Trong thế giới được kết nối của chúng ta, giờ đây mọi người mong đợi làm việc và tương tác từ xa - ngay cả khi chia sẻ tài liệu quan trọng.

Đối với các công ty chuẩn bị bộ tài khoản và nộp tờ khai thuế, phương pháp gửi và nhận tài liệu bản in truyền thống đang trở nên kém hấp dẫn hơn:quá trình này mất nhiều thời gian hơn, tốn kém hơn và chiếm dung lượng lưu trữ có giá trị.

Khách hàng cũng đơn giản là quá bận rộn và quen với việc xem tài liệu trên màn hình và chỉ in khi cần thiết.

Không chỉ vậy, với một ngành tập trung vào bảo vệ dữ liệu, kế toán phải đối mặt với những thách thức to lớn xung quanh việc tuân thủ, quyền riêng tư của dữ liệu, quyền truy cập và trao đổi.

Cuối cùng, động lực để làm việc không cần giấy tờ và lưu trữ tài liệu có ý nghĩa cả về tài chính và môi trường.

Do đó, không có gì ngạc nhiên khi các hoạt động kế toán đang kêu gọi một giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh phù hợp với công ty, nhân viên và khách hàng của họ. Đáp lại, TaxCalc đã hợp tác với SmartVault, nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp chia sẻ tệp an toàn và quản lý tài liệu trực tuyến, đồng thời ra mắt Trình quản lý tài liệu TaxCalc do SmartVault cung cấp như một phần của việc cung cấp quản lý thực hành theo mô-đun mới.

Trình quản lý tài liệu cho phép chia sẻ tệp dựa trên đám mây an toàn với khách hàng và lưu trữ hồ sơ và tài liệu công ty - tất cả đều được mã hóa tệp ở cấp ngân hàng để đảm bảo an toàn dữ liệu. Nói tóm lại, nó cung cấp một kỷ nguyên mới về lưu trữ tài liệu và chia sẻ tệp.

Lợi ích bao gồm:

• Hoạt động cùng với công cụ phê duyệt khách hàng kỹ thuật số, Trung tâm eSign TaxCalc.
• Giới thiệu ứng dụng khách được chuẩn hóa với các mẫu email và thư mục đặt riêng.
• Cổng ứng dụng khách có thể tùy chỉnh, có tên và biểu tượng của công ty.
• Tăng năng suất và giảm chi phí với quy trình làm việc hiệu quả, không cần giấy tờ.
• Tích hợp với Outlook, Xero và QuickBooks.
• Kênh được mã hóa, an toàn để gửi và yêu cầu tệp từ khách hàng.
• Có thể truy cập từ máy tính, máy tính bảng và thiết bị di động.
• Tuân thủ GDPR và bảo mật dữ liệu.
• Đảm bảo tính liên tục của công việc kinh doanh với các tài liệu của công ty và khách hàng được lưu trữ an toàn trên đám mây.

Đây chỉ là câu chuyện về một số lợi ích thực tế mà một chủ sở hữu hành nghề hư cấu được hưởng khi sử dụng Người quản lý tài liệu TaxCalc .

Chủ sở hữu hành nghề

Gặp Yasmin. Yasmin quản lý công ty của riêng mình, với mười nhân viên lâu năm. Đôi khi, cô ấy được biết rằng cô ấy cần phải cải thiện cách thức trao đổi các tài liệu quan trọng với khách hàng của mình. Một số nhân viên của Yasmin vẫn gửi bản khai thuế cho khách hàng của họ qua đường bưu điện, mà cô ấy biết là không hiệu quả và tốn kém; những người khác qua email mà cô ấy biết là không đủ an toàn.

Yasmin quyết định phát triển hoạt động thực hành của mình bằng cách tích hợp quản lý và lưu trữ tài liệu an toàn vào bộ sản phẩm thực hành TaxCalc hiện có của mình. Chọn Trình quản lý tài liệu TaxCalc do SmartVault cung cấp , một phần trong bộ công cụ quản lý thực hành mới của TaxCalc, rất có ý nghĩa. Hầu như chỉ qua đêm Trình quản lý tài liệu TaxCalc đã chuyển đổi các quy trình trao đổi tài liệu của cô ấy thành một hoạt động siêu tốc độ, an toàn và hiệu quả cao.

Anh chàng nhút nhát công nghệ

Nigel đã chuẩn bị tờ khai thuế trong 30 năm. Anh ấy rất xuất sắc trong công việc của mình, nhưng mỗi khi chuẩn bị tờ khai thuế, anh ấy lại in nó ra và gửi cho khách hàng để phê duyệt. Anh ấy không muốn đón nhận công nghệ mới.

Tuy nhiên, sau khi thấy việc gửi tờ khai thuế cho khách hàng qua Trình quản lý tài liệu TaxCalc dễ dàng như thế nào , anh ấy ngay lập tức được chuyển đổi. Nigel vẫn nhấn Control-P như mọi khi, nhưng thay vì chọn máy in trong văn phòng, anh ấy chọn Máy in PDF SmartVault.

Máy tính để bàn được kết nối sẽ tự động đặt tờ khai thuế vào đúng thư mục khách hàng trong khoảng thời gian chính xác.

Sau đó, khách hàng được thông báo qua email rằng bản khai thuế đã sẵn sàng để xem xét. Nigel hiện có thể tiến hành các công việc để hoàn thành một cách suôn sẻ và nhanh chóng hơn rất nhiều, đồng thời tiết kiệm một khoản tiền lớn cho việc in ấn và đăng tải.

Chuyên gia tuân thủ

Mặc dù Aisha cực kỳ tự tin và tự hào về sự tuân thủ của công ty trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, nhưng cô ấy đang tìm cách hiện đại hóa cách thức gửi và nhận tài liệu chính từ khách hàng, đặc biệt là trong bối cảnh GDPR. Cũng như hiểu biết dễ dàng về Trình quản lý tài liệu TaxCalc sẽ giúp công ty tuân thủ GDPR, Aisha vui mừng vì tất cả các tài liệu sẽ được bảo vệ bằng bảo mật cấp ngân hàng, điều này có nghĩa là công ty đã giảm đáng kể nguy cơ tài liệu nhạy cảm rơi vào tay kẻ xấu.

Đây chỉ là một số lợi ích chuyển đổi mà TaxCalc có thể mang lại cho thực tiễn ngày nay. Tìm hiểu thêm về Trình quản lý tài liệu TaxCalc do SmartVault cung cấp và TaxCalc mới bộ công cụ quản lý thực hành .