Việc sử dụng cổng thông tin điện tử giữa các chuyên gia kế toán, thuế và sổ sách kế toán đã tăng lên đáng kể, theo Khảo sát Công nghệ và Hoạt động Công ty Kế toán hàng năm lần thứ 3.

Nó đã tăng từ 52% vào năm 2014 lên hơn 75% hiện nay. Với việc trao đổi tài liệu kỹ thuật số và mối quan tâm về bảo mật đang gia tăng, những người chưa áp dụng công nghệ này sẽ tham gia trong 12 đến 24 tháng tới, khiến 75% tăng lên gần hơn với tỷ lệ chấp nhận 90% trong nghề.

Khách hàng mong đợi thông tin có sẵn khi họ cần, bất kể họ ở đâu và không quan tâm đến khả năng kỹ thuật số của công ty bạn. Để đáp ứng những nhu cầu đó và quan trọng nhất, để cung cấp hoặc trao đổi tài liệu một cách an toàn, kế toán và chuyên gia thuế đã nắm bắt được giá trị của cổng thông tin điện tử. Đối với những người chưa áp dụng công nghệ cổng thông tin điện tử, email thông thường sẽ không đủ; nó không cung cấp bảo mật đầy đủ khi chuyển tài liệu.

Hai chức năng chính của cổng web

Cổng thông tin web được sử dụng để trao đổi tệp và đăng tệp để truy cập và khôi phục vào một ngày trong tương lai. Việc trao đổi các tệp có thể bao gồm việc gửi các tệp sao lưu QuickBooks qua lại hoặc các thư cam kết cần được ký. Sử dụng cổng thông tin điện tử cho những vấn đề này cho phép công ty thiết lập các thông số lưu giữ trên các tài liệu được trao đổi.

Đối với việc trao đổi các tệp sao lưu QuickBooks, có thể có khoảng thời gian lưu giữ 30 ngày được đặt. Khi đăng báo cáo tài chính hoặc tờ khai thuế trong cổng thông tin điện tử của khách hàng, bạn có thể đặt thời hạn lưu giữ từ ba đến bốn năm, đảm bảo khi khách hàng hoặc công ty cần các tệp trong tương lai, chúng có thể dễ dàng truy cập.

Sau khi thiết lập cổng thông tin điện tử, một trong số ít nơi mà công ty gặp khó khăn là khi họ không cho phép khách hàng quản lý mật khẩu của chính họ. Nếu khách hàng gặp sự cố khi đăng nhập, việc cung cấp cho họ khả năng thay đổi mật khẩu sẽ giúp đảm bảo rằng họ không gọi nhân viên kế toán để thực hiện một công việc quản trị, chẳng hạn như trợ giúp về mật khẩu.

Các tính năng bắt buộc của cổng thông tin web

Có một số tính năng bắt buộc khi mua sắm công nghệ Cổng thông tin điện tử. Điều tra công nghệ cổng thông tin điện tử để đảm bảo nó có các tính năng sau:

• Việc sử dụng cổng thông tin điện tử cần phải đơn giản. Khách hàng cần dễ dàng tải lên và tải xuống tài liệu nếu không họ sẽ không sử dụng tài liệu đó.
• Cần có quyền truy cập vào nhiều thực thể từ một lần đăng nhập. (tức là cá nhân, công ty, quỹ ủy thác của họ.)
• Kế toán viên hoặc chuyên gia thuế phải có khả năng chỉ định các cấp độ truy cập khác nhau cho chủ sở hữu và nhân viên của khách hàng. Ví dụ:chủ sở hữu có thể có quyền truy cập vào hồ sơ cá nhân của họ, hồ sơ công ty và quỹ tín thác trong đó nhân viên chỉ có thể có quyền truy cập vào hồ sơ của công ty.
• Thông báo tự động được gửi đến công ty kế toán hoặc khách hàng khi tài liệu được bên kia đăng.

Doc-It sẽ được trưng bày tại Accountex vào ngày 23-24 tháng 5, đứng 1032