Các văn phòng biên chế sẽ cần xem xét và cập nhật các chính sách bảo vệ dữ liệu của họ trước ngày 25 tháng 5, ngày hạn chót cho GDPR . Mọi chính sách GDPR cập nhật cần được thông báo rõ ràng cho tất cả nhân viên.
Vì vậy, hãy kiểm tra với các nhà cung cấp phần mềm, bộ xử lý dữ liệu và nhà thầu hiện tại để xem họ đang làm gì để tuân thủ luật mới. Bạn có thể sẽ cần cập nhật hoặc sửa đổi các hợp đồng nhất định mà bạn có với các nhà thầu hoặc nhà cung cấp bên thứ ba của mình.
GDPR làm cho mọi doanh nghiệp (khách hàng trả lương) chịu trách nhiệm đối với bất kỳ bên thứ ba nào (văn phòng trả lương) thay mặt họ xử lý dữ liệu cá nhân. Theo các điều khoản của GDPR, các văn phòng sẽ cần quản lý và lưu trữ thông tin của khách hàng trong một môi trường an toàn hơn. Điều quan trọng là phải ghi chép lại cách bạn đang lưu trữ thông tin này và mục đích bạn sẽ được kiểm toán hoặc báo cáo.
Nếu một văn phòng được kiểm toán, họ có thể cần cung cấp một số thông tin nhất định để chứng minh việc tuân thủ GDPR của họ, chẳng hạn như:
Hợp đồng đã đồng ý: Cần phải có hợp đồng bằng văn bản hoặc thư cam kết giữa các cơ quan trả lương và khách hàng chi trả GDPR. Hợp đồng này sẽ nêu rõ rằng dữ liệu cá nhân của nhân viên sẽ được cung cấp cho văn phòng để xử lý bảng lương cho doanh nghiệp. Điều này không có nghĩa là một khách hàng trả lương chỉ có thể giao dữ liệu cá nhân của nhân viên của họ cho một văn phòng và sau đó nhắm mắt làm ngơ. Khách hàng trả lương phải đảm bảo văn phòng cũng tuân thủ GDPR.
Thực hiện Hợp đồng: Để thực hiện hợp đồng, văn phòng trả lương sẽ nắm giữ một số thông tin kinh doanh nhất định, chẳng hạn như số tham chiếu PAYE của người sử dụng lao động và chi tiết tài khoản ngân hàng của họ, tất cả đều có thể sử dụng hợp pháp theo GDPR. Phòng tính lương cần giữ thông tin cá nhân này để hoàn thành hợp đồng đã thỏa thuận về việc xử lý bảng lương của khách hàng.
Lý do chính đáng: Mọi doanh nghiệp cần cung cấp lý do chính đáng về lý do tại sao họ nắm giữ thông tin cá nhân của một cá nhân. Phòng biên chế được coi là bộ xử lý khi họ xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân viên của họ. Các văn phòng tính lương nắm giữ thông tin bảng lương của khách hàng và nhân viên để hoàn thành bảng lương, chẳng hạn như số Bảo hiểm quốc gia của nhân viên, mã số thuế, ngày sinh, tiền lương của nhân viên và chi tiết bảo hiểm quốc gia của người sử dụng lao động. Theo luật GDPR, đây được coi là lý do hợp lệ và hợp pháp để giữ loại thông tin bảng lương cá nhân này.
Những điều bạn cần biết về sự đồng ý, phiếu thanh toán qua email và nghĩa vụ pháp lý của bạn
Các văn phòng tính lương có nghĩa vụ pháp lý thay mặt khách hàng của họ bảo vệ thông tin về bảng lương. Hướng dẫn này sẽ khám phá những thông tin chi tiết về tác động của GDPR đối với việc xử lý bảng lương của bạn, nêu bật các lĩnh vực quan tâm nhất bao gồm gửi phiếu lương qua email, sự đồng ý của nhân viên và nghĩa vụ pháp lý của bạn.
Hướng dẫn tải xuống
Phòng biên chế xử lý một lượng lớn dữ liệu cá nhân, đặc biệt là liên quan đến khách hàng, nhân viên của khách hàng và nhân viên của chính họ. Do đó, GDPR sẽ tác động hầu hết nếu không phải tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp và tác động của nó sẽ không thể được phóng đại. Trong hội thảo trên web được CPD công nhận này, chúng tôi sẽ bóc tách luật pháp để phác thảo rõ ràng:
Chương trình làm việc
Đăng ký tại đây
BrightPay sẽ có mặt tại Accountex 2018 vào ngày 23-24 tháng 5, đứng thứ 430.
