Ngân sách chi tiết đơn hàng giúp các doanh nghiệp, doanh nhân và chủ hộ gia đình theo dõi và giám sát các quỹ hiện có, doanh thu và chi phí theo loại. Công cụ kế toán có thể được tạo ra để phản ánh chênh lệch hàng năm giữa các loại chi tiêu giống nhau hoặc để phản ánh chênh lệch giữa ngân sách và chi phí trong một năm. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ kế toán để tính toán và theo dõi chi phí phải trả hoặc dự kiến.
Mở bảng tính mới bằng chương trình phần mềm như Microsoft Excel. Ở đầu bảng tính, hãy nhập tiêu đề trường. Trong trường, cột A và hàng 1 (A1), nhập "Loại Chi phí". Trong trường B1, nhập "Chi tiêu Hiện tại". Trong trường C1, nhập "Chi tiêu trước năm". Trong trường D1, nhập "Ngân sách Năm Hiện tại". Trong trường E1, nhập "Chi tiêu Còn lại cho Năm Hiện tại" và trong trường F1, nhập "Năm Hiện tại so với Năm trước."
Trong trường "Loại chi phí" và trên các hàng riêng biệt, hãy liệt kê từng loại chi phí mà bạn dự kiến sẽ chi tiền trong năm. Các loại chi phí mục hàng điển hình bao gồm "tiền lương", "chi phí trả lương khác" (bao gồm thuế và các khoản thanh toán bảo hiểm y tế) "du lịch và giải trí", "đồ dùng văn phòng", "đào tạo" và "tiếp thị và khuyến mại". Liệt kê các mục lần lượt trên các hàng riêng biệt bắt đầu từ cột A và hàng 2 (A2) đến A7 hoặc xuống tuy nhiên nhiều mục hàng riêng biệt mà bạn sẽ có chi phí.
Xác định giới hạn. Chuyển sang trường D1, "Ngân sách Năm Hiện tại". Bắt đầu với trường D2, điền vào cột này mức chi tiêu tối đa được phép cho mỗi "Loại chi phí". Ví dụ:đối với loại chi phí "Lương", đối với ba nhân viên kiếm được 50.000 đô la một năm mỗi người, bạn sẽ điền vào tổng ngân sách là 150.000 đô la. Đi xuống cột bảng tính và điền vào tổng ngân sách năm cho từng loại chi phí mục hàng.
Điền vào chi tiêu của năm trước. Tab qua trường C1, "Chi tiêu trước năm". Dưới cột này, hãy điền tổng số tiền đã chi cho từng loại chi phí cho năm trước bắt đầu từ trường C2.
Vào đầu mỗi tháng, hãy điền số tiền chính xác mà bạn đã chi tiêu cho từng loại chi phí mục hàng. Cập nhật tổng chi tiêu hiện tại, bắt đầu từ trường B2, cho các loại chi phí khác nhau mỗi tháng trong suốt năm. Ví dụ:đối với loại chi phí "Tiền lương" trong tháng 1, bạn sẽ nhập 12.500 đô la. Vào tháng 1, nếu bạn chi 150 đô la cho giấy sao chụp, 75 đô la cho tem và 280 đô la cho mực máy in, thì tổng chi tiêu hiện tại cho "Đồ dùng văn phòng" sẽ là 505 đô la.
Theo dõi chi tiêu hiện tại so với ngân sách đã đặt. Xây dựng công thức vào trường E2 trong "Chi tiêu còn lại trong năm" để tự động trừ trường "Chi tiêu hiện tại", B2, khỏi trường "Ngân sách của năm hiện tại", trường D2. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel để tạo bảng tính ngân sách của mình, công thức sẽ giống như sau:"=D2-B2". Sao chép và dán công thức này xuống cột E cho đến khi bạn điền công thức cho tất cả các loại chi phí trên bảng tính.
Tạo công thức trong trường F2, "Chi tiêu của năm hiện tại so với Chi tiêu của năm trước", để theo dõi cách bạn đang quản lý ngân sách năm hiện tại của mình, trường B2, so với mức bạn đã quản lý ngân sách của năm trước, trường C2. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel, công thức sẽ giống như sau:"=C2-B2". Sao chép và dán công thức này xuống cột F cho đến khi bạn điền công thức cho tất cả các loại chi phí trên bảng tính
