Không có gì bí mật khi sự năng động của nhóm đóng một vai trò quan trọng trong hạnh phúc tại nơi làm việc. Nhưng trong khi hầu hết các nhà lãnh đạo, đặc biệt là những người trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp, cố gắng tạo ra một nhóm rất gắn bó, họ đang bỏ qua một thành phần quan trọng của sự hài lòng của nhân viên:ranh giới. Ranh giới là điều cần thiết để giữ cho mọi thành viên trong nhóm luôn vui vẻ và làm việc hiệu quả.
Đây là một vấn đề đối với bất kỳ công ty nào coi trọng sự xuất sắc, nhưng đó là một vấn đề còn lớn hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp đòi hỏi tất cả mọi người phải đội nhiều mũ.
Các nhà lãnh đạo trong các loại hình doanh nghiệp này, những người đặt ra ranh giới rõ ràng trong nhóm của họ khuyến khích các môi trường ưu tiên nhu cầu của các thành viên trong nhóm và cho phép doanh nghiệp phát triển.
Mặc dù bất kỳ tổ chức nào cũng có thể gặp phải các vấn đề về ranh giới, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và các công ty mới thành lập phải đối mặt với những thách thức riêng.
Thứ nhất, bầu không khí thân mật và nhu cầu định vị vững chắc trên thương trường có nghĩa là nhân viên của những công ty như vậy thường bị giằng co giữa nhiều hướng và đòi hỏi thời gian và sự chú ý của họ. Từ những phiền nhiễu xã hội liên tục đến các email không bao giờ kết thúc cho đến các dự án lọc qua các phòng ban mà bản thân chúng không được xác định rõ ràng, những nhiệm vụ phổ biến này có thể làm giảm năng suất và sự tham gia của nhân viên.
Ngoài ra, nhu cầu hoàn thành nhiều việc với một nhóm nhỏ hoặc nguồn lực hạn chế thường dẫn đến việc thiếu thứ tự ưu tiên và vai trò công việc bị mờ nhạt. Những nhân viên không thể hoàn thành hoặc thậm chí không xác định được công việc quan trọng nhất trong ngày cảm thấy không hài lòng hơn và làm việc quá sức, làm xói mòn tinh thần đồng đội và gây ra xung đột.
Bằng cách thiết lập ranh giới rõ ràng trong nhóm của họ, các nhà lãnh đạo thúc đẩy quyền tự chủ và giảm bớt tính đa nhiệm, điều mà hầu hết mọi người lao động đều rất tệ. Trên thực tế, chỉ có 2% cá nhân, được gọi là “siêu nhiệm”, thực sự có khả năng hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc.
Khi mọi người nghĩ rằng họ đang làm việc đa nhiệm, họ thực sự chuyển từ dự án này sang dự án khác trong vài phút mỗi lần, ngăn chặn trạng thái tinh thần được gọi là "dòng chảy" trong đó một người hoàn toàn tập trung vào công việc của mình. Để tăng năng suất , các nhà lãnh đạo cần cấu trúc tổ chức của họ để thúc đẩy dòng chảy và bởi vì các ranh giới dẫn đến việc ít đa nhiệm hơn, họ chắc chắn sẽ tăng cường dòng chảy, tăng năng suất và làm cho các nhóm hạnh phúc hơn.
Thiết lập ranh giới hiệu quả không có nghĩa là dựng lên các buồng riêng hoặc dồn mọi người vào một văn phòng riêng biệt. Nhưng điều đó có nghĩa là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân cần tạo ra một môi trường nơi mọi người đều có nhu cầu được đáp ứng. Hãy thử làm theo bốn bước sau:
Trước tiên, hãy phân bổ thời gian phản ánh cho các nhóm của bạn. Yêu cầu họ xem xét - thông qua các cuộc khảo sát ẩn danh hoặc ghi chú vội vàng - nơi họ cảm thấy dòng công việc của họ bị mờ; chúng được kéo ở đâu và như thế nào theo các hướng khác nhau; vai trò của họ có rõ ràng không; và vai trò của ai mà họ không hiểu. Khuyến khích các thành viên trong nhóm càng cụ thể càng tốt và xác định cả ranh giới thể chất và tâm lý hoặc tình cảm mà họ cần.
Sau khi các thành viên trong nhóm đã xác định được nơi họ cần ranh giới, hãy lập danh sách năm lĩnh vực hàng đầu mà các đường đã xác định có thể hữu ích nhất cho mọi người - chẳng hạn như dành một phần thời gian mỗi ngày cho làm việc cá nhân - và cộng tác với nhóm của bạn khi bạn thực hiện chúng. Ngoài ra, bởi vì bạn sẽ không thể đáp ứng ranh giới mong muốn của mọi người, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm lên tiếng - lịch sự nhưng chắc chắn - khi họ không thể bị lôi kéo vào các dự án khác hoặc cần một số không gian. Một trong những điểm mạnh nhất mà nhân viên có thể có là học cách nói “không”, vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên của bạn lên tiếng nhiều hơn về những gì họ có thể và không thể đảm nhận.
Ngay cả khi đã có những ranh giới vĩ mô này, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn thiết lập các ranh giới vi mô hàng ngày bằng cách viết ra một lịch trình vạch ra các mục tiêu lớn của họ, bất kỳ cuộc họp nào họ có và các vai trò khác -các trách nhiệm cụ thể. Sau đó, yêu cầu họ ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc cho những công việc này, đồng thời khuyến khích họ tuân thủ lịch trình đó. Các công cụ công nghệ như Toggl là những cách tuyệt vời để giúp nhóm của bạn thực hiện điều này, vì họ có thể theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ cụ thể. Cuối cùng, một lịch trình có thể giúp mọi người luôn có trách nhiệm với bản thân và những người khác, vì các thành viên trong nhóm có thể chỉ cần tham khảo nó nếu ai đó cố gắng vượt qua ranh giới của họ.
Chỉ vì ai đó đặt ra ranh giới không có nghĩa là anh ta sẽ không bao giờ được yêu cầu bước ra ngoài vai trò của mình. Đặc biệt là trong môi trường kinh doanh nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp, vi phạm này xảy ra, bởi vì mọi người đều phải tham gia trong thời gian bận rộn để duy trì hoạt động. Tuy nhiên, vì ranh giới đã được thiết lập cho đến thời điểm này, các thành viên trong nhóm sẽ sẵn sàng và có thể giúp đỡ nhiều hơn, duy trì bầu không khí hợp tác cần thiết trong một nơi làm việc thân mật đồng thời đảm bảo quyền tự chủ trên quy mô lớn hơn.
Mặc dù nó có thể là một quá trình không thoải mái, nhưng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân đặt ra ranh giới sẽ tạo ra động lực nhóm tích cực hơn. Chúng không chỉ giúp tăng khả năng tập trung và ưu tiên của nhóm mà còn khiến mọi người hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn. Một nhóm thực sự thân thiết không phải là một nhóm đồng phụ thuộc; thay vào đó, nó tôn trọng nhu cầu cá nhân của từng thành viên và đảm bảo thành công bằng cách dựng lên một số bức tường.
