Việc xử lý bảng lương có thể sử dụng nhiều lao động. Vì vậy, thế giới sẽ như thế nào nếu chúng ta có thể xử lý bảng lương chỉ bằng một cú nhấp chuột?

Ngày nay, các hoạt động của phòng biên chế có thể cài đặt giải pháp một cú nhấp chuột. Đây là cách…

Giả sử một văn phòng thực hành hơn 300 bảng lương khách hàng. Một nửa trong số các bảng lương đó được phân loại là bảng lương tiêu chuẩn hoặc bảng lương ngưỡng (được trả đến ngưỡng NIC). Nói cách khác, không có sự thay đổi từ kỳ trả lương này sang kỳ trả lương khác và giả sử chúng đều là bảng lương hàng tháng.

Quy trình hàng tháng

Sử dụng một phần mềm tính lương nổi tiếng, chúng tôi bắt đầu quy trình hàng tháng. Bước đầu tiên là liên hệ với 150 khách hàng để xác nhận rằng không có thay đổi nào trong tháng này. Sau đó, chúng tôi phải mở từng bảng lương một và chạy một loạt các tác vụ như cập nhật mã số thuế từ HMRC, chạy tự động đăng ký, xử lý bảng lương, in báo cáo và phiếu lương, sao lưu bảng lương, gửi thanh toán đến BACS và nộp hàng tháng. trả lại cho các công ty hưu trí và HMRC.

Việc chạy quy trình này lần lượt cho từng bảng lương đã được một kế toán ước tính mất 20 phút cho mỗi bảng lương. (Tôi sẽ để bạn thực hiện phép tính). Tất cả những điều này mặc dù khoảng 95% các bảng lương đó không thay đổi từ kỳ lương này sang kỳ trả lương khác.

Hệ thống tự động gửi email

Bây giờ hãy tưởng tượng một quá trình trong đó hệ thống tự động gửi email đến khách hàng yêu cầu họ trả lời email với bất kỳ thay đổi nào trong một khung thời gian nhất định. Đối với 5% trả lời, hệ thống sẽ đưa bảng lương của họ ra khỏi quy trình tự động.

Các bảng lương còn lại được xử lý khi chạy tất cả các kiểm tra cần thiết, tải lên hoặc in báo cáo và phiếu thanh toán cho các giải pháp ePayslips của bạn, gửi các khoản thanh toán như thanh toán ròng, lệnh tòa, lương hưu tự động và trả lại cho HMRC.

Ngoài việc tiết kiệm đáng kể chi phí, năng suất sẽ tăng lên vì các hoạt động tự động đảm bảo rằng các nhiệm vụ không bị quên hoặc chạy không theo trình tự.

Quy trình tự động

Điều này có thể thực hiện được thông qua các API mở cung cấp cho các kế toán viên và các phòng tài nguyên phát triển để xây dựng các quy trình tự động của riêng họ. API (Giao diện lập trình ứng dụng) đã xuất hiện được một thời gian. Tuy nhiên, thị trường phần mềm tính lương mới chỉ dừng lại ở bề mặt của các API và những người yêu cầu cung cấp API rất hạn chế.

Vào năm 2015, HMRC đã đưa ra chiến lược API của mình. David Gauke, thư ký tài chính khi đó của Bộ Tài chính cho biết, “Chiến lược API nhận ra rằng điều quan trọng là phải hợp tác với các nhà phát triển phần mềm”. Và HMRC không đơn độc, vào năm 2016, Bộ Tài chính Vương quốc Anh cũng đã hỗ trợ việc sử dụng các API ngày càng tăng trong lĩnh vực ngân hàng.

Các API tính lương không phải là tương lai… chúng đang ở đây ngay bây giờ.

Payrun.io sẽ đứng thứ 398 tại Accountex.