Doanh nhân không bao giờ có đủ thời gian; nhưng những người thành công dường như hoàn thành những việc phù hợp.
Để có được khả năng kiểm soát tốt hơn, bạn cần cởi mở để thay đổi và tiếp xúc với những điểm mạnh và điểm mù của bản thân. Việc áp dụng các hệ thống tổ chức tốt hơn sẽ giúp giải quyết được hai câu hỏi sau:
Loại hệ thống hoạt động phụ thuộc vào tính cách hoặc hệ thống não bộ của bạn. Bạn muốn ngăn chặn sự hỗn loạn, hay bạn cần cảm thấy khả năng xảy ra? Không có một hệ thống nào hoạt động cho tất cả mọi người. Bạn cần tìm những gì phù hợp với mình và trở thành thói quen.
Những người não trái yêu thích các hệ thống và khao khát áp dụng quản lý dự án, lịch, danh sách nhiệm vụ, v.v. Hành động vượt qua các mục khỏi danh sách mang lại phần thưởng nội tại của chính nó. Nhưng còn ở cấp độ cao hơn, các hoạt động ít hữu hình hơn thì sao? Cải tiến có thể tập trung vào việc ngăn chặn thời gian và mang lại nguồn lực cho các dự án sáng tạo hơn, chẳng hạn như lập kế hoạch, chiến lược và chiến dịch tiếp thị.
Các loại não phải ghét cấu trúc. Việc “phải làm” hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ ít bị hạn chế hơn so với danh sách công việc hàng ngày, vì vậy các công việc có thể được giải quyết khi năng lượng còn nhiều. Và ở đây, chiếc bàn lộn xộn thực sự có thể đại diện cho “không gian làm việc” cần thiết. Các vật dụng cần phải ở trong tầm nhìn để có thể hoạt động. Vì kiểm tra danh sách sẽ không mang lại niềm vui, phần thưởng có thể cần được thêm vào. Ví dụ:làm những công việc “buồn tẻ” đầu tiên trong ngày và để những công việc sáng tạo “vui vẻ” làm phần thưởng.
Tạo bảng tầm nhìn cho doanh nghiệp của bạn. Aviva Goldfarb sử dụng phương pháp thiền buổi sáng để bắt đầu ngày làm việc, dành 10-15 phút để hình dung về ngày và ưu tiên các hoạt động. Cô ấy cũng khuyên bạn nên điều chỉnh nhịp sinh học cá nhân của bạn - thậm chí có những giấc ngủ ngắn (sử dụng các bài thiền được ghi lại với thời gian thức dậy đúng giờ).
Hệ thống giấy vẫn có thể là kỹ thuật tổ chức tốt nhất. Hành động vật lý của chữ viết tay lưu giữ nhiệm vụ trong bộ nhớ và tạo ra một kết nối hữu hình. Điều quan trọng là tạo ra các công cụ hoặc khu vực nắm bắt cho các bối cảnh khác nhau, chẳng hạn như doanh nghiệp, gia đình và cá nhân. Ghi chú sau khi hoàn thành có thể tạo ra một cách linh hoạt để nắm bắt các công việc, với sự linh hoạt để sắp xếp lại và loại bỏ khi hoàn thành. Sử dụng các màu sắc khác nhau có thể phân biệt các khu vực chức năng khác nhau (tiếp thị và kế toán, v.v.) hoặc các khách hàng hoặc dự án khác nhau. Một hệ thống giấy hữu ích khác là bảng lập kế hoạch dự án Arc của Staples - các loại giấy có thể tháo rời và sổ tay có kích thước phù hợp tạo ra một nơi dễ dàng để ghi lại các công việc, ghi chú và ý tưởng.
Người tổ chức Jackie Kelly của Clearing House gợi ý rằng hãy phụ trách lịch trình của bạn bằng cách dành thời gian cho các dự án và các hạng mục quan trọng khác chưa hoàn thành. Jackie cũng là người rất tin tưởng vào việc dành cho mình một ngày lập kế hoạch để đặt mục tiêu, định hướng lại các công cụ và thiết lập hệ thống tổ chức của bạn. Để giúp thiết lập lịch trực tuyến nơi khách hàng, đồng nghiệp và nhân viên có thể sắp xếp thời gian với bạn, Acuity có một công cụ dễ sử dụng (và miễn phí) hoàn hảo cho các doanh nhân.
Robin Thieme của Kensington Business Solutions luôn tìm kiếm các công cụ công nghệ mới để giúp khách hàng và nhóm của cô ấy làm việc hiệu quả hơn. Nhóm của Robin yêu thích Slack, một hệ thống nhắn tin giúp liên lạc nhanh chóng và dễ dàng giữa các nhóm được phân phối. Robin sử dụng Slack để gửi các ghi chú nhắc nhở cho chính mình, đôi khi dưới dạng tin nhắn văn bản sẽ xuất hiện trong tương lai để nhắc nhở.
Một số nhà quản lý cũng đã báo cáo sự gia tăng năng suất rất lớn với việc đăng ký hàng tuần nhanh chóng. Còn được gọi là “cuộc họp đứng lên”, đây là những cuộc họp kéo dài không quá 15 phút mỗi tuần, trong đó nhóm gọi đến để nghe các thông báo và ưu tiên hàng tuần.
Tất cả chúng ta đều tự đánh giá cao năng suất của mỗi người. Chìa khóa của một hệ thống tốt là cho phép bản thân buông bỏ và không cảm thấy bị bắt buộc phải làm mọi thứ trong bộ não của bạn. Một số nhiệm vụ kéo dài có nghĩa là sẽ chết.
