‘Giữa khó khăn cơ hội dối trá ' - Albert Einstein

Người bạn của chúng tôi, Dan Richards tại MyFirmApp, đã tổng hợp bài viết này… một vài lời động viên và xoa dịu trong những thời điểm khó khăn này.

Bình tĩnh. Quan tâm. Giao tiếp:Bây giờ là lúc trở thành cố vấn đáng tin cậy

Khi đại dịch coronavirus quét qua toàn cầu, sẽ quá dễ dàng để chỉ thấy điều tiêu cực trong những gì đang xảy ra.

Những thách thức đối với các doanh nghiệp, lớn và nhỏ, chắc chắn là rất lớn và đây là thời điểm đáng lo ngại đối với tất cả mọi người. Lời khuyên của chúng tôi rất đơn giản; bình tĩnh, quan tâm đến nhân viên và khách hàng của bạn và giao tiếp với cả hai một cách hiệu quả.

Bình tĩnh

Bình tĩnh. Trong những thời điểm không chắc chắn, mọi người tìm đến các nhà lãnh đạo để được trấn an và hướng dẫn và đây là cơ hội thực sự cho các kế toán viên để đảm nhận vai trò thực sự của cố vấn đáng tin cậy và tìm ra những cách mới để tiếp cận gần hơn với khách hàng của họ để hướng dẫn họ vượt qua cuộc khủng hoảng này.

Chăm sóc

Cho thấy bạn quan tâm. Ngay bây giờ khách hàng và nhân viên của bạn cần bạn hơn bao giờ hết. Họ có thể lo lắng về những gì phía trước và muốn cảm thấy một người mà họ tin tưởng đang tìm kiếm họ. Ưu tiên nói chuyện với họ thường xuyên để giúp họ cập nhật luồng thông tin chính xác ổn định đồng thời cam đoan rằng bạn luôn sẵn sàng cung cấp lời khuyên thiết thực.

Giao tiếp

Giao tiếp càng nhiều càng tốt. Bỏ qua tất cả các quy tắc cũ về thời điểm và cách thức giao tiếp và gọi điện, gửi email, Skype, nhắn tin và sử dụng nhắn tin thông báo đẩy để nói về những thách thức mà khách hàng của bạn phải đối mặt và cho họ biết bạn đứng về phía họ. Mọi người đều cần trợ giúp vào thời điểm như thế này và với lời khuyên của chính phủ thay đổi hàng ngày, chắc chắn sẽ không thiếu hướng dẫn mà bạn có thể chia sẻ với họ thông qua các kênh kỹ thuật số, từ lời khuyên mới nhất của chính phủ, theo dõi dòng tiền đến giúp thu xếp tài chính.

Đây là một tình huống thay đổi nhanh chóng và những người có cơ hội thực hiện chuyển số quan trọng này và đến gần hơn với khách hàng của họ sẽ ở vị trí tốt nhất để nổi lên mạnh mẽ hơn. Để thiết lập bóng lăn, đây là các khuyến nghị hàng đầu của chúng tôi để duy trì hoạt động và đồng thời tập trung vào khách hàng. Các mẹo tương tự cũng có thể được chuyển cho khách hàng của bạn.

1. Sử dụng tất cả công nghệ hiện có sẵn

Chính phủ đã khuyến cáo rằng nên tránh việc đi lại và tiếp xúc không cần thiết, vì vậy việc sử dụng công nghệ sẽ cần được tăng cường và sử dụng ở bất cứ nơi nào có thể để giữ liên lạc thường xuyên. Không bao giờ là thời điểm tốt hơn để đầu tư vào các công cụ công nghệ cộng tác và hiện đại hóa các phương pháp giao tiếp của bạn vì có khả năng ngay cả khi tình huống này qua đi, cách chúng ta làm việc sẽ thay đổi đáng kể trong dài hạn.

• Xem xét việc sử dụng máy chủ đám mây để chia sẻ dữ liệu trong thời gian thực
• Thay vì tổ chức các cuộc họp trực tiếp, các ứng dụng hội nghị như Skype hoặc Zoom, hiện gần giống với các cuộc họp trực tiếp nhất có thể, là một lựa chọn thay thế tuyệt vời
• Sử dụng các công cụ cộng tác dựa trên trò chuyện như Slack hoặc Microsoft Teams để cập nhật thông tin với đồng nghiệp và thậm chí cả khách hàng trong thời gian thực. Bạn có thể sử dụng các tính năng như cộng tác tài liệu, trò chuyện trực tiếp và trò chuyện nhóm. Họ cũng có Ứng dụng di động của riêng mình để bạn luôn được kết nối
• Trọng tâm sẽ là các cuộc trò chuyện video và cuộc gọi điện thoại để giữ liên lạc. Cách tiếp cận này có thể sẽ nhận được sự chúc phúc từ khách hàng của bạn vì việc dành thời gian rời khỏi doanh nghiệp của họ trong các cuộc họp ngày càng được coi là lãng phí thời gian quý báu
• Sự phát triển của công nghệ đã làm cho chữ ký điện tử trở thành cách an toàn và nhanh chóng nhất để yêu cầu các thủ tục giấy tờ và các tờ khai được ủy quyền. Nếu một khách hàng đang làm việc tại nhà do vi-rút và tài liệu đã được gửi đến văn phòng của anh ấy, chắc chắn sẽ có một khoảng thời gian trễ trước khi nó được ký. Sử dụng tình hình hiện tại làm cơ hội hoàn hảo để chuyển sang chữ ký điện tử, sử dụng các công cụ như Docusign, Adobe Sign hoặc trình quét tài liệu di động (chúng tôi có phiên bản miễn phí trong OneApp) bất cứ khi nào có thể để quay vòng nhanh hơn và thân thiện hơn với môi trường

2. Giữ kết nối với khách hàng

Tình trạng không chắc chắn là đáng lo ngại và các doanh nghiệp, bây giờ hơn bao giờ hết, sẽ cần sự trợ giúp của kế toán viên để vượt qua những tháng tới. Ngân sách đã công bố một loạt các biện pháp trị giá 12 tỷ bảng Anh trong nỗ lực giúp những người cần giữ tiền mặt bao gồm HM Revenue và Custom's tạm dừng 'thời gian thanh toán', giảm giá doanh nghiệp, tài trợ 3.000 bảng Anh cho các doanh nghiệp nhỏ nhất, Coronavirus Business Interrupt Scheme và đòi lại chi phí trả cho 14 ngày ốm đau.

Chính phủ kể từ đó đã công bố một gói giải cứu tài chính bao gồm bảo lãnh khoản vay của nhà nước trị giá 330 tỷ bảng Anh cùng với khoản hỗ trợ tài chính trị giá 20 tỷ bảng Anh để giúp các doanh nghiệp đang gặp khó khăn đối phó với thảm họa kinh tế gây ra. Khách hàng của bạn sẽ muốn biết điều này ảnh hưởng đến họ như thế nào và cách họ có thể tiếp cận nguồn vốn nếu cần - bạn có trách nhiệm hướng dẫn họ vượt qua.

Tốc độ của các thông báo và tình hình luôn thay đổi mà chúng tôi hiện đang gặp phải có nghĩa là bạn cần các cách kết nối tức thời và hiệu quả với khách hàng của mình để cập nhật thông tin và thể hiện sự quan tâm của bạn. Tại MyFooterApp, chúng tôi đã gửi thông báo đẩy kịp thời tới Ứng dụng của khách hàng để giúp khách hàng của họ luôn cập nhật những phát triển mới nhất. Một số khách hàng của chúng tôi cũng đã được hưởng lợi từ việc tự gửi tin nhắn đẩy thường xuyên cho khách hàng của họ thông qua Ứng dụng của họ - ưu điểm của tin nhắn đẩy là chúng ngay lập tức và hầu như luôn luôn được đọc, thay vì bị mất trong hộp thư đến, điều quan trọng khi tin tức liên tục đang thay đổi.

3. Lập kế hoạch dự phòng

Duy trì mức độ chăm sóc khách hàng cao nhất sẽ vẫn là ưu tiên hàng đầu. Dưới đây chỉ là một số lĩnh vực cần xem xét:

• Xem xét các chính sách xung quanh việc đi công tác và nếu lệnh cấm được áp dụng, hãy tư vấn cho khách hàng các phương pháp thay thế
• Xác định người sẽ chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng nếu các thành viên của nhân viên được xét nghiệm dương tính với vi rút hoặc đang tự cách ly
• Đưa ra các chính sách dự phòng trong trường hợp nhân viên không thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong thời gian
• Tổ chức đánh giá CNTT cho những người làm việc tại nhà để kiểm tra xem các hệ thống có an toàn như thể đang làm việc tại văn phòng hay không. Đảm bảo tất cả thông tin khách hàng vẫn được bảo mật, được lưu trữ trên máy chủ trung tâm hoặc trên đám mây và được sao lưu
• Đảm bảo công nghệ sẵn có để tổ chức các cuộc họp thực tế từ xa, bạn có thể sẽ ngạc nhiên thú vị về việc các cuộc họp trực tuyến thực sự dễ dàng như thế nào!
• Hoạch định các chiến lược nguồn lực để giảm thiểu nguy cơ gián đoạn nếu số lượng lớn nhân viên vắng mặt, chẳng hạn như bố trí lại nhân viên, chia tách các nhóm và đào tạo chéo các nhân viên thực hiện các chức năng quan trọng của doanh nghiệp
• Xây dựng kế hoạch dự phòng để tiết kiệm chi phí trong trường hợp doanh thu bị ảnh hưởng tiêu cực, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục nhất có thể. Điều này có thể bao gồm việc giảm lương tối thiểu cho tất cả nhân viên để giúp duy trì việc làm đầy đủ
• Thiết lập các thủ tục kỹ thuật số để ký tài liệu

Hiện tại là thời gian để lãnh đạo

Hậu quả đầy đủ của coronavirus vẫn chưa rõ ràng nhưng có một điều chúng ta biết là tác động của con người và doanh nghiệp là rất lớn. Các công ty kế toán ngay bây giờ có nghĩa vụ quan tâm đến nhân viên và khách hàng của họ và giải quyết những thách thức đang phải đối mặt.

Hơn bao giờ hết, kế toán cần thể hiện mình là người cố vấn đáng tin cậy trong thời kỳ khủng hoảng và duy trì mối quan hệ khách hàng bền chặt thông qua giao tiếp hiệu quả và sử dụng công nghệ hợp tác, hiện đại.

MyF FirmApp làm cho các doanh nghiệp kế toán trở nên tốt hơn và giúp họ phát triển bằng cách đảm bảo các thông tin liên lạc quan trọng được nhìn thấy, lợi thế cạnh tranh và lòng trung thành được duy trì thông qua sự tương tác và tương tác được cải thiện. Là nhà cung cấp số một toàn cầu về các Ứng dụng dành riêng cho kế toán và người ghi sổ được sử dụng bởi các công ty tiến bộ nhất trong ngành, công ty đã phát triển hơn 1.200 Ứng dụng dành cho kế toán và kế toán có sẵn ở 11 quốc gia và được hơn một phần tư triệu doanh nghiệp sử dụng hàng ngày để quản lý tài chính của họ . www.myf Firmapp.co.uk