Xin chúc mừng, bạn đã thuê một nhân viên mới! Thêm nhân viên là một cột mốc thú vị cho một công việc kinh doanh mới chớm nở và bạn sẽ dễ bị choáng ngợp khi chuẩn bị cho sự xuất hiện của họ.
Luật liên bang yêu cầu bạn xác minh tính đủ điều kiện làm việc của nhân viên tại Hoa Kỳ. Trong vòng ba ngày kể từ ngày tuyển dụng, bạn phải hoàn thành Mẫu I-9, Xác minh tính đủ điều kiện của việc làm , bao gồm việc xem xét các tài liệu đã được phê duyệt để xác nhận tư cách công dân hoặc tính đủ điều kiện làm việc của nhân viên. Bạn có thể tải xuống Mẫu I-9 tại trang web của Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS). Tốt hơn, để đảm bảo độ chính xác, hãy sử dụng Mẫu I-9 và Bộ Mẫu từ ComplyRight. (Tiền phạt đối với những I-9 được điền không chính xác có thể rất cao.) Mặc dù bạn không cần phải nộp I-9 cho chính phủ, nhưng bạn phải lưu giữ nó trong hồ sơ trong ba năm sau ngày tuyển dụng của nhân viên hoặc một năm sau khi nhân viên đó rời đi. công ty của bạn, tùy điều kiện nào đến sau.
Ngoài ra, hãy lưu ý rằng USCIS vừa phát hành phiên bản sửa đổi của I-9. Bắt đầu từ ngày 22 tháng 1 năm 2017, bạn chỉ được sử dụng phiên bản mới ngày 14/11/2016.
IRS Biểu mẫu W-4 cho biết số lượng phụ cấp mà một nhân viên muốn yêu cầu. Điều này quan trọng vì nó xác định số tiền bạn cần giữ lại từ tiền lương của nhân viên. Tải xuống biểu mẫu này từ trang web IRS hoặc sử dụng phiên bản PDF có thể tải xuống này để làm hồ sơ điện tử.
IRS yêu cầu bạn lưu giữ hồ sơ thuế việc làm (bao gồm cả W-4) trong ít nhất bốn năm sau khi thuế đã được thanh toán. Luật lưu trữ hồ sơ của tiểu bang cũng có thể được áp dụng, vì vậy hãy nhớ kiểm tra.
Là người sử dụng lao động, bạn phải giữ lại một phần tiền lương của mỗi nhân viên để nộp thuế và nộp thuế cho cơ quan có thẩm quyền thích hợp. Các loại thuế này bao gồm thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh xã hội và thuế Medicare và, nếu có, thuế thu nhập tiểu bang.
Bạn có thể tự quản lý bảng lương hoặc xem xét sử dụng dịch vụ tính lương của bên thứ ba. Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương luôn theo sát các thay đổi của luật thuế, tự động khấu trừ các khoản thuế thích hợp từ tiền lương của nhân viên và thậm chí gửi cho bạn lời nhắc khi đến lúc nộp thuế. Tìm kiếm một dịch vụ được thiết kế và định giá dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ.
Mỗi tiểu bang đều có cơ quan báo cáo về việc thuê mới của riêng mình để theo dõi các bậc cha mẹ nợ tiền cấp dưỡng con cái và không trả. Bạn phải báo cáo mọi việc thuê mới cho cơ quan này trong vòng 20 ngày kể từ ngày tuyển dụng. (Tìm cơ quan báo cáo về việc thuê mới của tiểu bang của bạn tại trang web Văn phòng Thực thi Cấp dưỡng Con trẻ.)
Tùy thuộc vào luật của tiểu bang của bạn, bạn cũng có thể phải trả thuế thất nghiệp của tiểu bang cho việc thuê mới của bạn. Những khoản thuế này tài trợ cho chương trình bồi thường thất nghiệp của tiểu bang cho những người không có việc làm. Tìm hiểu luật tại tiểu bang của bạn và cách đăng ký tại Business.USA.gov.
Khi bạn là doanh nghiệp có ít nhất một nhân viên, bạn phải đăng thông báo của liên bang và tiểu bang (và trong một số trường hợp là thành phố hoặc quận) liên quan đến một số luật lao động nhất định (như mức lương tối thiểu của Liên bang và luật chống phân biệt đối xử). Những bài đăng này thể hiện quyền của nhân viên và trách nhiệm của bạn với tư cách là người sử dụng lao động.
Cả liên bang và các bài đăng của nhà nước nên được hiển thị ở nơi người lao động có thể dễ dàng nhìn thấy chúng. Ngoài ra, bất cứ khi nào cơ quan chính phủ thực hiện những thay đổi quan trọng đối với những bài đăng chính thức này, bạn phải thay thế những áp phích lỗi thời bằng những áp phích mới. Nếu không, bạn có thể phải chịu tiền phạt hoặc có nguy cơ bị kiện tụng.
Bởi vì số lượng bài đăng bắt buộc ngày càng tăng - và rất khó để theo dõi tất cả các quy định do các cơ quan khác nhau ban hành - nhiều nhà tuyển dụng tin tưởng vào một dịch vụ đăng bài uy tín. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong việc đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ hoàn toàn.
Tuyển dụng là một phần thiết yếu và thú vị trong việc xây dựng doanh nghiệp của bạn - nhưng bạn phải tuân theo một kế hoạch hành động cụ thể với mọi nhân viên mới. Để được hướng dẫn thêm, hãy đăng ký hội thảo trên web cung cấp thông tin miễn phí, “Thuê nhân viên đầu tiên của bạn:Hướng dẫn để làm đúng” do ComplyRight thay mặt cho SCORE trình bày.
Không thể tham dự hội thảo trên web? Tải xuống hướng dẫn điện tử, "Vì vậy, bạn muốn trở thành ông chủ." Cả hai tài nguyên sẽ mang lại cho bạn sự tự tin và bí quyết để thuê người thông minh và đảm bảo rằng bạn không để ý đến chi tiết quan trọng nào.
