Khi Brexit kết thúc, các doanh nghiệp Vương quốc Anh có thể cần xem xét việc thành lập các công ty con ở các nước EU như một giải pháp thay thế cho hoạt động thương mại xuyên biên giới.
Việc có một tổ chức địa phương giúp giải quyết các vấn đề về thuế, báo cáo và tuân thủ, nhưng việc này có thể dẫn đến mức độ phức tạp mới cho kế toán của bạn.
Tony Connolly, FCA, người sáng lập và Giám đốc điều hành của phần mềm kế toán đám mây AccountsIQ, nói về những thách thức mà các doanh nghiệp quốc tế phải đối mặt và nêu bật cách hệ thống kế toán ngày nay có thể giải quyết những thách thức này.
Giao dịch xuyên biên giới có thể phức tạp. Thông thường, khi giao dịch xuyên biên giới tăng lên, các doanh nghiệp thành lập các tổ chức ở nước ngoài để bản địa hóa việc tuân thủ và cho khách hàng thấy cam kết của họ đối với thị trường đó.
Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn trước đây chưa làm điều này, với khả năng xảy ra Brexit vào cuối năm nay, việc giao dịch ở Liên minh Châu Âu thông qua một pháp nhân ở một quốc gia thành viên có thể dễ dàng hơn. Mặc dù hoạt động thông qua một tổ chức địa phương có thể giúp giao dịch dễ dàng hơn, nhưng việc thiết lập nhiều tổ chức liên quan đến quy trình kế toán phức tạp hơn , bao gồm xử lý nhiều loại tiền tệ (FX), xử lý các giao dịch giữa các công ty và phải hợp nhất và báo cáo kết quả bằng nhiều loại tiền tệ.
Nếu bạn đã xử lý nhiều giao dịch tiền tệ, bạn sẽ đánh giá cao sự phức tạp của việc xử lý lãi và lỗ đã thực hiện và chưa thực hiện trên các giao dịch ngoại hối và số dư ngoại hối chưa thanh toán. Việc hợp nhất các công ty con của FX mang đến một mức độ phức tạp mới xung quanh việc báo cáo kết quả bằng đồng tiền cơ bản, liên quan đến Dự trữ đánh giá lại FX để ghi nhận lãi hoặc lỗ giá trị tài sản ròng do nắm giữ các tài sản ròng đó bằng ngoại tệ. Bảng tính rất phù hợp để dự đoán và báo cáo, nhưng việc chuyển đổi các yếu tố khác nhau ở các tỷ lệ khác nhau và đăng chênh lệch hàng tháng lên Dự trữ đánh giá lại có thể khó khăn. Để tính toán điều này, bạn cần:
Thực hiện điều này mỗi năm một lần cho mục đích kiểm toán là hợp lý, nhưng nếu bạn đang báo cáo kết quả hàng tháng, việc quản lý các biến động tỷ giá liên tục bên ngoài hệ thống có thể khó khăn vì lỗ trong một tháng có thể được bù đắp bằng lãi trong các tháng tiếp theo và ngược lại.
Với nhiều thực thể, bạn chắc chắn sẽ kết thúc với các giao dịch giữa các công ty từ giao dịch giữa các công ty, tính phí các chi phí được thanh toán tập trung hoặc tính phí quản lý cho các dịch vụ dùng chung. Với các đơn vị sử dụng các loại tiền tệ cơ sở khác nhau, có rủi ro tỷ giá hối đoái trong bất kỳ số dư chưa thanh toán nào cần được tính đến và bạn cần quyết định xem công ty mẹ hoặc công ty con có chấp nhận rủi ro hay không - tức là nếu đồng tiền biến động, đồng tiền nào có rủi ro?
Việc quản lý các giao dịch giữa các công ty bằng cách sử dụng nhật ký GL làm cho việc tính toán lãi và lỗ chưa thực hiện trên số dư nợ cuối tháng trở nên khó khăn. Điều này được thực hiện tốt nhất thông qua tài khoản AP và AR liên công ty. Thông thường pháp nhân tính phí bắt đầu giao dịch và pháp nhân bị tính phí chịu rủi ro tỷ giá hối đoái, do đó, số dư cần được quản lý bằng đơn vị tiền tệ của pháp nhân tính phí. Lãi / lỗ chưa thực hiện cần được ghi nhận trong công ty con trước khi hợp nhất để số dư giữa các công ty loại bỏ khi hợp nhất thành đồng tiền cơ sở của tập đoàn.
Nếu bạn chưa có công ty con FX thì Hệ thống Tài chính của bạn có thể xử lý nhiều đơn vị và hợp nhất FX. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi:
Có những lợi ích đáng kể khi thành lập các công ty con có trụ sở tại địa phương tại các khu vực tài phán nước ngoài thay vì chỉ bán qua biên giới. Tuy nhiên, điều này đưa ra một số yêu cầu kế toán bổ sung và việc giải quyết những yêu cầu này bằng bảng tính có thể có vấn đề. Do đó, bạn nên xem xét liệu Hệ thống Tài chính của bạn có thể xử lý môi trường này một cách dễ dàng hay không. Nếu xem xét phần mềm mới, hệ thống Đám mây cung cấp quyền truy cập mọi lúc, mọi nơi mà không yêu cầu cài đặt phần mềm ở từng vị trí, cần được xem xét.
Getech’s Simon Brown đã thừa hưởng bốn hệ thống kế toán kế thừa trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của tập đoàn do kết quả của sự phát triển. Chuyển sang nền tảng hợp nhất và kế toán đám mây AccountsIQ đã tiết kiệm thời gian một tuần mỗi tháng cho nhóm tư vấn và khoa học địa lý toàn cầu chỉ trong việc báo cáo, chưa kể đến những cải tiến trong các quy trình cốt lõi khác.
Simon giải thích lý do tại sao AccountsIQ là lựa chọn phù hợp cho Getech, “Trước đây chúng tôi đã sử dụng bốn gói khác nhau bao gồm hai phiên bản của Sage cũng như phiên bản QuickBooks của Vương quốc Anh và Hoa Kỳ. Hợp nhất là một cơn ác mộng về hậu cần. Không nhà cung cấp nào có thể đáp ứng các yêu cầu cốt lõi của chúng tôi, theo cách mà AccountsIQ có thể, đối với giao dịch đa tiền tệ và hợp nhất trong toàn nhóm ”, kiểm soát viên tài chính Simon Brown cho biết. Anh ấy nói thêm, “AccountsIQ giúp tôi tiết kiệm được một tuần làm việc vào mỗi cuối tháng.”
Trước khi triển khai AccountsIQ, quy trình cuối tháng của Getech liên quan đến việc xuất dữ liệu từ bốn hệ thống kế toán sang Excel để thao tác. Tuy nhiên, nếu có sự mâu thuẫn, cần phải xem lại bốn bộ dữ liệu. Giải thích sự khác biệt mà nền tảng kế toán mới tạo ra, Simon nói, “Lợi ích lớn nhất mà chúng tôi thấy với AccountsIQ là dữ liệu có tính năng động; nó không chỉ là một báo cáo. Chúng tôi có thể đi sâu vào dữ liệu, giải quyết truy vấn và chạy lại báo cáo một cách chính xác. Chúng tôi chỉ cập nhật hoặc ghi đè khi cần thiết. ”
Về chủ đề báo cáo được cải thiện, Simon cho biết thêm, “Chúng tôi đã tận dụng cơ hội để thiết kế lại và xây dựng lại các báo cáo của mình vì tính linh hoạt trong AccountsIQ. Chúng tôi không còn bị giới hạn về những gì, khi nào và cách chúng tôi báo cáo; đó là một bước thay đổi lớn. ”
Chủ yếu làm việc bằng đồng bảng Anh và đô la Mỹ, Getech trước đây đã quản lý kế toán đa tiền tệ trong Excel. Với AccountsIQ, tỷ giá hối đoái được tổ chức tập trung trong hệ thống đảm bảo tất cả các công ty con trong một tập đoàn sử dụng tỷ giá hối đoái chung. Tính năng đánh giá lại tiền tệ của AccountsIQ tạo ra một quy trình tự động trong hệ thống nhằm đảm bảo tính chính xác trong các tính toán và báo cáo.
Simon cũng cho biết thêm, “Một khía cạnh khác của quy trình nội bộ của chúng tôi đã được cải thiện rất nhiều kể từ khi chúng tôi triển khai AccountsIQ là lập hóa đơn giữa các công ty. AccountsIQ theo dõi những gì chúng tôi đang lập hóa đơn nội bộ. Hóa đơn được nhận và tự động đăng ký vào các tài khoản phụ. Chúng tôi cũng sẽ tìm cách xây dựng thanh toán hàng loạt và sớm sử dụng tính năng email hàng loạt. ”
Tính năng thanh toán hàng loạt trong AccountsIQ cho phép người dùng tạo tệp nhóm tất cả các khoản thanh toán. Các khoản thanh toán liên quan đến tệp này được thực hiện tự động, làm cho quá trình xử lý riêng lẻ các khoản thanh toán với ngân hàng đã trở thành dĩ vãng. Phê duyệt tự động cũng có thể được thiết lập để đảm bảo người phê duyệt thấy lịch thanh toán trước khi nó được gửi đến ngân hàng.
Simon và nhóm của anh ấy, làm việc chặt chẽ với nhóm Khách hàng Thành công tại AccountsIQ, đã dành ba tháng để thiết kế và xây dựng hệ thống. Mặc dù thời gian này dài hơn hầu hết người dùng hệ thống bỏ ra để thiết lập nó, nhưng đó là thời gian và công sức đã bỏ ra. Điều đó có nghĩa là quy trình mã hóa và công việc được thiết lập cẩn thận và chú ý đến nhu cầu của doanh nghiệp đang phát triển và báo cáo là chính xác từ Ngày đầu tiên. Simon nhận xét, “Đó là ba tháng căng thẳng nhưng đó là thời gian dành cho việc thực hiện diễn ra rất suôn sẻ và các quy trình của chúng tôi ngay lập tức được cải thiện. Chúng tôi thực sự rất vui khi làm việc với nhóm AccountsIQ - hữu ích và luôn sẵn sàng. ”
Simon nói:“Mô hình kinh doanh của chúng tôi đang phát triển nhanh chóng và quá trình chuyển các thực thể mới sang AccountsIQ sẽ dễ dàng”. Thiết kế ban đầu của hệ thống công ty con trở thành khuôn mẫu cho các doanh nghiệp mới trong tập đoàn. Quy trình mở rộng AccountsIQ rất đơn giản, chỉ yêu cầu giấy phép bổ sung và triển khai hệ thống cốt lõi vì nó đã được mô hình hóa cho các công ty Getech.
Tóm lại, Simon Brown, Kiểm soát viên Tài chính của Getech nói, “AccountsIQ đã hoạt động rất tốt. Chúng tôi hài lòng với vẻ ngoài và cách hoạt động của nó. Đó là một thành công lớn. ”
Nói về các kế hoạch trong tương lai, anh ấy nói thêm, “Có rất nhiều khả năng trong hệ thống mà chúng tôi chưa khám phá bao gồm hệ thống PO không cần giấy tờ, nhiều công việc hơn về việc tự động phê duyệt và cải tiến cách chúng tôi xử lý các khoản thanh toán và ngân hàng. AccountsIQ có thể giúp chúng tôi tiếp tục phát triển các quy trình cũng như hỗ trợ chiến lược tăng trưởng của chúng tôi. ”
