Nhiều doanh nghiệp trẻ đầy hoài bão mong muốn trở thành câu chuyện khởi nghiệp thành công tiếp theo. Mặc dù rất ít doanh nghiệp đạt được sự tăng trưởng lớn trong một đêm, nhưng việc học cách quản lý một tổ chức đang mở rộng với tốc độ có thể đo lường được không phải là nhiệm vụ đơn giản. Nhiều doanh nghiệp chỉ đơn giản là thiếu điều chỉnh hoạt động của họ để mở rộng quy mô một cách hợp lý. Doanh nghiệp có khả năng mở rộng là doanh nghiệp có khả năng đáp ứng khối lượng công việc lớn hơn mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc mất doanh thu.
“Khi các doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô, động lực quan trọng làm chậm tiến độ và cực kỳ làm suy yếu hoạt động kinh doanh, là tác động gia tăng của sự phức tạp,” Arnab Mishra nói , Chủ tịch và COO của Transera.
Đây là nơi công nghệ có thể bước vào. Công nghệ cung cấp các công cụ phù hợp để giúp một tổ chức giảm thiểu hoặc loại bỏ những khó khăn ngày càng tăng và có thể trở nên quan trọng khi cố gắng quản lý lực lượng lao động lớn hơn và các hoạt động phức tạp hơn.
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều đã nhận ra và hiểu giá trị của công nghệ, nhưng số lượng tuyệt đối và hàng loạt các giải pháp có sẵn có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Một nghiên cứu của công ty máy in Brother và SCORE cho thấy 63% chủ doanh nghiệp nhỏ thường xuyên cảm thấy choáng ngợp với số lượng công nghệ có sẵn để vận hành doanh nghiệp của họ. Công nghệ mang lại lợi ích rộng rãi trong việc giải quyết nhiều thách thức mà các doanh nghiệp nhỏ đang phát triển phải đối mặt.
Xây dựng lực lượng lao động có thể là một trong những trở ngại khó khăn nhất mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt. Bắt kịp nhân viên mới là một công việc tốn nhiều thời gian và bạn có thể đã bị hạn chế về thời gian và nguồn lực. Nếu công ty của bạn đang phát triển nhanh chóng và sẵn sàng bắt đầu thuê nhân viên mới, bạn có thể áp dụng các giải pháp công nghệ để tạo ra quy trình giới thiệu suôn sẻ hơn.
Các giải pháp phù hợp có thể cho phép các thành viên mới trong nhóm hoàn thành thủ tục giấy tờ, nghiên cứu văn hóa của công ty bạn và thích nghi với chương trình đào tạo của họ trước khi đến làm việc trong ngày đầu tiên. Liệu đó có phải là một công cụ để trao đổi và ký tài liệu một cách ảo hay không , một chuyến tham quan văn phòng ảo hoặc chuyển giao các tay cầm trên mạng xã hội của công ty, công nghệ có thể giúp nhân viên mới sẵn sàng cho ngày đầu tiên của họ.
Việc mở rộng quy mô không có gì khác biệt nếu sự hài lòng của khách hàng giảm mạnh vì bạn đang phát triển quá nhanh để chăm sóc đúng cách nhu cầu của họ. Điều này bao gồm việc không trả lời các yêu cầu hoặc câu hỏi của khách hàng một cách đầy đủ hoặc kịp thời. Khi cơ sở khách hàng của bạn phát triển, các đại diện dịch vụ khách hàng phải có sức chứa - nếu không muốn nói là hơn - so với khi bạn biết tên từng khách hàng.
Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã bắt đầu sử dụng chatbots để xử lý các truy vấn của khách hàng đến. Là Phil Vanstone, quản lý chương trình tại Shopify Plus , nói, “Trò chuyện với nhân viên ảo sẽ ngày càng đóng vai trò quan trọng:khách hàng không muốn đợi câu trả lời cho những câu hỏi đơn giản. Và doanh nghiệp không muốn phân bổ nguồn lực để trả lời lặp đi lặp lại những câu hỏi giống nhau. " Chatbots có thể tham gia với tư cách là nhân viên ảo, cung cấp phản hồi ngay lập tức và đáp ứng mong đợi của người tiêu dùng về sự hỗ trợ tức thì, đồng thời cho phép các giám đốc điều hành doanh nghiệp nhỏ phân bổ lực lượng lao động của họ cho các khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh.
Khi một doanh nghiệp bắt đầu phát triển, có thể dễ dàng thông tin trở nên chìm trong các bộ phận khác nhau. Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với các giải pháp lưu trữ hồ sơ cơ bản, như phần mềm kế toán đơn giản, bảng tính và tài liệu đám mây được đồng bộ hóa. Tuy nhiên, theo thời gian và với sự phát triển đủ lớn, việc duy trì những kỷ lục này có thể trở thành một công việc vô tổ chức và hỗn loạn.
Khi doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu và duy trì chồng bảng tính Excel ngày càng tăng, các giải pháp tổ chức như phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp có thể giúp tự động hóa và điều phối nhiều quy trình kinh doanh phức tạp mà bạn cần để duy trì và vận hành. Điều này cũng giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh. Với sự rõ ràng hơn và băng thông được cải thiện, nhân viên của bạn có thể chuyển trọng tâm sang quản lý hiệu quả khối lượng kinh doanh ngày càng tăng.
Duy trì giao tiếp hiệu quả có thể trở nên khó khăn khi doanh nghiệp trải qua thời kỳ phát triển nhanh chóng. Bạn không chỉ thêm thành viên mới vào nhóm của mình, chuỗi các phương pháp chỉ huy và giao tiếp của bạn có thể cũng đang thay đổi. Những nhân viên đã làm việc với bạn ngay từ đầu có thể gặp khó khăn khi thích nghi với những cách giao tiếp mới. Mặt khác, các nhân viên mới có thể gặp khó khăn trong việc xác định ai là người họ sẽ báo cáo và làm thế nào để đưa ra bất kỳ câu hỏi nào mà họ có thể có một cách tốt nhất.
Để giải quyết vấn đề này, hãy đảm bảo sử dụng ít nhất một trong nhiều nền tảng truyền thông doanh nghiệp hiện có. Ứng dụng nhắn tin tức thì đảm bảo các đường dây liên lạc luôn mở, đồng thời trao quyền cho nhân viên gửi thông tin cập nhật, ý tưởng hoặc thắc mắc nhanh chóng. Slack, Google Hangouts và Skype là một số ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ, nhưng còn rất nhiều ứng dụng khác để bạn lựa chọn.
Các doanh nghiệp vĩ đại được xây dựng dựa trên các sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời, nhưng các công cụ công nghệ thường là động lực cơ bản dẫn đến thành công của công ty. Từ quản lý dự án đến trò chuyện với nhân viên, hiệu quả của các giải pháp này có khả năng tạo ra hoặc phá vỡ doanh nghiệp của bạn. Công nghệ là chìa khóa để mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả và hiệu quả, đồng thời giúp doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng.
