đối tác, hãy tìm cách nhân viên của bạn có thể đóng góp thực sự vào quá trình này. Họ có thể giúp tạo khung các câu hỏi cần được giải quyết không? Hoặc xác định các tiêu chí đối với những ứng cử viên nào sẽ được đo lường? Hoặc giúp thiết lập các ưu tiên của dự án?
Hãy cụ thể và mang tính cá nhân để mọi người hiểu được những gì cá nhân họ sẽ nhận được từ sự thay đổi. Vậy nếu phần mềm giúp cho việc lập tờ khai thuế dễ dàng hơn thì sao? Điều quan trọng đối với hầu hết mọi người là cuộc sống làm việc của họ vào tháng 12 và tháng 1 sẽ ít chật vật hơn!
Cuối cùng, thậm chí nhiều lợi ích chung hơn đối với hoạt động hành nghề sẽ mang lại lợi ích cho nhân viên, chẳng hạn như sự ổn định kinh doanh cao hơn, cơ hội cho công việc thú vị và thách thức hơn, và triển vọng nghề nghiệp được nâng cao. Thật đáng để đánh vần những điều này.
Người quản lý dự án không thể ở khắp mọi nơi cùng một lúc! Bạn cần tranh thủ sự giúp đỡ của một số nhà vô địch dự án.
Các nhà vô địch phải hoàn toàn đứng sau dự án. Họ cần thực sự hiểu những ưu điểm của giải pháp phần mềm mới và các kết quả dự kiến của dự án. Họ làm việc với các bên liên quan để giữ họ tham gia và hài lòng với quá trình này, chống lại “sự mệt mỏi của dự án” không thể tránh khỏi ảnh hưởng đến nhiều dự án, đặc biệt là những dự án dài hơn.
Quản lý dự án tốt dựa vào giao tiếp hiệu quả, không chỉ khi khởi động và kết thúc dự án, mà ở mọi giai đoạn.
Tin đồn và sự tiêu cực có thể lan truyền nhanh chóng - giao tiếp thường xuyên, cởi mở và trung thực sẽ giúp bạn vượt qua những điều này. Tìm các mốc quan trọng trong suốt chặng đường mà bạn có thể đánh dấu và kỷ niệm, nhưng hãy trung thực về bất kỳ thử thách và sự chậm trễ nào. Điều này sẽ giúp tránh những cú sốc không mong muốn sau này.
Đào tạo là rất quan trọng đối với thành công của dự án. Chỉ đơn giản khởi chạy một hệ thống phần mềm mới thôi là chưa đủ, bạn phải đảm bảo rằng mọi người đang sử dụng nó và sử dụng nó một cách hiệu quả.
Ngày nay, việc tạo tài liệu ở các định dạng khác nhau để phù hợp với các phong cách học tập khác nhau tương đối dễ dàng:tài liệu vật lý và hướng dẫn in; Câu hỏi thường gặp đơn giản; các trang trên mạng nội bộ của bạn; dữ liệu demo cho những người học tốt nhất bằng cách sử dụng phần mềm; phòng huấn luyện; trực tiếp, hội thảo trên web trực tuyến và các video được ghi lại.
Nhiều dự án phần mềm không được đánh giá cho đến khi chúng hoàn thành, khi đó thường là quá muộn để thay đổi kết quả.
Thay vào đó, hãy chia nhỏ dự án thành các phần có thể quản lý và đánh giá từng giai đoạn khi nó đã hoàn thành. Có rất nhiều cách để thu thập dữ liệu đánh giá, chính thức và không chính thức, từ các cuộc gặp gỡ trực tiếp, các buổi “ăn trưa và học hỏi”, gửi email nhanh, biểu mẫu trên mạng nội bộ của công ty hoặc khảo sát trực tuyến.
Tất nhiên, điều quan trọng là phải đào tạo nhóm hiện tại của bạn, nhưng đừng quên đào tạo cho nhân viên mới để mọi người áp dụng phương pháp hay nhất.
Đảm bảo bạn xây dựng đầy đủ khóa đào tạo vào chương trình giới thiệu của mình, nhưng hãy nhớ rằng “đào tạo” không có nghĩa là để ai đó ở một mình trong phòng cả ngày và hy vọng họ sẽ trở thành một chuyên gia chính thức trong phần mềm. Nếu bạn đã làm theo các đề xuất ở bước 5 ở trên, bạn sẽ có tài liệu đào tạo ở nhiều định dạng khác nhau để giúp những người khác nhau học theo cách phù hợp với họ.
Greg Gillet là giám đốc truyền thông tại Wolters Kluwer. Nhóm sẽ có mặt tại Accountex Summit North, Pod 35.
