Nếu bạn đại diện cho một doanh nghiệp, bạn sẽ biết về chính sách Kỹ thuật số hóa thuế của HMRC. Tóm lại, đó là một kế hoạch đảm bảo mọi doanh nghiệp và cá nhân đều có quyền truy cập vào tài khoản thuế kỹ thuật số của riêng họ. Kể từ tháng 4 năm 2019, các doanh nghiệp hoạt động trên ngưỡng VAT là 85 nghìn bảng Anh sẽ phải sử dụng hệ thống này để lưu giữ hồ sơ VAT và nộp tờ khai VAT bằng phần mềm tương thích với MTD.
Nếu bạn đã quen với việc xử lý giấy, thì điều này có vẻ giống như một đề xuất khó khăn. May mắn thay, phần cứng máy quét tiên tiến của Fujitsu và Đám mây ScanSnap là giải pháp lý tưởng cho các kế hoạch Kỹ thuật số Lập thuế của HMRC. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm…
Chính xác thì Lập thuế kỹ thuật số là gì?
Nếu đó không phải là điều bạn đang nghĩ đến, thì điều quan trọng cần biết là các doanh nghiệp hiện được yêu cầu sử dụng nền tảng Lập thuế kỹ thuật số được công bố gần đây để đáp ứng các nghĩa vụ VAT của họ.
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ với doanh thu dưới ngưỡng VAT, bạn có thể chọn sử dụng hệ thống nhưng không nhất thiết phải làm như vậy. Thời hạn đã được gia hạn.
Lợi ích của cổng trực tuyến
Vậy lợi ích là gì? Chà, ngoài việc kết thúc tờ khai thuế đáng sợ, thay đổi này có nghĩa là người dùng sẽ không phải cung cấp cho HMRC thông tin mà họ đã có quyền truy cập - chẳng hạn như từ chủ lao động, ngân hàng và các cơ quan chính phủ khác.
Nó cũng cho phép mọi người và doanh nghiệp theo dõi thuế của họ trong thời gian thực. Không cần đợi đến cuối năm tài chính - hoặc lâu hơn - để biết HMRC còn nợ bao nhiêu tiền thuế hoặc đến hạn phải trả.
Cũng giống như ngân hàng trực tuyến, với Làm thuế kỹ thuật số, các doanh nghiệp sẽ có thể truy cập vào một tài khoản trực tuyến toàn diện. Phần mềm lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số sẽ được liên kết trực tiếp với hệ thống HMRC cho phép mọi người gửi và nhận thông tin bằng phần mềm - và đó là lúc máy quét Fujitsu ScanSnap của bạn phát huy tác dụng.
Máy quét Fujitsu ScanSnap
Quét tài liệu là một cách đơn giản và hiệu quả để đảm bảo tất cả tài liệu bạn cần cho VAT và tờ khai thuế được lưu trữ an toàn ở một nơi và có thể dễ dàng truy cập cho các tài khoản trực tuyến của bạn.
Máy quét ScanSnap của Fujitsu cho phép quét mọi thứ từ biên lai in đến hóa đơn, thậm chí cả vé đỗ xe hoặc vé tàu đều có thể được quét nhanh chóng và đơn giản. thậm chí khởi động PC của bạn.
Bạn có thể yên tâm rằng mọi thứ bạn cần được lưu trữ trực tuyến an toàn và tất cả ở cùng một nơi, giúp bạn dễ dàng nộp thuế VAT và tờ khai thuế trực tuyến khi đến thời điểm. Đây là cách lưu trữ tài liệu có tổ chức và hiệu quả - lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ.
Kiểm tra lựa chọn toàn diện của chúng tôi tại www.ScanSnapit.com . Cho đến ngày 12 tháng 5, bất kỳ ai mua ScanSnap iX1500 đều có thể yêu cầu ScanSnap iX100 miễn phí.
Chuyển đổi kỹ thuật số đã xuất hiện được một thời gian nhưng nó chỉ mới thực sự bắt đầu đến với suy nghĩ và nhận thức của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những người đang tìm cách trở nên hiệu quả hơn, làm việc thông minh hơn và tiết kiệm tiền.
Có một số lợi thế khi quét tài liệu và kết hợp chúng với tài liệu kỹ thuật số, tất cả đều có thể giúp mở ra cuộc trò chuyện với khách hàng của bạn về máy quét tài liệu và nhu cầu về thiết bị quét chuyên dụng.
Tiết kiệm tiền - Quét tài liệu loại bỏ sự cần thiết phải duy trì các hệ thống nộp hồ sơ dựa trên giấy. Điều này làm giảm chi phí liên quan đến việc nộp hồ sơ, lưu trữ và lưu trữ lâu dài hồ sơ giấy
Tăng năng suất - Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên dành hai mươi phần trăm thời gian trong ngày của họ để tìm kiếm thông tin. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, người dùng có thể truy cập thông tin ra quyết định trong vài giây, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
Cộng tác - Nhiều hệ thống quét tài liệu tích hợp với các ứng dụng kinh doanh cho phép truy cập nhanh hơn và khả năng chia sẻ thông tin trong thời gian thực.
Tổ chức dễ dàng - Tài liệu điện tử có thể được sắp xếp nhanh hơn, tốt hơn và dễ dàng hơn nhiều so với tài liệu giấy. Ngoài ra, việc tìm kiếm, xem và chia sẻ tài liệu điện tử có thể đạt được với tốc độ nhanh chóng và dễ dàng chưa từng có - ngay lập tức.
Làm việc thông minh hơn - Sự gia tăng của công nghệ di động và khả năng quét và xem trực tiếp đến các thiết bị thông minh, qua dịch vụ đám mây hoặc qua mạng có nghĩa là các cách làm việc hiệu quả hơn có thể được áp dụng cho phép bạn xây dựng một doanh nghiệp xung quanh nhân viên của mình thay vì theo cách khác vòng. Có thể tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như không gian văn phòng và chi phí chung của văn phòng nếu nhân viên làm việc tại nhà. Áp dụng phương pháp tiếp cận tư duy chủ động và tiến bộ hơn, sẵn sàng đón nhận những thách thức khi vận hành và cạnh tranh trong 21 st thế kỷ.
Giải phóng không gian của bạn - Không gian đã trở thành một tài sản đắt giá. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc di dời văn phòng tốn kém, đồng thời giải phóng không gian của bạn và biến giấc mơ văn phòng không giấy tờ thành hiện thực.
Lập kế hoạch khôi phục sau thảm họa - Doanh nghiệp của khách hàng của bạn có ứng phó được trong trường hợp hỏa hoạn hoặc lũ lụt không? Liệu họ có thể để mất những tài liệu quý giá đó nếu chúng được nộp không đúng cách sau khi sử dụng? Tính năng quét tài liệu cho phép họ lưu giữ một bộ hồ sơ của họ trên cd hoặc dvd ở một vị trí hoặc văn phòng khác hoặc trên đám mây để giảm nguy cơ mất thông tin quý giá của họ do thiên tai.
Suy giảm chất lượng - Khi thông tin hiện đang ở trên giấy, có vấn đề là trang gốc bị giảm chất lượng. Giấy có thể bị phai màu theo thời gian và bị rách do sử dụng quá nhiều. Hình ảnh được quét sẽ không bị mờ hoặc xấu đi
Truy xuất hiệu quả - Cho phép truy cập thông tin quan trọng từ bàn làm việc. Nó có thể được chia sẻ thông qua các văn phòng và các chi nhánh khác, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc truy xuất trang vật lý, sao chép và gửi fax.
Chấp nhận hợp pháp - Ý kiến chung cho rằng hình ảnh quét có khả năng được chấp nhận trước tòa, có trọng lượng tương đương với chứng cứ như bản sao được coi là chứng cứ phụ. Khả năng giảm trọng lượng của bằng chứng nếu tính xác thực của bản sao bị nghi ngờ (ví dụ:nếu một chữ ký đang bị tranh chấp).
Lưu giữ tài liệu và hồ sơ - Hồ sơ cần được lưu giữ không chỉ cho mục đích sử dụng kinh doanh mà còn để đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và quy định như tuân thủ GDPR. Ví dụ:ở Vương quốc Anh, các Đạo luật như Sarbannes Oxley và Đạo luật Công ty 1985 (Mục 221) yêu cầu các công ty lưu giữ hồ sơ kế toán đủ để đưa ra “cái nhìn đúng đắn và công bằng về tình trạng công việc của công ty và giải thích các giao dịch của công ty”. Nó cũng yêu cầu các biện pháp phòng ngừa thích hợp được thực hiện chống lại việc giả mạo hồ sơ và phát hiện ra bất kỳ sự giả mạo nào xảy ra.
Các chỉ thị pháp luật gần đây đang thực sự tập trung vào các ưu điểm của việc vận hành một nơi làm việc kỹ thuật số, bao gồm tính di động và cộng tác.
Nội dung được số hóa và có thể tìm kiếm như nhau cho phép cơ quan khu vực công phản hồi các yêu cầu về Quyền tự do thông tin và Quyền truy cập đối tượng nhanh chóng và trong giới hạn thời gian cho phép.
Xanh hơn - Quét là một quá trình không cần giấy tờ và thường không có chi phí môi trường khi tài liệu được phân phối dưới dạng điện tử. Nếu tài liệu được quét sẽ ít bị lãng phí giấy hơn, việc vận chuyển tài liệu sẽ giảm đi và giảm lượng sử dụng bãi chôn lấp. Giảm lượng giấy, việc vận chuyển giấy và lượng chất tẩy trắng được sử dụng trong tái chế có lợi cho môi trường.
Sự hài lòng của khách hàng - Giảm thời gian phản hồi, thông tin có sẵn trong vài giây từ máy tính, các địa điểm từ xa và các văn phòng kinh doanh toàn cầu được kết nối và có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Fujitsu sẽ trưng bày tại Accountex vào ngày 1-2 tháng 5 tại ExCeL, London, trên Stand 1031.
